Você sabia que, no Brasil, um documento é perdido a cada 12 segundos nas empresas, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD)? Além disso, pesquisas revelam que profissionais podem gastar até 2 horas por dia procurando por documentos extraviados. Esses números não apenas evidenciam um problema, mas também mostram uma grande oportunidade: com uma gestão documental eficiente, sua empresa pode reduzir custos, aumentar a produtividade e ganhar uma vantagem estratégica no mercado.

Neste artigo, vamos explorar o impacto da perda de documentos e apresentar soluções práticas para transformar a maneira como sua empresa organiza, acessa e protege informações.

A perda de documentos não é apenas um inconveniente — ela pode comprometer a saúde financeira e a reputação da sua empresa. Confira alguns dos principais impactos:

1. Produtividade em Queda

Imagine sua equipe gastando horas e horas todos os dias em busca de contratos, relatórios ou documentos fiscais. Esse tempo poderia ser usado em tarefas estratégicas e de alto impacto. O custo desse desperdício de tempo é incalculável.

2. Riscos Legais e Conformidade

No ambiente empresarial, a falta de documentos pode resultar em multas, processos judiciais e problemas com auditorias. Setores como saúde, finanças e jurídico são especialmente vulneráveis, pois operam sob rigorosas regulamentações.

3. Custos Operacionais

Além de perder tempo, as empresas enfrentam custos para recriar documentos, organizar arquivos físicos ou investir em soluções emergenciais que não resolvem o problema a longo prazo.

4. Reputação em Jogo

A perda de documentos confidenciais pode abalar a confiança de clientes, fornecedores e parceiros. Em um mercado competitivo, isso pode significar a diferença entre ganhar ou perder negócios.

Solução: gestão documental digital como estratégia de sucesso!

A boa notícia é que esse problema tem solução. Adotar um sistema de gestão documental eficiente pode não só acabar com a perda de documentos, mas também transformar esse aspecto da sua operação em uma vantagem competitiva.

Aqui estão algumas estratégias práticas:

• Digitalização Total de Documentos: Esqueça os arquivos físicos acumulando poeira. A digitalização permite que todos os documentos sejam armazenados em formato digital, acessíveis com poucos cliques. Isso elimina o risco de perda e torna o acesso muito mais ágil.
• Uso de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED): Com ferramentas de GED, sua empresa pode organizar documentos em um só lugar, definir níveis de acesso por usuário e rastrear cada versão de um arquivo. Além disso, a busca inteligente facilita encontrar qualquer documento em segundos.
• Automação para Reduzir Erros: Sistemas avançados podem organizar documentos automaticamente, notificar equipes sobre prazos e garantir que nenhum arquivo essencial fique de fora dos processos diários.
• Backup Seguro: Implementar backups automáticos e seguros é crucial para proteger os dados da sua empresa contra falhas de sistema ou incidentes inesperados.
• Capacitação da Equipe: De nada adianta ter tecnologia de ponta sem uma equipe bem treinada. Ensinar seus colaboradores a usar o sistema de gestão documental garante o máximo retorno sobre o investimento.

Por que escolher a Mcfile?

Se você está procurando uma solução que combine tecnologia de ponta com facilidade de uso, a Mcfile é sua melhor escolha. Oferecemos sistemas completos de gestão documental digital, desenvolvidos para atender às necessidades específicas de empresas que desejam crescer com segurança e eficiência.

Vantagens de trabalhar com a Mcfile:

• Acesso Rápido e Seguro: Encontre qualquer documento em segundos, com segurança garantida.
• Conformidade e Auditorias Facilitadas: Tenha total controle sobre seus documentos, simplificando auditorias e requisitos legais.
• Redução de Custos: Diminua despesas com armazenamento físico e retrabalho.
• Soluções Personalizadas: Adaptamos nossos sistemas às necessidades únicas da sua empresa.

Não espere a próxima auditoria ou um problema maior para agir. A perda de documentos pode ser coisa do passado com as ferramentas e estratégias certas. Ao implementar um sistema eficiente de gestão documental, você não só resolve um problema, mas também abre caminho para o crescimento sustentável e produtivo.

