Autor: admin

29 set

Criar QRCode no McFile

admin Uncategorized 0 Comments

Olá! Você já usou a funcionalidade de geração de QR Code para compartilhamento de pastas no McFile?

O QR Code pode ser usado como um link físico prático e rápido, pois funciona como um código de barras, que pode ser escaneado pela maioria dos aparelhos celulares com câmera.

Ao invés de incluir diversos documentos e anexos extensos à petições, que tal incluir um QR Code? Essa prática vem ganhando popularidade no meio jurídico nos últimos anos por conta da redução de custos para os escritórios e agilização dos processos para os juízes. Com a tecnologia, é possível até incluir vídeos relevantes para o juiz poder analisar sem a necessidade de inspeções pessoais, ou então depoimentos pessoais, reduzindo a necessidade de que indivíduos se dirijam a cartórios locais para fazer declarações.

E não acaba aí! Aqui vão algumas outras ideias de como o uso de QR Code pode melhorar o dia a dia da sua empresa:

  • Ele pode ser impresso e colado à caixas de documentos físicos que estejam digitalizados no McFile, provendo uma identificação rápida daqueles documentos;
  • Ele pode levar o novo funcionário para um vídeo de apresentação institucional armazenado no McFile.

E é bem simples de criar! Basta ir para a pasta ou documento que você deseja disponibilizar. Clicando em “Compartilhar“, seguido por “Criar QR Code de link” e então “Download“, você gera um arquivo png com o seu QR Code para ser usado onde for preciso!

Compartilhar por QR Code

qr code

 

Gostou da dica? Qualquer dúvida estamos disponíveis através do chat e e-mail.

Até a próxima!

Equipe McFile

18 ago

Assinatura Digital e Metadados

admin McFile Tags:, , 0 Comments

Olá! Você está interessado em ter documentos digitalizados com a mesma validade legal que documentos físicos? Sabia que o McFile disponibiliza a opção de digitalização documental em conformidade com a regulamentação definida no decreto nº 10.278, e ainda vai além, garantindo que seus documentos ainda sejam válidos mesmo após a expiração do certificado?

Primeiramente, o que é o decreto nº 10.278? Ele foi criado em 2020, e determina que para que um documento digital possa ter a mesma validade legal que a sua cópia física, ele precisa seguir alguns parâmetros:

  • Estar no formato PDF/A
  • Conter uma assinatura digital
  • Possuir os metadados mínimos exigidos e um hash único

A digitalização feita por esse método é necessária para o descarte seguro dos documentos físicos importantes mas que não possuam valor histórico.

Quer saber como ativar essa funcionalidade no nosso sistema? Primeiro você vai precisar de um certificado ICP-Brasil, emitido por uma autoridade certificada. Só é necessário um certificado para todos os usuários da sua empresa!

Quando possuir o certificado, se dirija a área de administração do sistema McFile, que se encontra no campo superior direito do site:

Area de administracao no menu McFile

Na tela inicial da área de administração, desça a página até encontrar a seção de configuração de assinatura digital:Caixa de gerencia de assinatura no McFileSelecione seu certificado e preencha os dados. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Dados preenchidos da assinatura

Agora o certificado está configurado para todos os usuários da sua empresa. Para incluir a assinatura, garanta que a caixa “Inserir assinatura digital” esteja preenchida na hora de abrir uma nova pasta de digitalização, como na imagem a seguir:

Página da criacao de pasta de digitalizacao com a caixa de incluir assinatura digital preenchida

Com a caixa selecionada, todo PDF inserido nessa pasta será convertido para PDF/A e estará nos conformes do decreto nº 10.278. Para conferir se está tudo certo, você pode abrir o arquivo com a ferramenta Adobe Acrobat Reader e inspecionar a assinatura digital:

Detalhes da assinatura digital no Acrobat Reader

 

Além dos metadados requisitados pelo decreto, o McFile também inclui duas funcionalidades extras:

  • A tecnologia LTV (Long Term Validation), que guarda o estado de validade do certificado no momento em que a assinatura é feita. Dessa forma, mesmo que o documento fique guardado por vários anos e seu certificado esteja expirado, ele continuará sendo válido.
  • Um carimbo de tempo para mostrar a data e horário exatos em que a assinatura foi incluída no documento.

Legal, né? Ficou alguma dúvida? Pode entrar em contato com o nosso time através do email suporte@mcfile.com, estaremos felizes em ajudar! Até a próxima!

13 jul

Pesquisa McFile – Filtros

admin McFile 0 Comments

Opa e ai! A dica de hoje é sobre a pesquisa do McFile. Você pode ter um controle fino dos resultados da pesquisa usando filtros – e nós temos vários tipos diferentes de filtros para te ajudar a achar o registro certo!

