Categoria: McFile

14 fev

Sistema de alertas

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Olá! Você sabia que agora é possível criar alertas para registros no McFile? Com esse sistema você não precisa mais ficar memorizando quando irá precisar tomar alguma ação relativa a um documento. Basta criar um alerta no próprio McFile e pronto! Você jamais irá perder um prazo novamente!

 

Criando um alerta

O processo de criar um alerta é bem simples: abra o registro que você quer receber o alerta, clique na opção “Mais…” no canto superior direito e selecione “Criar Alerta”.

Irá aparecer na página esta caixa onde você pode configurar seu alerta. Dê um nome para ele, defina uma data e horário e, se quiser, coloque também uma descrição mais detalhada pra te ajudar a lembrar o que você precisa fazer. Você também pode adicionar outros usuários ou até grupos sociais inteiros para receber esse alerta, ambos ao clicar em “Adicionar outros participantes”.

Depois de preencher os campos obrigatórios de Assunto e Data, você pode clicar na opção “+ Adicione um lembrete” para adicionar avisos periódicos acerca de seu alerta.

Esses avisos podem ser realizados uma única vez, repetidos em intervalos diários configuráveis, ou até em dias específicos da semana ou do mês. Você também pode definir os lembretes para ocorrem somente durante um intervalo de dias até a realização do alerta, e se deseja que somente você ou todos os participantes recebam o lembrete.

Por fim, clique na caixa em azul “Criar Alerta” para finalizar a criação.

É também nesse menu que você confere a lista dos alertas ativos para o registro que você está visualizando. Eles são separados em alertas ativos – os que ainda irão ocorrer, alertas criados por você e alertas expirados – os quais já foram realizados.

Quando chegar a hora definida, você receberá um e-mail com link para o registro e também uma notificação no novo calendário de alertas do McFile. Ele fica ao lado das notificações sociais e você pode usá-lo para conferir seus futuros alertas para todos os registros, além de ver quais alertas já expiraram. E é isso! Como falei no começo, não precisa mais se preocupar com prazos em seus documentos.

 

Se quiser dicas de quando usar os alertas, experimente criar alguns para: documentos que precisão de alterações no futuro, contratos que irão expirar, prazos para realizar atendimentos, ou apenas para registros que você quer lembrar de visitar.

Caso tenha alguma dúvida sobre os alertas, estamos disponíveis através do suporte por chat e também via e-mail, onde te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

18 jan

Preferências de e-mail

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Oi! O blog de hoje é sobre uma dica que pode lhe ser muito útil.

Você sabia que é possível configurar quais e-mails recebe do McFile? Indo das notificações sociais às áreas de sigilo, você pode ter total conhecimento sobre tudo que acontece em seu ambiente.  Vamos entender como funciona?

 

Configuração dos e-mails

Para ver quais e-mails você irá receber, basta acessar a opção “Minha conta” nos menus de usuário e então selecionar “Preferências de Email” no menu lateral.

Acessar Minha conta

 

O McFile envia e-mails nos seguintes casos:

  • Quando há cadastro de um novo usuário ou alteração em algum já existente;
  • Um novo usuário é adicionado em uma área de sigilo que você tem acesso;
  • Houver pendências do módulo de arquivo, como solicitação de digitalização e entrada de documentos;
  • Forem gerados relatórios de importação;
  • Quando você receberia notificações do módulo social do McFile, como comentários em registros e grupos sociais;
  • Houver pendências do módulo de bibliotecas, como empréstimos e devoluções.

Por padrão, o envio de e-mails para notificações sociais já vem desabilitado, mas você pode recebe-las caso deseje.

Escolher quais e-mails quer receber é simples, apenas marque ou desmarque as caixas de seleção ao lado dos tipos de e-mail e clique em “Salvar”. Você não é obrigado a receber nenhum e-mail, assim como pode ficar à vontade para marcar todas as caixas e receber avisos sobre diversas ações no sistema!

Ah! Lembrando que alguns tipos de e-mail são restritos para certos níveis de usuário. Apenas administradores são alertados sobre alterações e cadastros de usuários, por exemplo. Então, se alguma dessas opções não aparecer pra você, não precisa se preocupar.

Por fim, é importante saber que os e-mails não substituem as notificações internas da plataforma! Você continua recebendo elas e pode acessá-las clicando no ícone da bandeira, no menu superior, próximo do menu de usuário.