Quer saber como a Mcfile pode transformar a maneira como sua empresa gerencia documentos? Acesse nosso site e fale com um de nossos especialistas. Descubra por que centenas de empresas já confiaram em nós para revolucionar seus processos documentais.

Invista em eficiência. Invista em segurança. Invista na Mcfile.

Chegou o momento de tirar o máximo proveito do compartilhamento de links no McFile! Com as novas funcionalidades, você agora pode compartilhar URLs de forma mais rápida e personalizada, facilitando a colaboração com sua equipe ou clientes. Saiba mais sobre as atualizações e como elas podem melhorar sua produtividade.

Como Configurar o Compartilhamento de Links no McFile

Agora, ao compartilhar um link de um registro no McFile, você pode escolher entre diversas opções de permissão, garantindo um controle completo sobre o acesso aos seus documentos. Veja as opções:

• Somente visualização: O usuário poderá apenas visualizar as informações e arquivos, bloqueando downloads e impressões;
• Visualização e download: A opção padrão de compartilhamento, permite salvar os arquivos;
• Visualização, download e upload: Entrega também a opção de adicionar novos arquivos ao registro, junto da visualização dos já existentes. Por exemplo, se um colega precisar incluir a versão final de uma apresentação ou aquele relatório crucial para a próxima reunião, ele poderá enviar o arquivo diretamente para a pasta compartilhada. Assim, todos terão acesso em tempo real e com total segurança. Isso é praticidade na colaboração!

Controle Avançado de Compartilhamento

Você pode definir que os links compartilhados expirem automaticamente após um período determinado ou permaneçam ativos indefinidamente. Além disso, há a opção de restringir o acesso somente para usuários do McFile ou para qualquer pessoa que tenha o link. Para aumentar a segurança, também é possível adicionar uma senha de proteção aos links.

Geração de QR Code para Compartilhamento Fácil

O McFile também permite que as URLs sejam convertidas em QR Codes. Esse código pode ser baixado e compartilhado facilmente, mantendo todas as permissões de segurança previamente configuradas. É uma forma prática de distribuir links em ambientes físicos, como reuniões, palestras ou eventos.

Aumente a Produtividade com o McFile

Com essas novas funcionalidades de compartilhamento, colaborar nunca foi tão fácil e eficiente. Não perca a chance de otimizar seus processos e facilitar o trabalho em equipe! Caso ainda não seja um cliente, experimente o McFile gratuitamente e conheça na prática como a plataforma pode transformar seu negócio.

Se tiver qualquer dúvida ou precisar de suporte, nossa equipe está pronta para ajudar. Entre em contato conosco e descubra como podemos tornar sua experiência ainda melhor.

No mundo atual, onde dados e informações são gerados a todo momento, manter a organização e a segurança de documentos é fundamental para a eficiência e para a proteção da empresa. Implementar um sistema de gestão documental não é mais uma opção, é uma necessidade para garantir que todas as informações estejam seguras, acessíveis e em conformidade com as regulamentações.

Se você já se questionou sobre como gerir os documentos de forma eficiente, reduzir custos, e ainda assim garantir acesso rápido e seguro, este guia completo vai te ajudar. Vamos explorar o que é a gestão documental, seus benefícios, e como escolher o sistema ideal para as necessidades do seu negócio.

O Que é Gestão Documental?

A gestão documental é o processo de organizar, armazenar e gerenciar documentos de maneira que eles possam ser facilmente encontrados, acessados e compartilhados, mantendo-se seguros. Com um sistema de gestão documental, todas as informações importantes ficam centralizadas e protegidas, minimizando o risco de perda de dados e aumentando a produtividade.

Esse tipo de sistema é composto por ferramentas tecnológicas que facilitam o armazenamento e a busca, seja de arquivos físicos ou digitais. Desde contratos e relatórios financeiros até correspondências e registros internos, a gestão documental transforma a forma como a empresa lida com sua documentação.

Vantagens da Gestão Documental para Empresas

Adotar um sistema de gestão documental traz benefícios concretos e transformadores para empresas de todos os portes. Vamos explorar os principais.

1. Redução de Custos

• Menos Espaço Físico: Com documentos digitalizados, a empresa precisa de menos espaço para armazenamento físico, reduzindo custos com arquivos físicos e infraestrutura.
• Eficiência Operacional: A agilidade na localização e recuperação de documentos diminui o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor.

