Categoria: McFile

No mundo atual, onde dados e informações são gerados a todo momento, manter a organização e a segurança de documentos é fundamental para a eficiência e para a proteção da empresa. Implementar um sistema de gestão documental não é mais uma opção, é uma necessidade para garantir que todas as informações estejam seguras, acessíveis e em conformidade com as regulamentações.

Se você já se questionou sobre como gerir os documentos de forma eficiente, reduzir custos, e ainda assim garantir acesso rápido e seguro, este guia completo vai te ajudar. Vamos explorar o que é a gestão documental, seus benefícios, e como escolher o sistema ideal para as necessidades do seu negócio.

O Que é Gestão Documental?

A gestão documental é o processo de organizar, armazenar e gerenciar documentos de maneira que eles possam ser facilmente encontrados, acessados e compartilhados, mantendo-se seguros. Com um sistema de gestão documental, todas as informações importantes ficam centralizadas e protegidas, minimizando o risco de perda de dados e aumentando a produtividade.

Esse tipo de sistema é composto por ferramentas tecnológicas que facilitam o armazenamento e a busca, seja de arquivos físicos ou digitais. Desde contratos e relatórios financeiros até correspondências e registros internos, a gestão documental transforma a forma como a empresa lida com sua documentação.

Vantagens da Gestão Documental para Empresas

Adotar um sistema de gestão documental traz benefícios concretos e transformadores para empresas de todos os portes. Vamos explorar os principais.

1. Redução de Custos

• Menos Espaço Físico: Com documentos digitalizados, a empresa precisa de menos espaço para armazenamento físico, reduzindo custos com arquivos físicos e infraestrutura.
• Eficiência Operacional: A agilidade na localização e recuperação de documentos diminui o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor.

2. Aumento da Produtividade

• Acesso Rápido e Seguro: Em vez de procurar documentos em arquivos físicos ou pastas digitais espalhadas, os colaboradores podem acessar documentos rapidamente por meio de uma busca otimizada.
• Automação de Processos: Com um sistema de gestão documental, muitos processos podem ser automatizados, como a criação de fluxos de aprovação e o envio de documentos, otimizando o tempo da equipe.

3. Conformidade e Segurança

• Segurança da Informação: A proteção de dados é essencial, especialmente diante de regulamentações rigorosas, como a LGPD. Um bom sistema garante controle de acesso e criptografia, reduzindo os riscos de violação de dados.
• Conformidade com Regulamentos: Manter os documentos organizados e com histórico de acesso ajuda a empresa a cumprir regulamentações e facilita auditorias.

Como Escolher o Sistema de Gestão Documental Ideal?

Com tantas opções no mercado, é importante saber escolher o sistema de gestão documental mais adequado para as necessidades específicas da sua empresa. Aqui estão alguns pontos-chave para ajudar nessa decisão:

1. Facilidade de Uso e Integração: O sistema deve ser intuitivo, garantindo que os colaboradores possam utilizá-lo sem complicações. Além disso, deve integrar-se aos demais sistemas da empresa, como CRM, ERP e softwares de contabilidade, para uma experiência de uso completa.

2. Funcionalidades de Automação: Verifique se o sistema oferece automação de processos, como fluxos de aprovação, controle de versões e alertas automáticos para prazos importantes. Essas funcionalidades melhoram a organização e eliminam tarefas manuais.

3. Segurança e Controle de Acesso: Um bom sistema de gestão documental precisa garantir segurança avançada, com controles de acesso individualizados e criptografia de dados, especialmente para documentos sensíveis.

4. Armazenamento em Nuvem: O armazenamento em nuvem permite que os documentos sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer hora, facilitando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes.

5. Relatórios e Monitoramento: Opte por sistemas que ofereçam relatórios detalhados sobre o uso e a movimentação dos documentos. Esses insights ajudam a empresa a monitorar o uso e a otimizar processos com base em dados.

Passo a Passo para Implementar a Gestão Documental

Implementar um sistema de gestão documental exige planejamento. Aqui está um guia rápido:

1. Mapeie os Processos e Identifique Necessidades: Identifique quais documentos precisam ser gerenciados, quais departamentos serão afetados e quais problemas o sistema precisa resolver.
2. Escolha o Sistema e Personalize-o: Com base nas necessidades da sua empresa, escolha o sistema mais adequado e faça as configurações iniciais.
3. Treine a Equipe: Garanta que todos os colaboradores entendam como utilizar o sistema e estejam cientes de sua importância para a segurança e a produtividade.
4. Implemente e Monitore: Após a implementação, monitore o uso e faça ajustes conforme necessário para otimizar os resultados.