Se tiver ficado alguma dúvida sobre as preferências de e-mail, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

25 ago

Aplicativo McFile

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Você já conhece o aplicativo mobile do McFile? Disponível para dispositivos Android e iOS, ele é a nossa solução para usuários que desejam um acesso rápido e eficiente às funções do McFile.

De pesquisa a upload de documentos, do compartilhamento ao acesso offline, o app traz uma gama de funcionalidades para desfruto do usuário. Vamos ver como ele funciona?

 

App - Tela inicial

A primeira tela do sistema apresenta uma lista com todos os registros que o usuário tem acesso, separados por categorias. Aqui, é possível pesquisar registros utilizando a lupa no canto superior direito. O ícone a esquerda da lupa é uma nova funcionalidade do aplicativo: pesquisa por código de barras. Clicar nele abre a tela para escanear um código de barras que fora gerado pelo McFile, levando o usuário direto ao registro daquele código.

Por fim, clicar em um tipo documental leva o usuário para a tela com todos os registros daquele tipo, enquanto clicar na barra amarela na parte superior permite alterar a área de sigilo que está sendo visualizada.

 

App - Tela de documentos

Agora, na lista com os registros, o usuário pode clicar em um deles para ver os dados e arquivos cadastrados, além de adicionar novos arquivos, assim como no McFile convencional. Para comodidade, cada documento tem um botão de compartilhamento que pode ser usado para gerar links direto para aquele registro ou arquivo. É possível também baixar arquivos, permitindo que estes sejam acessados no dispositivo, mesmo sem internet. Os arquivos assim disponíveis podem ser encontrados clicando no ícone de “pasta”, na parte inferior da primeira tela do sistema.

 

App - Tela de upload

De volta à tela inicial, caso o usuário queira rapidamente fazer upload de um arquivo de seu dispositivo para o McFile, basta clicar no símbolo “+” no canto inferior direito. O usuário pode, então, carregar uma imagem ou arquivo para colocar no sistema, ou até mesmo tirar uma foto do que quiser salvar,  precisando apenas definir em que registro colocar os arquivos carregados.

Ah! Cabe dizer que usuário também pode enviar arquivos para o sistema sem precisar abrir o aplicativo antes! Basta utilizar a função do próprio dispositivo móvel de compartilhar arquivos e selecionar o McFile como destino.

 

App - Tela de notificações

Já o ícone de “sino” abre a tela de alertas que o usuário recebeu. Aqui se encontram tanto as notificações enviadas para o usuário quanto a situação de tarefas e serviços que o usuário tem para realizar.

 

App - Tela com serviços

No mais, toda a parte de solicitação de serviços disponível no McFile Web também está presente no app. O usuário pode solicitar serviços de digitalização, retirada e empréstimo de documentos.

 

E não é só isso! O aplicativo está em constante evolução, recebendo melhorias e funcionalidades, tanto que, recentemente, disponibilizamos a pesquisa por voz e a solicitação de empréstimos de livros, por exemplo. Por isso recomendo que você fique sempre de olho aqui no blog pra conhecer em primeira mão as novidades sobre o aplicativo e o McFile como um todo. Se tiver ficado alguma dúvida sobre o aplicativo, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

18 ago

Assinatura Digital e Metadados

admin McFile Tags:, , 0 Comments

Olá! Você está interessado em ter documentos digitalizados com a mesma validade legal que documentos físicos? Sabia que o McFile disponibiliza a opção de digitalização documental em conformidade com a regulamentação definida no decreto nº 10.278, e ainda vai além, garantindo que seus documentos ainda sejam válidos mesmo após a expiração do certificado?

Primeiramente, o que é o decreto nº 10.278? Ele foi criado em 2020, e determina que para que um documento digital possa ter a mesma validade legal que a sua cópia física, ele precisa seguir alguns parâmetros:

  • Estar no formato PDF/A
  • Conter uma assinatura digital
  • Possuir os metadados mínimos exigidos e um hash único

A digitalização feita por esse método é necessária para o descarte seguro dos documentos físicos importantes mas que não possuam valor histórico.

Quer saber como ativar essa funcionalidade no nosso sistema? Primeiro você vai precisar de um certificado ICP-Brasil, emitido por uma autoridade certificada. Só é necessário um certificado para todos os usuários da sua empresa!