2. Aumento da Produtividade

• Acesso Rápido e Seguro: Em vez de procurar documentos em arquivos físicos ou pastas digitais espalhadas, os colaboradores podem acessar documentos rapidamente por meio de uma busca otimizada.
• Automação de Processos: Com um sistema de gestão documental, muitos processos podem ser automatizados, como a criação de fluxos de aprovação e o envio de documentos, otimizando o tempo da equipe.

3. Conformidade e Segurança

• Segurança da Informação: A proteção de dados é essencial, especialmente diante de regulamentações rigorosas, como a LGPD. Um bom sistema garante controle de acesso e criptografia, reduzindo os riscos de violação de dados.
• Conformidade com Regulamentos: Manter os documentos organizados e com histórico de acesso ajuda a empresa a cumprir regulamentações e facilita auditorias.

Como Escolher o Sistema de Gestão Documental Ideal?

Com tantas opções no mercado, é importante saber escolher o sistema de gestão documental mais adequado para as necessidades específicas da sua empresa. Aqui estão alguns pontos-chave para ajudar nessa decisão:

1. Facilidade de Uso e Integração: O sistema deve ser intuitivo, garantindo que os colaboradores possam utilizá-lo sem complicações. Além disso, deve integrar-se aos demais sistemas da empresa, como CRM, ERP e softwares de contabilidade, para uma experiência de uso completa.

2. Funcionalidades de Automação: Verifique se o sistema oferece automação de processos, como fluxos de aprovação, controle de versões e alertas automáticos para prazos importantes. Essas funcionalidades melhoram a organização e eliminam tarefas manuais.

3. Segurança e Controle de Acesso: Um bom sistema de gestão documental precisa garantir segurança avançada, com controles de acesso individualizados e criptografia de dados, especialmente para documentos sensíveis.

4. Armazenamento em Nuvem: O armazenamento em nuvem permite que os documentos sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer hora, facilitando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes.

5. Relatórios e Monitoramento: Opte por sistemas que ofereçam relatórios detalhados sobre o uso e a movimentação dos documentos. Esses insights ajudam a empresa a monitorar o uso e a otimizar processos com base em dados.

Passo a Passo para Implementar a Gestão Documental

Implementar um sistema de gestão documental exige planejamento. Aqui está um guia rápido:

1. Mapeie os Processos e Identifique Necessidades: Identifique quais documentos precisam ser gerenciados, quais departamentos serão afetados e quais problemas o sistema precisa resolver.
2. Escolha o Sistema e Personalize-o: Com base nas necessidades da sua empresa, escolha o sistema mais adequado e faça as configurações iniciais.
3. Treine a Equipe: Garanta que todos os colaboradores entendam como utilizar o sistema e estejam cientes de sua importância para a segurança e a produtividade.
4. Implemente e Monitore: Após a implementação, monitore o uso e faça ajustes conforme necessário para otimizar os resultados.

Dê o Próximo Passo em Direção à Eficiência e Segurança

A implementação de um sistema de gestão documental pode transformar sua empresa, trazendo organização, segurança e agilidade. Seja qual for o porte ou setor do seu negócio, a gestão de documentos bem estruturada faz diferença no dia a dia e na sustentabilidade das operações.

Quer saber mais sobre como um sistema de gestão documental pode ajudar sua empresa a crescer de forma organizada e segura? Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como nossa solução de gestão documental pode transformar a maneira como você lida com documentos.

Você já perdeu tempo procurando um documento importante que parecia ter sumido no meio de tantos arquivos? Se a resposta for sim, você não está sozinho. A má gestão de documentos é um problema comum que pode custar tempo, dinheiro e oportunidades de negócio. Mas não precisa ser assim.

Neste guia, vamos mostrar como a gestão eficaz de documentos pode transformar a eficiência da sua empresa, garantindo organização, segurança e máxima produtividade.

Por Que a Gestão de Documentos é Crucial para o Sucesso do Seu Negócio?