Dê o Próximo Passo em Direção à Eficiência e Segurança

A implementação de um sistema de gestão documental pode transformar sua empresa, trazendo organização, segurança e agilidade. Seja qual for o porte ou setor do seu negócio, a gestão de documentos bem estruturada faz diferença no dia a dia e na sustentabilidade das operações.

Quer saber mais sobre como um sistema de gestão documental pode ajudar sua empresa a crescer de forma organizada e segura? Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como nossa solução de gestão documental pode transformar a maneira como você lida com documentos.

Olá! Você sabia que agora é possível criar alertas para registros no McFile? Com esse sistema você não precisa mais ficar memorizando quando irá precisar tomar alguma ação relativa a um documento. Basta criar um alerta no próprio McFile e pronto! Você jamais irá perder um prazo novamente!

Criando um alerta

O processo de criar um alerta é bem simples: abra o registro que você quer receber o alerta, clique na opção “Mais…” no canto superior direito e selecione “Criar Alerta”.

Irá aparecer na página esta caixa onde você pode configurar seu alerta. Dê um nome para ele, defina uma data e horário e, se quiser, coloque também uma descrição mais detalhada pra te ajudar a lembrar o que você precisa fazer. Você também pode adicionar outros usuários ou até grupos sociais inteiros para receber esse alerta, ambos ao clicar em “Adicionar outros participantes”.

Depois de preencher os campos obrigatórios de Assunto e Data, você pode clicar na opção “+ Adicione um lembrete” para adicionar avisos periódicos acerca de seu alerta.

Esses avisos podem ser realizados uma única vez, repetidos em intervalos diários configuráveis, ou até em dias específicos da semana ou do mês. Você também pode definir os lembretes para ocorrem somente durante um intervalo de dias até a realização do alerta, e se deseja que somente você ou todos os participantes recebam o lembrete.

Por fim, clique na caixa em azul “Criar Alerta” para finalizar a criação.

É também nesse menu que você confere a lista dos alertas ativos para o registro que você está visualizando. Eles são separados em alertas ativos – os que ainda irão ocorrer, alertas criados por você e alertas expirados – os quais já foram realizados.

Quando chegar a hora definida, você receberá um e-mail com link para o registro e também uma notificação no novo calendário de alertas do McFile. Ele fica ao lado das notificações sociais e você pode usá-lo para conferir seus futuros alertas para todos os registros, além de ver quais alertas já expiraram. E é isso! Como falei no começo, não precisa mais se preocupar com prazos em seus documentos.

Se quiser dicas de quando usar os alertas, experimente criar alguns para: documentos que precisão de alterações no futuro, contratos que irão expirar, prazos para realizar atendimentos, ou apenas para registros que você quer lembrar de visitar.

Caso tenha alguma dúvida sobre os alertas, estamos disponíveis através do suporte por chat e também via e-mail, onde te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

Oi! O blog de hoje é sobre uma dica que pode lhe ser muito útil.

Você sabia que é possível configurar quais e-mails recebe do McFile? Indo das notificações sociais às áreas de sigilo, você pode ter total conhecimento sobre tudo que acontece em seu ambiente.  Vamos entender como funciona?

Configuração dos e-mails

Para ver quais e-mails você irá receber, basta acessar a opção “Minha conta” nos menus de usuário e então selecionar “Preferências de Email” no menu lateral.

O McFile envia e-mails nos seguintes casos:

• Quando há cadastro de um novo usuário ou alteração em algum já existente;
• Um novo usuário é adicionado em uma área de sigilo que você tem acesso;
• Houver pendências do módulo de arquivo, como solicitação de digitalização e entrada de documentos;
• Forem gerados relatórios de importação;
• Quando você receberia notificações do módulo social do McFile, como comentários em registros e grupos sociais;
• Houver pendências do módulo de bibliotecas, como empréstimos e devoluções.

Por padrão, o envio de e-mails para notificações sociais já vem desabilitado, mas você pode recebe-las caso deseje.

Escolher quais e-mails quer receber é simples, apenas marque ou desmarque as caixas de seleção ao lado dos tipos de e-mail e clique em “Salvar”. Você não é obrigado a receber nenhum e-mail, assim como pode ficar à vontade para marcar todas as caixas e receber avisos sobre diversas ações no sistema!

Ah! Lembrando que alguns tipos de e-mail são restritos para certos níveis de usuário. Apenas administradores são alertados sobre alterações e cadastros de usuários, por exemplo. Então, se alguma dessas opções não aparecer pra você, não precisa se preocupar.

Por fim, é importante saber que os e-mails não substituem as notificações internas da plataforma! Você continua recebendo elas e pode acessá-las clicando no ícone da bandeira, no menu superior, próximo do menu de usuário.

