Tag: digitalização

Olá! Você está interessado em ter documentos digitalizados com a mesma validade legal que documentos físicos? Sabia que o McFile disponibiliza a opção de digitalização documental em conformidade com a regulamentação definida no decreto nº 10.278, e ainda vai além, garantindo que seus documentos ainda sejam válidos mesmo após a expiração do certificado?

Primeiramente, o que é o decreto nº 10.278? Ele foi criado em 2020, e determina que para que um documento digital possa ter a mesma validade legal que a sua cópia física, ele precisa seguir alguns parâmetros:

• Estar no formato PDF/A
• Conter uma assinatura digital
• Possuir os metadados mínimos exigidos e um hash único

A digitalização feita por esse método é necessária para o descarte seguro dos documentos físicos importantes mas que não possuam valor histórico.

Quer saber como ativar essa funcionalidade no nosso sistema? Primeiro você vai precisar de um certificado ICP-Brasil, emitido por uma autoridade certificada. Só é necessário um certificado para todos os usuários da sua empresa!

Quando possuir o certificado, se dirija a área de administração do sistema McFile, que se encontra no campo superior direito do site:

Na tela inicial da área de administração, desça a página até encontrar a seção de configuração de assinatura digital:Selecione seu certificado e preencha os dados. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Agora o certificado está configurado para todos os usuários da sua empresa. Para incluir a assinatura, garanta que a caixa “Inserir assinatura digital” esteja preenchida na hora de abrir uma nova pasta de digitalização, como na imagem a seguir:

Com a caixa selecionada, todo PDF inserido nessa pasta será convertido para PDF/A e estará nos conformes do decreto nº 10.278. Para conferir se está tudo certo, você pode abrir o arquivo com a ferramenta Adobe Acrobat Reader e inspecionar a assinatura digital:

Além dos metadados requisitados pelo decreto, o McFile também inclui duas funcionalidades extras:

• A tecnologia LTV (Long Term Validation), que guarda o estado de validade do certificado no momento em que a assinatura é feita. Dessa forma, mesmo que o documento fique guardado por vários anos e seu certificado esteja expirado, ele continuará sendo válido.
• Um carimbo de tempo para mostrar a data e horário exatos em que a assinatura foi incluída no documento.

Legal, né? Ficou alguma dúvida? Pode entrar em contato com o nosso time através do email suporte@mcfile.com, estaremos felizes em ajudar! Até a próxima!

Foi realizado realizado em 22/09/2015, pela Destaque Gestão Documental – nossa parceira – o primeiro webinar de Gestão de arquivo físico e digitalização. Foram exploradas as ferramentas e os procedimentos no McFile para fazer a gestão do seu arquivo físico e o workflow de solicitação e disponibilização de digitalização. Confira logo abaixo a gravação do evento.  Quer saber mais como usar o McFile em sua empresa? Inscreva-se aqui em nossos outros webinars.

Chegamos à última cidade programada do eDOC 2015 com o McFile como patrocinador oficial, um evento capaz de aguçar o mercado de gestão de documentos e informações, buscando soluções para os profissionais que se dedicam à área. Após passarmos por Belo Horizonte e Porto Alegre, chegamos à Cidade Maravilhosa, o Rio de Janeiro, para trazer mais conteúdo sobre o mercado da gestão documental. O evento carioca acontece nos dias 12 e 13 de agosto, e ocorrerá na sede do Ministério Público do Rio de Janeiro, no Centro.

Mais uma vez o evento contará com um ciclo de palestras concebidas para contribuir na cadeia de valor das empresas e instituições governamentais, focadas em temas relacionados a tecnologias e tendências organizacionais para o gerenciamento de informações do ambiente físico ao digital. Nosso CEO, Mario Scheel, ministrará a palestra Softwares na nuvem: melhores práticas e mudança de paradigma. A palestra foi destaque em Belo Horizonte, recebendo citações na imprensa. Outras palestras do evento são:

• Validade jurídica do documento eletrônico
• Desapegando do papel e entrando no mundo virtual. Arquivo digital – menos papel, mais espaço e segurança dos dados
• Digitalização, microfilmagem e soluções de captura – Preservação documental em 2015
• Dedo de prosa com o autor Alan de Souza Muniz, do livro “Fatores de resistência em sistemas de informação: uma pesquisa na área de ECM/GED”

Para saber mais detalhes e fazer sua inscrição, acesse o site oficial do evento.