A gestão de documentos vai muito além de simplesmente armazenar papéis ou arquivos digitais. Trata-se de como a informação é organizada, acessada, protegida e utilizada dentro da empresa. Uma estratégia robusta de gestão documental oferece benefícios que impactam diretamente os resultados:

1. Eficiência Operacional: Processos mais rápidos e menos erros graças ao acesso facilitado a documentos essenciais.
2. Conformidade Legal: Cumprimento de requisitos regulatórios, evitando multas e penalidades.
3. Segurança da Informação: Proteção contra perda, roubo ou acesso não autorizado a dados sensíveis.
4. Economia de Recursos: Menor necessidade de armazenamento físico e redução de custos com papel e impressão.

7 Passos Essenciais para uma Gestão de Documentos Eficaz

1. Digitalize Seus Documentos Físicos
A digitalização é o primeiro passo para uma gestão documental moderna. Ao converter documentos físicos em digitais, você economiza espaço e facilita o acesso e a organização. Utilize scanners de alta qualidade e softwares OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para transformar documentos em arquivos pesquisáveis.

2. Organize Seus Documentos com um Sistema de Gestão Eletrônica
Digitalizar não é suficiente; é preciso organizar. Implemente um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que ofereça uma estrutura intuitiva de pastas, políticas claras de nomenclatura e uma interface amigável. O McFile é uma excelente opção que atende a todas essas necessidades.

3. Estabeleça Políticas de Retenção e Descarte
Nem todos os documentos precisam ser mantidos para sempre. Desenvolva políticas que definam quanto tempo cada tipo de documento deve ser armazenado antes de ser descartado ou arquivado permanentemente. Isso mantém o sistema enxuto e em conformidade com regulamentações.

4. Garanta a Segurança e a Privacidade dos Dados
Proteja seus documentos com criptografia e controle de acesso baseado em permissões. Apenas pessoal autorizado deve ter acesso a informações confidenciais. Além disso, mantenha backups regulares para prevenir perda de dados e garantir a continuidade dos negócios.

5. Facilite o Acesso e a Colaboração em Tempo Real
Um sistema eficaz permite que as pessoas certas acessem as informações de que precisam, quando precisam, de qualquer lugar. O McFile facilita a colaboração em nuvem, permitindo que sua equipe trabalhe de forma integrada, mesmo remotamente.

6. Automatize Processos Repetitivos
Automatize tarefas como aprovação, categorização e arquivamento de documentos. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz a margem de erro humano. Funcionalidades avançadas de automação tornam os processos mais eficientes e confiáveis.

7. Invista no Treinamento da Sua Equipe
Garanta que todos os colaboradores entendam as melhores práticas de gestão documental e as políticas internas. O treinamento adequado maximiza o retorno sobre o investimento no sistema e promove uma cultura de eficiência.

A implementação eficaz da gestão de documentos é um investimento que traz retornos significativos em eficiência, segurança e conformidade. Ao seguir estes passos, sua empresa estará no caminho certo para otimizar processos e impulsionar resultados.

Está pronto para levar a gestão de documentos da sua empresa ao próximo nível? Experimente o McFile gratuitamente e descubra como podemos transformar a eficiência do seu negócio. Comece agora mesmo!

A recente interrupção global causada pela atualização da CrowdStrike foi um lembrete forte das vulnerabilidades do nosso mundo digital interconectado. No McFile, não apenas enfrentamos essas vulnerabilidades, mas também desenvolvemos soluções que proporcionam segurança, estabilidade e tranquilidade. Ao escolher o McFile, você está escolhendo um parceiro dedicado a proteger e otimizar as operações da sua empresa. Junte-se a nós e proteja o futuro da sua empresa hoje mesmo.

O Que Aconteceu? 🔍

Na última sexta-feira (19/07), o mundo da tecnologia foi abalado por um evento que ninguém esperava: uma atualização no software de segurança da CrowdStrike causou a temida “Tela Azul da Morte” (BSOD) em cerca de 8,5 milhões de dispositivos Windows. Esse incidente paralisou operações em setores vitais, desde companhias aéreas até grandes corporações. Foi um lembrete claro de quão crucial é ter sistemas de TI robustos e cibersegurança à prova de falhas.

Nossa Resposta e Compromisso com a Inovação

Aqui no McFile, entendemos que sua empresa precisa de mais do que promessas – ela precisa de resultados. Incidentes como esse reforçam a importância de manter sistemas atualizados e resilientes. Estamos comprometidos em fornecer soluções inovadoras que garantam segurança máxima e estabilidade inabalável para suas operações. Essa recente falha global reforça a necessidade de estar sempre um passo à frente das ameaças digitais.