Se tiver ficado alguma dúvida sobre as preferências de e-mail, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

Você já conhece o aplicativo mobile do McFile? Disponível para dispositivos Android e iOS, ele é a nossa solução para usuários que desejam um acesso rápido e eficiente às funções do McFile.

De pesquisa a upload de documentos, do compartilhamento ao acesso offline, o app traz uma gama de funcionalidades para desfruto do usuário. Vamos ver como ele funciona?

A primeira tela do sistema apresenta uma lista com todos os registros que o usuário tem acesso, separados por categorias. Aqui, é possível pesquisar registros utilizando a lupa no canto superior direito. O ícone a esquerda da lupa é uma nova funcionalidade do aplicativo: pesquisa por código de barras. Clicar nele abre a tela para escanear um código de barras que fora gerado pelo McFile, levando o usuário direto ao registro daquele código.

Por fim, clicar em um tipo documental leva o usuário para a tela com todos os registros daquele tipo, enquanto clicar na barra amarela na parte superior permite alterar a área de sigilo que está sendo visualizada.

Agora, na lista com os registros, o usuário pode clicar em um deles para ver os dados e arquivos cadastrados, além de adicionar novos arquivos, assim como no McFile convencional. Para comodidade, cada documento tem um botão de compartilhamento que pode ser usado para gerar links direto para aquele registro ou arquivo. É possível também baixar arquivos, permitindo que estes sejam acessados no dispositivo, mesmo sem internet. Os arquivos assim disponíveis podem ser encontrados clicando no ícone de “pasta”, na parte inferior da primeira tela do sistema.

De volta à tela inicial, caso o usuário queira rapidamente fazer upload de um arquivo de seu dispositivo para o McFile, basta clicar no símbolo “+” no canto inferior direito. O usuário pode, então, carregar uma imagem ou arquivo para colocar no sistema, ou até mesmo tirar uma foto do que quiser salvar,  precisando apenas definir em que registro colocar os arquivos carregados.

Ah! Cabe dizer que usuário também pode enviar arquivos para o sistema sem precisar abrir o aplicativo antes! Basta utilizar a função do próprio dispositivo móvel de compartilhar arquivos e selecionar o McFile como destino.

Já o ícone de “sino” abre a tela de alertas que o usuário recebeu. Aqui se encontram tanto as notificações enviadas para o usuário quanto a situação de tarefas e serviços que o usuário tem para realizar.

No mais, toda a parte de solicitação de serviços disponível no McFile Web também está presente no app. O usuário pode solicitar serviços de digitalização, retirada e empréstimo de documentos.

E não é só isso! O aplicativo está em constante evolução, recebendo melhorias e funcionalidades, tanto que, recentemente, disponibilizamos a pesquisa por voz e a solicitação de empréstimos de livros, por exemplo. Por isso recomendo que você fique sempre de olho aqui no blog pra conhecer em primeira mão as novidades sobre o aplicativo e o McFile como um todo. Se tiver ficado alguma dúvida sobre o aplicativo, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

Olá! Você está interessado em ter documentos digitalizados com a mesma validade legal que documentos físicos? Sabia que o McFile disponibiliza a opção de digitalização documental em conformidade com a regulamentação definida no decreto nº 10.278, e ainda vai além, garantindo que seus documentos ainda sejam válidos mesmo após a expiração do certificado?

Primeiramente, o que é o decreto nº 10.278? Ele foi criado em 2020, e determina que para que um documento digital possa ter a mesma validade legal que a sua cópia física, ele precisa seguir alguns parâmetros:

• Estar no formato PDF/A
• Conter uma assinatura digital
• Possuir os metadados mínimos exigidos e um hash único

A digitalização feita por esse método é necessária para o descarte seguro dos documentos físicos importantes mas que não possuam valor histórico.

Quer saber como ativar essa funcionalidade no nosso sistema? Primeiro você vai precisar de um certificado ICP-Brasil, emitido por uma autoridade certificada. Só é necessário um certificado para todos os usuários da sua empresa!