Quando possuir o certificado, se dirija a área de administração do sistema McFile, que se encontra no campo superior direito do site:

Area de administracao no menu McFile

Na tela inicial da área de administração, desça a página até encontrar a seção de configuração de assinatura digital:Caixa de gerencia de assinatura no McFileSelecione seu certificado e preencha os dados. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Dados preenchidos da assinatura

Agora o certificado está configurado para todos os usuários da sua empresa. Para incluir a assinatura, garanta que a caixa “Inserir assinatura digital” esteja preenchida na hora de abrir uma nova pasta de digitalização, como na imagem a seguir:

Página da criacao de pasta de digitalizacao com a caixa de incluir assinatura digital preenchida

Com a caixa selecionada, todo PDF inserido nessa pasta será convertido para PDF/A e estará nos conformes do decreto nº 10.278. Para conferir se está tudo certo, você pode abrir o arquivo com a ferramenta Adobe Acrobat Reader e inspecionar a assinatura digital:

Detalhes da assinatura digital no Acrobat Reader

 

Além dos metadados requisitados pelo decreto, o McFile também inclui duas funcionalidades extras:

  • A tecnologia LTV (Long Term Validation), que guarda o estado de validade do certificado no momento em que a assinatura é feita. Dessa forma, mesmo que o documento fique guardado por vários anos e seu certificado esteja expirado, ele continuará sendo válido.
  • Um carimbo de tempo para mostrar a data e horário exatos em que a assinatura foi incluída no documento.

Legal, né? Ficou alguma dúvida? Pode entrar em contato com o nosso time através do email suporte@mcfile.com, estaremos felizes em ajudar! Até a próxima!

27 jul

Checklist de Cadastro

arthurcaccavo Artigos, McFile, novidades 0 Comments

Olá novamente, viemos hoje trazer mais novidades fresquinhas do nosso time de desenvolvimento!

Sabe como é chato desenhar um processo lindo e organizado para ele ser sempre feito pela metade? Como é difícil ter que entregar aquele contrato só para descobrir que tem que ir atrás do documento que ficou faltando? Aquele momento que você precisa de uma informação e esqueceram de preencher?

Seus problemas acabaram!

Agora o McFile conta com a função de Checklist de Cadastro, assim você pode garantir que a criação do registro só se dá após todos os passos serem completados e uma aprovação tenha sido emitida, garantindo que todo o processo está perfeito. Que maravilha!

Essa função é muito útil para os processos de RH como admissão de novos funcionários, demissão… Mas não se restringindo a essa área, outras atividades que podem se aproveitar da novidade são a criação de um novo projeto ou a entrada de um novo contrato.

Tudo ótimo, mas como ele funciona?

Bom, primeiro vamos no menu e selecionamos a opção de criação de assunto.

foto mostrando as opções do menu

Na tela que abre temos o menu Elementos Essenciais, muito parecidos com os campos na tela normal de assunto, mas com algumas inteligências a mais. A principal delas é o campo “Tipo de Checklist”, que servirá para definir os dados e documentos que precisarão ser inseridos.

menu de elemento essenciais

Um exemplo seria a ficha de admissão de um funcionário, selecionamos o tipo de assunto, colaborador, e os checklists de admissão e segurança do trabalho. Então, preenchemos todos os campos obrigatórios, inclusive qualquer novo que surgir depois de escolher o tipo de assunto. Na tela seguinte, a tela do fluxo, selecionamos a próxima etapa do processo: Upload de Arquivos.

tela de fluxo

Essa é a grande novidade! Nessa tela temos os documentos pertencentes ao checklist escolhidos no passo inicial (que podemos ver na coluna Tipo). Em cada uma das linhas um documento deverá ser inserido para que se possa avançar ao próximo passo.

tela para upload de documentos

Agora, a próxima etapa do processo: Aprovação de registros. Será necessário que um responsável pelo fluxo (geralmente um usuário com o cargo de gestor da informação) aprove ou rejeite o processo. Em caso de rejeição é obrigatório que o mesmo informe um motivo, esta será informada na tela de upload de documentos para que o operador possa realizar a correção.

aba de comentário

Uma vez com tudo certo o fluxo é finalizado e o assunto é criado. Parabéns! Você criou um registro completo e validado, que maravilha!

mensagem de sucesso

E aí o que achou da novidade? Muito útil, né? Nunca mais dor de cabeça com a falta de documentos. Aqui na McFile é assim, sempre o melhor para você! Se essa ferramenta será um benefício a sua equipe contate-nos perguntando como implementá-la, nossa equipe está sempre disposta para atende-lhes!