Por Que Escolher o McFile para Sua Empresa?

1. Infraestrutura: Nossa parceria com a AWS oferece a você uma base sólida e segura para armazenamento e gerenciamento de documentos. A tecnologia de ponta da AWS garante que seus dados estejam sempre protegidos e acessíveis.
2. Segurança: No McFile, segurança não é apenas uma palavra – é nossa missão. Implementamos medidas de segurança constantemente atualizadas para estar à frente das ameaças digitais em constante evolução. Seus dados estarão sempre seguros conosco.
3. Disponibilidade: Quando a crise bate à porta, manter o acesso aos seus documentos é essencial. Nossos sistemas são projetados para garantir que você tenha acesso ininterrupto, independentemente das circunstâncias.
4. Recuperação Rápida e Eficiente: Sabemos que desastres podem ocorrer a qualquer momento. Nossos protocolos de recuperação de desastres garantem a restauração rápida dos seus dados, minimizando qualquer impacto e assegurando que sua empresa continue funcionando sem problemas.

Benefícios para Seu Negócio

Ao optar pelo McFile, você não está apenas escolhendo um software – você está investindo em tranquilidade, segurança e eficiência. Transforme a maneira como sua empresa gerencia documentos e veja a diferença que uma solução verdadeiramente segura pode fazer. Aqui estão alguns benefícios que o McFile oferece para seu negócio:

• Segurança de Alto Nível: Seus dados são protegidos por medidas de segurança de última geração, evitando qualquer violação.
• Operações Sem Interrupção: Nossos sistemas garantem que suas operações continuem ininterruptas, mesmo em tempos de crise.
• Gestão de Documentos Eficiente: Otimize seus processos de gerenciamento de documentos, economizando tempo e recursos valiosos.
• Rápida Recuperação de Dados: Minimize o tempo de inatividade e a perda de dados com nossos protocolos eficazes de recuperação de desastres.

Além disso, o McFile é comercializado pela Destaque, uma empresa certificada com ISO 9001, 27001 e 27018. Essas certificações garantem que você está escolhendo um parceiro que atende aos mais altos padrões de qualidade e segurança na gestão de dados.

Junte-se ao McFile hoje e descubra como uma solução verdadeiramente segura pode transformar seu negócio. Invista no futuro da sua empresa com o McFile e  transforme sua maneira de gerenciar documentos.

Escolha o McFile – segurança e eficiência para o futuro do seu negócio.

Você já se perguntou como manter um controle eficaz das ações realizadas no seu sistema? Os relatórios de auditoria são a chave para essa transparência e segurança. Neste guia, vamos mostrar como você pode criar esses relatórios de forma simples e eficiente. Vamos lá?

O que é um Relatório de Auditoria?

Imagine poder monitorar todas as ações dentro do seu sistema de maneira detalhada. O Relatório de Auditoria é exatamente isso: uma ferramenta que oferece uma visão clara e filtrada das atividades, permitindo que você obtenha informações precisas conforme a sua necessidade. Com ele, você garante a transparência e segurança das operações realizadas.

Passo a Passo para Gerar um Relatório de Auditoria

1. Acessando o Relatório de Auditoria

O primeiro passo é bem simples. Siga estas instruções para acessar o Relatório de Auditoria:

1. Navegue até o menu “Relatórios”.
2. Selecione a opção “Relatório de Auditoria”.

2. Definindo os Filtros

Agora vamos configurar os filtros para que você obtenha exatamente as informações que precisa. Pense nos filtros como um funil que ajuda a encontrar as agulhas no palheiro. Aqui estão as opções:

• Data de Início e Data de Fim: Escolha o intervalo de tempo que deseja auditar. Isso pode ser útil para analisar períodos específicos, como o último mês ou o último trimestre.
• Usuário: Quer saber o que um usuário específico andou fazendo? Use este filtro para focar nas ações de uma pessoa.
• Tipo de Operação: Filtre por tipos de operações, como criação de arquivo, edição, exclusão, e muito mais. Assim, você pode ver exatamente que tipo de atividades foram realizadas.