Quando possuir o certificado, se dirija a área de administração do sistema McFile, que se encontra no campo superior direito do site:

Na tela inicial da área de administração, desça a página até encontrar a seção de configuração de assinatura digital:Selecione seu certificado e preencha os dados. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Agora o certificado está configurado para todos os usuários da sua empresa. Para incluir a assinatura, garanta que a caixa “Inserir assinatura digital” esteja preenchida na hora de abrir uma nova pasta de digitalização, como na imagem a seguir:

Com a caixa selecionada, todo PDF inserido nessa pasta será convertido para PDF/A e estará nos conformes do decreto nº 10.278. Para conferir se está tudo certo, você pode abrir o arquivo com a ferramenta Adobe Acrobat Reader e inspecionar a assinatura digital:

Além dos metadados requisitados pelo decreto, o McFile também inclui duas funcionalidades extras:

• A tecnologia LTV (Long Term Validation), que guarda o estado de validade do certificado no momento em que a assinatura é feita. Dessa forma, mesmo que o documento fique guardado por vários anos e seu certificado esteja expirado, ele continuará sendo válido.
• Um carimbo de tempo para mostrar a data e horário exatos em que a assinatura foi incluída no documento.

Legal, né? Ficou alguma dúvida? Pode entrar em contato com o nosso time através do email suporte@mcfile.com, estaremos felizes em ajudar! Até a próxima!

Olá novamente, viemos hoje trazer mais novidades fresquinhas do nosso time de desenvolvimento!

Sabe como é chato desenhar um processo lindo e organizado para ele ser sempre feito pela metade? Como é difícil ter que entregar aquele contrato só para descobrir que tem que ir atrás do documento que ficou faltando? Aquele momento que você precisa de uma informação e esqueceram de preencher?

Seus problemas acabaram!

Agora o McFile conta com a função de Checklist de Cadastro, assim você pode garantir que a criação do registro só se dá após todos os passos serem completados e uma aprovação tenha sido emitida, garantindo que todo o processo está perfeito. Que maravilha!

Essa função é muito útil para os processos de RH como admissão de novos funcionários, demissão… Mas não se restringindo a essa área, outras atividades que podem se aproveitar da novidade são a criação de um novo projeto ou a entrada de um novo contrato.

Tudo ótimo, mas como ele funciona?

Bom, primeiro vamos no menu e selecionamos a opção de criação de assunto.

Na tela que abre temos o menu Elementos Essenciais, muito parecidos com os campos na tela normal de assunto, mas com algumas inteligências a mais. A principal delas é o campo “Tipo de Checklist”, que servirá para definir os dados e documentos que precisarão ser inseridos.

Um exemplo seria a ficha de admissão de um funcionário, selecionamos o tipo de assunto, colaborador, e os checklists de admissão e segurança do trabalho. Então, preenchemos todos os campos obrigatórios, inclusive qualquer novo que surgir depois de escolher o tipo de assunto. Na tela seguinte, a tela do fluxo, selecionamos a próxima etapa do processo: Upload de Arquivos.

Essa é a grande novidade! Nessa tela temos os documentos pertencentes ao checklist escolhidos no passo inicial (que podemos ver na coluna Tipo). Em cada uma das linhas um documento deverá ser inserido para que se possa avançar ao próximo passo.

Agora, a próxima etapa do processo: Aprovação de registros. Será necessário que um responsável pelo fluxo (geralmente um usuário com o cargo de gestor da informação) aprove ou rejeite o processo. Em caso de rejeição é obrigatório que o mesmo informe um motivo, esta será informada na tela de upload de documentos para que o operador possa realizar a correção.

Uma vez com tudo certo o fluxo é finalizado e o assunto é criado. Parabéns! Você criou um registro completo e validado, que maravilha!

E aí o que achou da novidade? Muito útil, né? Nunca mais dor de cabeça com a falta de documentos. Aqui na McFile é assim, sempre o melhor para você! Se essa ferramenta será um benefício a sua equipe contate-nos perguntando como implementá-la, nossa equipe está sempre disposta para atende-lhes!

Opa e ai! A dica de hoje é sobre a pesquisa do McFile. Você pode ter um controle fino dos resultados da pesquisa usando filtros – e nós temos vários tipos diferentes de filtros para te ajudar a achar o registro certo!

Por Arquivos

Você pode realizar sua busca pelos campos do registro ou, até mesmo, pelo conteúdo dos arquivos anexados ao registro.

Nossos poderosos algoritmos indexam o texto dos seus arquivos* para que você possa acha-los num piscar de olhos!

Você também pode escolher filtrar apenas pelo nome do arquivo, basta selecionar a opção “Não pesquisar em conteúdo de arquivos”

* Importante dizer que apenas arquivos do pacote Office, EML (e-mails), RTF, PDFs (com OCR) e TXTs são compatíveis com a busca por conteúdo em arquivo

Por Módulo

Logo na página de pesquisa você pode filtrar sua busca dentre os diferentes módulos do McFile direto pela barra lateral ou também usando o botão de filtragem por módulo logo abaixo da caixa de busca.

Por Autor do Cadastro

Você também pode filtrar por registros cadastrados por pessoas ou grupos específicos.