13 jul

Pesquisa McFile – Filtros

Lucca McFile 0 Comments

Opa e ai! A dica de hoje é sobre a pesquisa do McFile. Você pode ter um controle fino dos resultados da pesquisa usando filtros – e nós temos vários tipos diferentes de filtros para te ajudar a achar o registro certo!

Por Arquivos

Você pode realizar sua busca pelos campos do registro ou, até mesmo, pelo conteúdo dos arquivos anexados ao registro.

Nossos poderosos algoritmos indexam o texto dos seus arquivos* para que você possa acha-los num piscar de olhos!

Você também pode escolher filtrar apenas pelo nome do arquivo, basta selecionar a opção “Não pesquisar em conteúdo de arquivos”

* Importante dizer que apenas arquivos do pacote Office, EML (e-mails), RTF, PDFs (com OCR) e TXTs são compatíveis com a busca por conteúdo em arquivo

Por Módulo

Logo na página de pesquisa você pode filtrar sua busca dentre os diferentes módulos do McFile direto pela barra lateral ou também usando o botão de filtragem por módulo logo abaixo da caixa de busca.

Por Autor do Cadastro

Você também pode filtrar por registros cadastrados por pessoas ou grupos específicos.

Por Data

Nosso filtro por data foi turbinado e agora você pode escolher de qual data estamos falando: “Data de cadastro” ou “Última alteração” de um registro ou até pelo campo “Data” que está no registro.

Você pode escolher um dos períodos pré-definidos ou inserir seu próprio Intervalo Personalizado

Com todos esses filtros vai ficar fácil e rápido achar o que procura na pesquisa do McFile! Alguma dúvida? Fala com a gente pelo chat ou manda um email para suporte@mcfile.com

16 jun

Herança de área de sigilo

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Oi! A postagem de hoje é uma dica de uso do McFile.

A separação de documentos em diferentes áreas de sigilo é uma das características mais importantes do McFile. É possível utilizar as áreas de sigilo para agrupar seus documentos de forma que apenas usuários selecionados tenham acesso a um dado grupo.

E é baseado nisso que eu lhe apresento a ideia de herança de área: ao alterar a área de sigilo de um registro, você pode atualizar de forma conjunta a área de todos os documentos associados a ele!

 

Imagina só: Você tem um projeto grande registrado no McFile. Diversos departamentos da sua empresa utilizam ele diariamente então, pra que todos os usuários tenham acesso, a área de sigilo dele (e dos documentos que compõem esse projeto!) é pública. Agora, esse projeto foi finalizado e você quer transferir ele para uma área onde somente seu time de arquivistas tenha acesso. Não faz sentido transferir o projeto e deixar os arquivos dele públicos, certo? É aí que entra a herança!

 

Esse processo de alteração geral da área de sigilo é bem simples. Basta ir em um registro que tenha documentos ou outros registros associados a ele (ou seja, Empresa e Assunto), alterar a área de sigilo desse registro e salvar. Irá aparecer na tela uma mensagem perguntando qual ação você quer realizar: alterar todos os registros relacionados ou só o principal.

 

E é isso! Com poucos cliques você pode gerenciar todo um conjunto de registros sem se preocupar com ter deixado algum deles passar despercebido.

Se tiver alguma dúvida sobre a funcionalidade, não deixe de usar o sistema de suporte para entrar em contato conosco.

Até a próxima!

15 maio

Novo chat e atualização de suporte

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Olá! É hora de mais uma atualização do McFile!

Você já sabe que a nossa equipe está sempre trabalhando para aprimorar a plataforma, e é por isso que eu venho te contar que o McFile agora conta com um novo e mais robusto chat de suporte! Através dele é possível não só sanar suas dúvidas sobre questões mais comuns da plataforma como também entrar em contato direto com nossa equipe de suporte. Vamos ver como funciona?