Dica: Seja específico nos filtros para obter os resultados mais relevantes. Por exemplo, se você quer ver todas as edições feitas pela Maya no mês passado, configure os filtros assim:

• Data de Início: 01/07/2024
• Data de Fim: 15/07/2024
• Usuário: Maya
• Tipo de Operação: Edição

3. Gerando o Relatório

Com os filtros configurados, é hora de gerar o relatório. Veja como é fácil:

1. Escolha o formato: Clique no botão PDF, HTML ou XLS para selecionar o formato que melhor atende às suas necessidades.
2. Visualize o resultado: O sistema exibirá o relatório com todas as informações detalhadas.

O relatório incluirá informações como:

• Data e Horário: Quando a ação foi realizada.
• Usuário: Quem executou a ação.
• Tipo de Operação: O que foi feito.
• Informações Adicionais: Detalhes específicos, como dados do arquivo criado, nome do usuário alterado, pesquisa realizada, etc.

Viu como é simples gerar um Relatório de Auditoria? Com estas etapas, você pode monitorar e auditar as ações no seu sistema com facilidade e precisão. E o melhor de tudo, você garante a segurança e a transparência das suas operações. Experimente agora mesmo! Não é cliente ainda? Conheça nossa ferramenta de com um Teste Gratuito e veja a diferença.

No mundo corporativo de hoje, o gerenciamento eficiente de documentos é mais do que uma necessidade – é uma vantagem competitiva. As empresas que adotam um sistema robusto de gerenciamento de documentos (DMS) conseguem otimizar seus processos, garantir a segurança das informações e cumprir com requisitos legais e regulatórios. Neste artigo, vamos detalhar as etapas essenciais do gerenciamento de documentos e mostrar como nossa solução DMS pode transformar a gestão de documentos da sua empresa.

Classificação e Indexação

Classificar e indexar documentos de forma eficaz é fundamental para uma recuperação rápida e precisa. Nosso DMS oferece funcionalidades avançadas de indexação, permitindo a atribuição automática de palavras-chave e metadados. Isso garante que os documentos sejam organizados de maneira lógica e possam ser encontrados com facilidade através de buscas rápidas e precisas.

Armazenamento e Organização

O armazenamento seguro e organizado dos documentos é uma prioridade para qualquer empresa. Com McFile, os documentos são armazenados em um ambiente digital seguro, com backup automático e acesso controlado. Nosso software oferece uma estrutura de pastas personalizável e políticas de segurança robustas para proteger dados sensíveis e garantir a conformidade com as normas de segurança da informação.

Manutenção e Controle

Manter documentos atualizados e controlados é essencial para a integridade do seu acervo documental. Nosso DMS inclui funcionalidades de controle de versões, permitindo que você rastreie e gerencie todas as alterações feitas nos documentos. Além disso, a realização de auditorias regulares e monitoramento contínuo são simplificados, assegurando que todas as atividades estejam em conformidade com as políticas da empresa. 

Recuperação e Acesso

A eficiência na recuperação de documentos é uma das principais vantagens de usar nosso DMS. Com poderosas ferramentas de busca e uma interface intuitiva, os usuários podem localizar rapidamente os documentos necessários. O acesso pode ser configurado para diferentes níveis de autorização, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar informações sensíveis.

Sistema de Alertas

Um dos grandes diferenciais do McFile é o sistema de alertas, projetado para garantir que você nunca perca um prazo importante. Com o McFile, você pode adicionar alertas personalizados e receber notificações na data e hora que definir. Seja para lembrar de uma assinatura pendente, monitorar o vencimento de um contrato ou qualquer outra tarefa crítica, nosso sistema de alertas  assegura que nada será esquecido. Essa funcionalidade é essencial para manter sua organização em dia e evitar problemas decorrentes de prazos perdidos.

Implementar um sistema de gerenciamento de documentos eficiente é crucial para qualquer organização que busca otimizar seus processos, garantir a segurança das informações e manter a conformidade. O McFile é a solução ideal para atender todas essas necessidades, proporcionando uma gestão de documentos completa e integrada.