Por Data

Nosso filtro por data foi turbinado e agora você pode escolher de qual data estamos falando: “Data de cadastro” ou “Última alteração” de um registro ou até pelo campo “Data” que está no registro.

Você pode escolher um dos períodos pré-definidos ou inserir seu próprio Intervalo Personalizado

Com todos esses filtros vai ficar fácil e rápido achar o que procura na pesquisa do McFile! Alguma dúvida? Fala com a gente pelo chat ou manda um email para suporte@mcfile.com

Oi! A postagem de hoje é uma dica de uso do McFile.

A separação de documentos em diferentes áreas de sigilo é uma das características mais importantes do McFile. É possível utilizar as áreas de sigilo para agrupar seus documentos de forma que apenas usuários selecionados tenham acesso a um dado grupo.

E é baseado nisso que eu lhe apresento a ideia de herança de área: ao alterar a área de sigilo de um registro, você pode atualizar de forma conjunta a área de todos os documentos associados a ele!

Imagina só: Você tem um projeto grande registrado no McFile. Diversos departamentos da sua empresa utilizam ele diariamente então, pra que todos os usuários tenham acesso, a área de sigilo dele (e dos documentos que compõem esse projeto!) é pública. Agora, esse projeto foi finalizado e você quer transferir ele para uma área onde somente seu time de arquivistas tenha acesso. Não faz sentido transferir o projeto e deixar os arquivos dele públicos, certo? É aí que entra a herança!

Esse processo de alteração geral da área de sigilo é bem simples. Basta ir em um registro que tenha documentos ou outros registros associados a ele (ou seja, Empresa e Assunto), alterar a área de sigilo desse registro e salvar. Irá aparecer na tela uma mensagem perguntando qual ação você quer realizar: alterar todos os registros relacionados ou só o principal.

E é isso! Com poucos cliques você pode gerenciar todo um conjunto de registros sem se preocupar com ter deixado algum deles passar despercebido.

Se tiver alguma dúvida sobre a funcionalidade, não deixe de usar o sistema de suporte para entrar em contato conosco.

Até a próxima!

Olá! É hora de mais uma atualização do McFile!

Você já sabe que a nossa equipe está sempre trabalhando para aprimorar a plataforma, e é por isso que eu venho te contar que o McFile agora conta com um novo e mais robusto chat de suporte! Através dele é possível não só sanar suas dúvidas sobre questões mais comuns da plataforma como também entrar em contato direto com nossa equipe de suporte. Vamos ver como funciona?

Você pode acessar o chat clicando neste ícone, localizado no canto inferior direito da tela:

Na aba “Perguntar” você pode entrar em contato com a nossa equipe de suporte para lidarmos diretamente com sua situação. É possível nos mandar suas solicitações por e-mail ou falar conosco via chat. Ah! Aqui você também pode ler chats antigos, te dando um jeito fácil de rever suas dúvidas e respostas anteriores.

Já na aba “Respostas” você tem acesso a nossa página de suporte, recheada com diversas respostas para as dúvidas mais comuns de uso do McFile. Basta usar a barra de pesquisa na parte inferior do chat para procurar um artigo com a solução para o seu problema. Se não encontrar, basta falar conosco pela aba “Perguntar”.

Curtiu as mudanças? Se ficou com alguma dúvida, experimente usar o novo chat para entrar em contato conosco! Estamos sempre dispostos a ajudar. Até a próxima!

Olá! Nosso time sempre procura melhorar a sua experiência como usuário e para isso deixamos o login do McFile mais simples e mais seguro com a tecnologia Single Sign-On (SSO)!

Mas o que é Single Sign-On?

O Single Sign-On (SSO) é uma técnica que permite que os usuários façam login em um único provedor e tenham acesso a vários sistemas sem precisar fazer login novamente. Isso é útil porque evita que os usuários tenham que lembrar múltiplas credenciais de login para acessar diferentes aplicativos e agora você pode utilizar essa tecnologia no McFile!

Sendo assim você pode utilizar o mesmo login e senha do provedor que sua empresa usa, por exemplo:

Uma empresa utiliza o AzureAD da Microsoft ou Google Cloud Identity da Google como controle de contas de colaboradores. O login que esses colaboradores utilizam para acessar o e-mail empresarial será o mesmo login para a o sistema do McFile. Quando for entrar no nosso sistema você será redirecionado a página do seu provedor, no momento em que o login for confirmado você voltará ao sistema do McFile já logado e poderá utiliza-lo normalmente.

Caso sua equipe tenha interesse em utilizar este novo recurso, contate nossa equipe de TI e ficaremos felizes em atendê-los.