Por Arquivos

Você pode realizar sua busca pelos campos do registro ou, até mesmo, pelo conteúdo dos arquivos anexados ao registro.

Nossos poderosos algoritmos indexam o texto dos seus arquivos* para que você possa acha-los num piscar de olhos!

Você também pode escolher filtrar apenas pelo nome do arquivo, basta selecionar a opção “Não pesquisar em conteúdo de arquivos”

* Importante dizer que apenas arquivos do pacote Office, EML (e-mails), RTF, PDFs (com OCR) e TXTs são compatíveis com a busca por conteúdo em arquivo

Por Módulo

Logo na página de pesquisa você pode filtrar sua busca dentre os diferentes módulos do McFile direto pela barra lateral ou também usando o botão de filtragem por módulo logo abaixo da caixa de busca.

Por Autor do Cadastro

Você também pode filtrar por registros cadastrados por pessoas ou grupos específicos.

Por Data

Nosso filtro por data foi turbinado e agora você pode escolher de qual data estamos falando: “Data de cadastro” ou “Última alteração” de um registro ou até pelo campo “Data” que está no registro.

Você pode escolher um dos períodos pré-definidos ou inserir seu próprio Intervalo Personalizado

Com todos esses filtros vai ficar fácil e rápido achar o que procura na pesquisa do McFile! Alguma dúvida? Fala com a gente pelo chat ou manda um email para suporte@mcfile.com

18 maio

Integração do McFile via Widget

admin Uncategorized 0 Comments

Você sabia que o McFile possui um módulo de visualização e gerência integrável em javascript? Com ele podemos trazer os benefícios da gestão eletrônica de documentos pra qualquer sistema!

No nosso Widget você pode navegar pelos documentos presentes em seu ambiente McFile através de uma estrutura de pastas, além de fazer várias das principais funcionalidades disponíveis no nosso sistema, como visualizar e compartilhar documentos importantes e fazer o upload de arquivos.

Olha como é prático:

É possível integrá-lo com diversos sistemas web, como por exemplo seu ERP, trazendo a conveniência e praticidade do nosso gestor para o seu dia a dia. Veja aqui a integração que possuímos com o Microsoft Business Central!

Quer testar? Caso queira uma integração com o sistema da sua empresa, pode checar o nosso tutorial técnico. E claro, caso queira mais informações estamos sempre dispostos a ajudar e tirar dúvidas.

Até a próxima!

Equipe McFile

08 maio

Single Sign-On no McFile

admin McFile Tags:, 0 Comments

Olá! Nosso time sempre procura melhorar a sua experiência como usuário e para isso deixamos o login do McFile mais simples e mais seguro com a tecnologia Single Sign-On (SSO)!

Mas o que é Single Sign-On?

O Single Sign-On (SSO) é uma técnica que permite que os usuários façam login em um único provedor e tenham acesso a vários sistemas sem precisar fazer login novamente. Isso é útil porque evita que os usuários tenham que lembrar múltiplas credenciais de login para acessar diferentes aplicativos e agora você pode utilizar essa tecnologia no McFile!

 

 

Sendo assim você pode utilizar o mesmo login e senha do provedor que sua empresa usa, por exemplo:

Uma empresa utiliza o AzureAD da Microsoft ou Google Cloud Identity da Google como controle de contas de colaboradores. O login que esses colaboradores utilizam para acessar o e-mail empresarial será o mesmo login para a o sistema do McFile. Quando for entrar no nosso sistema você será redirecionado a página do seu provedor, no momento em que o login for confirmado você voltará ao sistema do McFile já logado e poderá utiliza-lo normalmente.

Caso sua equipe tenha interesse em utilizar este novo recurso, contate nossa equipe de TI e ficaremos felizes em atendê-los.

19 abr

Assinatura Eletrônica integrada através do DocuSign

admin Uncategorized 0 Comments

Oi! Você possui uma conta no DocuSign, plataforma de assinaturas eletrônicas? Agora você pode solicitar a assinatura de documentos presentes no McFile diretamente de dentro da nossa aplicação. É bem simples! Vamos te ensinar como.

Primeiro, vá até o arquivo que precisa que seja assinado, clique nos três pontos no canto direito do arquivo e clique em “Solicitar assinatura(s)“, como na imagem abaixo:

Demonstração do passo 1

Ao fazer isso, você será imediatamente redirecionado para a tela de solicitação de assinatura do DocuSign, como seria caso você tivesse começado o processo diretamente por ele. Lembre-se que para isso acontecer você vai precisar de uma conta com envelopes sobrando na plataforma. Você pode pedir para qualquer pessoa assinar, mesmo que não seja usuário do McFile.