Pronto para transformar a gestão de documentos da sua empresa? Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como nosso sistema de gerenciamento de documentos pode trazer eficiência e segurança para o seu negócio. Clique aqui para agendar uma demonstração gratuita e veja nossa solução em ação!

Aposte em um gerenciamento de documentos inteligente e leve sua empresa para o próximo nível com o McFile.

Descubra como um DMS pode revolucionar a eficiência, segurança e colaboração na sua empresa. Saiba mais sobre os principais benefícios e como escolher a solução certa para suas necessidades.

Um DMS (sigla em inglês para Document Management Systems) se tornou essencial para empresas modernas que buscam eficiência e conformidade em suas operações. Esta ferramenta não só simplifica o gerenciamento de informações, mas também garante que os dados estejam seguros e acessíveis.

O que é um DMS (Document Management Systems)?

Um DMS é uma solução tecnológica destinada a armazenar, gerenciar e monitorar documentos eletrônicos. Estes sistemas facilitam a organização e o acesso a grandes volumes de documentos e registros, substituindo arquivos físicos tradicionais por formatos digitais mais acessíveis e seguros.

História e Evolução do DMS

Os sistemas de gestão documental começaram como simples repositórios de arquivos, mas evoluíram para plataformas complexas que oferecem funcionalidades como controle de versão, segurança avançada e integração com outras ferramentas empresariais. No Brasil, esse tipo de sistema é conhecido como GED.

Benefícios Primários do Uso de um DMS

A principal vantagem de utilizar um DMS está na transformação da gestão de documentos de um processo manual, propenso a erros e demorado, para um processo automatizado, seguro e eficiente.

1- Melhoria da Eficiência Operacional

Com um DMS, as organizações podem reduzir significativamente o tempo gasto na busca e recuperação de documentos. A centralização da informação permite que documentos e registros sejam acessados rapidamente por funcionários autorizados, independentemente de sua localização física.

2- Redução do Tempo de Busca por Documentos

Estudos indicam que funcionários gastam até 20% do seu tempo procurando documentos. Um DMS reduz esse tempo drasticamente, permitindo que mais tempo seja dedicado a tarefas produtivas.

3- Centralização de Informações 

Ao centralizar documentos, um DMS elimina redundâncias e garante que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um documento, evitando confusões e erros.

4- Segurança de Dados 

Com funções como backups automáticos e recuperação de desastres, os DMS garantem que os documentos importantes estejam sempre protegidos e disponíveis a todo momento.

5- Conformidade Regulatória 

Para empresas sujeitas a regulamentações estritas, um DMS ajuda a manter os documentos em conformidade com normas legais e padrões de LGPD, reduzindo o risco de penalidades. 

6- Acesso Remoto 

Em um mundo cada vez mais móvel, ter acesso aos documentos de qualquer lugar é fundamental. Um DMS possibilita o acesso remoto, garantindo que os funcionários possam trabalhar eficientemente de qualquer local.

7- Ferramentas de Colaboração 

Ferramentas integradas como comentários, revisões e aprovações em tempo real tornam a colaboração em documentos mais dinâmica e produtiva.

Como Escolher o DMS Certo? 

Ao escolher um DMS, considere fatores como facilidade de uso, integração com outras ferramentas, recursos de segurança, suporte técnico e custo-benefício.

A implementação de um sistema de gestão documental pode revolucionar a maneira como sua empresa gerencia informações. 

Ao escolher a solução certa, você garante não apenas uma melhoria na eficiência operacional, mas também um aumento significativo na segurança e na capacidade de colaboração.

O McFile é um DMS completo e eficiente, ideal para negócios e empresas que desejam garantir a organização e o fácil acesso a informações importantes.

Pronto para Transformar sua Gestão de Documentos?

Não perca a oportunidade de modernizar sua gestão de documentos. Com nossa solução DMS, você garante mais segurança, eficiência e capacidade de colaboração. Agende uma Demonstração Gratuita.

Para conhecer mais sobre o McFile e outros serviços oferecidos pela Destaque, como digitalização e guarda de documentos físicos, entre em contato conosco. A Destaque é especializada em soluções de gestão documental e possui as certificações ISO 9001, ISO 27001 e ISO 27018, assegurando a qualidade e a segurança dos seus processos.