 

Você pode acessar o chat clicando neste ícone, localizado no canto inferior direito da tela:

chatIcon

 

Na aba “Perguntar” você pode entrar em contato com a nossa equipe de suporte para lidarmos diretamente com sua situação. É possível nos mandar suas solicitações por e-mail ou falar conosco via chat. Ah! Aqui você também pode ler chats antigos, te dando um jeito fácil de rever suas dúvidas e respostas anteriores.

chatAberto3

 

Já na aba “Respostas” você tem acesso a nossa página de suporte, recheada com diversas respostas para as dúvidas mais comuns de uso do McFile. Basta usar a barra de pesquisa na parte inferior do chat para procurar um artigo com a solução para o seu problema. Se não encontrar, basta falar conosco pela aba “Perguntar”.

chatRespostas

 

Curtiu as mudanças? Se ficou com alguma dúvida, experimente usar o novo chat para entrar em contato conosco! Estamos sempre dispostos a ajudar. Até a próxima!

08 maio

Single Sign-On no McFile

admin McFile Tags:, 0 Comments

Olá! Nosso time sempre procura melhorar a sua experiência como usuário e para isso deixamos o login do McFile mais simples e mais seguro com a tecnologia Single Sign-On (SSO)!

Mas o que é Single Sign-On?

O Single Sign-On (SSO) é uma técnica que permite que os usuários façam login em um único provedor e tenham acesso a vários sistemas sem precisar fazer login novamente. Isso é útil porque evita que os usuários tenham que lembrar múltiplas credenciais de login para acessar diferentes aplicativos e agora você pode utilizar essa tecnologia no McFile!

 

 

Sendo assim você pode utilizar o mesmo login e senha do provedor que sua empresa usa, por exemplo:

Uma empresa utiliza o AzureAD da Microsoft ou Google Cloud Identity da Google como controle de contas de colaboradores. O login que esses colaboradores utilizam para acessar o e-mail empresarial será o mesmo login para a o sistema do McFile. Quando for entrar no nosso sistema você será redirecionado a página do seu provedor, no momento em que o login for confirmado você voltará ao sistema do McFile já logado e poderá utiliza-lo normalmente.

Caso sua equipe tenha interesse em utilizar este novo recurso, contate nossa equipe de TI e ficaremos felizes em atendê-los.

28 abr

Acesso e Uso da API REST do McFile

arthurcaccavo McFile 0 Comments

Nós da McFile temos um compromisso com nossos clientes pela melhora de uso constante de nossos produto. Por isso, gostaríamos de apresentar aos desenvolvedores e outros interessados a nossa nova tela para gerência de chaves de API .

Mas antes disso, você já conhece a API McFile? Talvez você conheça a versão antiga, porém há algum tempo trabalhamos na versão API REST, construída com os padrões mais atuais do mercado em arquitetura e segurança e, temos orgulho de anunciar, hoje ela ganha a função que dará a possibilidade de você ter o total controle em construir novas integrações para sua empresa. Para saber mais siga o link: https://apidocs.mcfile.com/

Agora na tela de edição de usuário temos uma secção nova chamada “Gestão de Chaves”, note que cada chave criada estará ligada a um usuário, que será a usuário com ação notada no sistema.

Apresenta a secção de gestão de chaves

Clicando no botão de adicionar nova chave temos o campo de nome, as opções de escopo e permissões, aqui você tem total liberdade de configurar sua chave como quiser!
Tela de configuração de chave

Perfeito. Agora, com sua chave criada, você tem acesso a algumas informações rápidas direto da tela de usuário,  sendo essas: o nome, os escopos a qual ela tem acesso, quando a chave foi usada pela última vez e se ela está ativa ou não – inclusive ela pode ser desativada aqui, sem precisar abrir a tela de edição! Você também pode selecionar qualquer numero delas para exclusão ou clicar no botão de edição para alterar seus escopos.

Tela de gestão de chaves com uma chave

Atenção! Agora vem um detalhe importante! Importante Mesmo! As alterações na tela de gestão de usuários não são salvas até que seja clicado no botão de salvar, no canto superior direito, isso inclui criação, edição e deleção de chaves (inclusive para definição de quais chaves estão ou não ativas). Então nada de ir embora antes de salvar seu trabalho, em? Além disso, é só ao clicar no botão que você recebe a sua chave de fato! Lembre-se também de copiar a chave e armazená-la em um lugar seguro, você não conseguirá acessa-la novamente após sair dessa dela. Para sua segurança e privacidade nós não guardamos sua chave.

Tela com as novas chaves criadas

E aí? O que achou? Está preparado para construir o futuro da sua empresa junto à McFile? Nós estamos ansiosos para ver o que irão desenvolver! Até logo!