Realize o processo normalmente dentro da plataforma e aguarde as assinaturas serem realizadas.

Após todos assinarem o documento, a pasta no McFile será atualizada automaticamente com um zip contendo o documento assinado e o arquivo Summary fornecido pelo DocuSign. O zip receberá o nome “documentos_assinados(ID do envelope)”, como na imagem abaixo:

Demonstração do passo 2

E pronto! Caso ainda tenha dúvidas, não deixe de nos contatar. Estamos sempre dispostos a ajudar. Até a próxima!

Equipe McFile.

30 mar

Resiliência – Envio de e-mail pelo McFile

admin McFile 0 Comments

Olá! Conforme você provavelmente já sabe, é possível enviar e-mails diretamente do McFile. Você pode usar esse recurso para compartilhar links para arquivos, por exemplo.

 

 

E para facilitar o seu dia a dia, este processo recebeu atualizações! Agora emails com destinatários inexistentes ou erros referentes ao recebimento do mesmo serão notificados pelo sistema, por e-mail, aplicação e aplicativos mobile.

 

 

 

Abaixo um exemplo de como o sistema se comporta quando encontra um destinatário inexistente ou um erro no envio do email.

 

 

 

Além disso, você também é notificado no sistema e pelo aplicativo mobile.

Essas foram as modificações realizadas para melhorar a sua experiência com a nossa ferramenta. Qualquer dúvida, não deixe de nos contatar. Temos uma equipe pronta para lhe atender! Um forte abraço e até a próxima! Equipe McFile.

 

11 nov

Atualizações no McFile

admin McFile 0 Comments

Olá, caro leitor! Viemos apresentar algumas atualizações realizadas no McFile, com o intuito de otimizar e simplificar ainda mais sua experiência com o nosso sistema. Vamos lá?

Painel Central com Divisão em Abas

As abas representam acessos rápidos à formulários vinculados aos módulos ASSUNTO e CLIENTE.

  • Repare que há uma caixa para pesquisa logo abaixo das novas abas, permitindo a busca nos registros relacionados.
  • Também há um botão para upload na lateral, que permite incluir novos arquivos no formulário, sendo possível também arrastar arquivos.
  • Esse novo formato aperfeiçoa a visualização, agiliza a navegação/pesquisa e facilita o cadastro dentro de cada um destes formulários principais.

Download de Arquivos em Lote

Restruturação da opção de download em lote para praticidade e simplicidade de uso.

⦁ Repare no botão de “Baixar Todos”. Ele exibe as opções:       – ZIP: Processa todos os arquivos, convertendo-os em formato ZIP.   – PDF: Processa todos os arquivos PDF, associando em um único arquivo.   ⦁ Para o download de muitos arquivos, não é necessário esperar toda a conversão, basta clicar no botão de “Enviar um e-mail quando estiver pronto”, que o próprio McFile se encarrega de enviar os arquivos para você.

Essas foram as modificações realizadas para melhorar o desempenho e sua experiência com a nossa ferramenta. Qualquer dúvida, não deixe de nos contatar. Temos uma equipe pronta para lhe atender! Um forte abraço e até a próxima! Equipe McFile.

29 mar

Modelos de documentos

admin Sem categoria 0 Comments

A partir de março, modelos ou padrões de documentos podem ser registrados em uma área específica do sistema McFile para uso corporativo. Modelos servem para padronização da informação produzida e para uniformidade na comunicação.

O cadastramento de modelos deve

ser realizado pelo administrador do sistema e seu uso está disponível através da função “criar” dentro da caixa de arquivos do McFile. Havendo dúvidas, consulte nossos tutoriais abaixo ou entre contato com nosso suporte pelo chat-online.

23 dez

Atualização do McOffice

admin McFile Tags: 0 Comments

A ferramenta McOffice passou por mudanças e atualizações.  A Edição de arquivos no McFile agora deve ser feita diretamente pelo McOffice, baixando e exportando seus documentos para o sistema com apenas um clique. Com o novo McOffice é possível abrir seus documentos no Mcfile diretamente pelo Word ou Excel tornando a edição e consulta de seus arquivos mais fácil e dinâmica. A atualização possibilitará também, anexar arquivos do McFile diretamente no Outlook, além da opção de refinar a pesquisa quando resultados de documentos encontrados for maior que vinte (20).  No quesito segurança, adicionamos a opção de bloqueio de salvamento do arquivo na máquina local, evitando assim, cópias indevidas de documentos sigilosos. Para isso, basta ir a gestão de usuários e ajustar suas permissões.  Ajustamos o Plugin do Outlook e agora trabalhamos com o mesmo padrão da plataforma Web, ou seja, #código no assunto do e-mail.  Com as mudanças, deixamos o McOffice mais rápido, eficiente e seguro.