Olá! Você sabia que agora é possível criar alertas para registros no McFile? Com esse sistema você não precisa mais ficar memorizando quando irá precisar tomar alguma ação relativa a um documento. Basta criar um alerta no próprio McFile e pronto! Você jamais irá perder um prazo novamente!

Criando um alerta

O processo de criar um alerta é bem simples: abra o registro que você quer receber o alerta, clique na opção “Mais…” no canto superior direito e selecione “Criar Alerta”.

Irá aparecer na página esta caixa onde você pode configurar seu alerta. Dê um nome para ele, defina uma data e horário e, se quiser, coloque também uma descrição mais detalhada pra te ajudar a lembrar o que você precisa fazer. Você também pode adicionar outros usuários ou até grupos sociais inteiros para receber esse alerta, ambos ao clicar em “Adicionar outros participantes”.

Depois de preencher os campos obrigatórios de Assunto e Data, você pode clicar na opção “+ Adicione um lembrete” para adicionar avisos periódicos acerca de seu alerta.

Esses avisos podem ser realizados uma única vez, repetidos em intervalos diários configuráveis, ou até em dias específicos da semana ou do mês. Você também pode definir os lembretes para ocorrem somente durante um intervalo de dias até a realização do alerta, e se deseja que somente você ou todos os participantes recebam o lembrete.

Por fim, clique na caixa em azul “Criar Alerta” para finalizar a criação.

É também nesse menu que você confere a lista dos alertas ativos para o registro que você está visualizando. Eles são separados em alertas ativos – os que ainda irão ocorrer, alertas criados por você e alertas expirados – os quais já foram realizados.

Quando chegar a hora definida, você receberá um e-mail com link para o registro e também uma notificação no novo calendário de alertas do McFile. Ele fica ao lado das notificações sociais e você pode usá-lo para conferir seus futuros alertas para todos os registros, além de ver quais alertas já expiraram. E é isso! Como falei no começo, não precisa mais se preocupar com prazos em seus documentos.

Se quiser dicas de quando usar os alertas, experimente criar alguns para: documentos que precisão de alterações no futuro, contratos que irão expirar, prazos para realizar atendimentos, ou apenas para registros que você quer lembrar de visitar.

Caso tenha alguma dúvida sobre os alertas, estamos disponíveis através do suporte por chat e também via e-mail, onde te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

Oi! O blog de hoje é sobre uma dica que pode lhe ser muito útil.

Você sabia que é possível configurar quais e-mails recebe do McFile? Indo das notificações sociais às áreas de sigilo, você pode ter total conhecimento sobre tudo que acontece em seu ambiente.  Vamos entender como funciona?

Configuração dos e-mails

Para ver quais e-mails você irá receber, basta acessar a opção “Minha conta” nos menus de usuário e então selecionar “Preferências de Email” no menu lateral.

O McFile envia e-mails nos seguintes casos:

• Quando há cadastro de um novo usuário ou alteração em algum já existente;
• Um novo usuário é adicionado em uma área de sigilo que você tem acesso;
• Houver pendências do módulo de arquivo, como solicitação de digitalização e entrada de documentos;
• Forem gerados relatórios de importação;
• Quando você receberia notificações do módulo social do McFile, como comentários em registros e grupos sociais;
• Houver pendências do módulo de bibliotecas, como empréstimos e devoluções.

Por padrão, o envio de e-mails para notificações sociais já vem desabilitado, mas você pode recebe-las caso deseje.

Escolher quais e-mails quer receber é simples, apenas marque ou desmarque as caixas de seleção ao lado dos tipos de e-mail e clique em “Salvar”. Você não é obrigado a receber nenhum e-mail, assim como pode ficar à vontade para marcar todas as caixas e receber avisos sobre diversas ações no sistema!

Ah! Lembrando que alguns tipos de e-mail são restritos para certos níveis de usuário. Apenas administradores são alertados sobre alterações e cadastros de usuários, por exemplo. Então, se alguma dessas opções não aparecer pra você, não precisa se preocupar.

Por fim, é importante saber que os e-mails não substituem as notificações internas da plataforma! Você continua recebendo elas e pode acessá-las clicando no ícone da bandeira, no menu superior, próximo do menu de usuário.

Se tiver ficado alguma dúvida sobre as preferências de e-mail, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!