17 maio

O Poder do Gerenciamento de Documentos: Por que um DMS é Essencial para sua Empresa?

sabrinasousa Uncategorized 0 Comments

Descubra como um DMS pode revolucionar a eficiência, segurança e colaboração na sua empresa. Saiba mais sobre os principais benefícios e como escolher a solução certa para suas necessidades.

Um DMS (sigla em inglês para Document Management Systems) se tornou essencial para empresas modernas que buscam eficiência e conformidade em suas operações. Esta ferramenta não só simplifica o gerenciamento de informações, mas também garante que os dados estejam seguros e acessíveis.

 

O que é um DMS (Document Management Systems)?

Um DMS é uma solução tecnológica destinada a armazenar, gerenciar e monitorar documentos eletrônicos. Estes sistemas facilitam a organização e o acesso a grandes volumes de documentos e registros, substituindo arquivos físicos tradicionais por formatos digitais mais acessíveis e seguros.

História e Evolução do DMS

Os sistemas de gestão documental começaram como simples repositórios de arquivos, mas evoluíram para plataformas complexas que oferecem funcionalidades como controle de versão, segurança avançada e integração com outras ferramentas empresariais. No Brasil, esse tipo de sistema é conhecido como GED.

 

Benefícios Primários do Uso de um DMS

A principal vantagem de utilizar um DMS está na transformação da gestão de documentos de um processo manual, propenso a erros e demorado, para um processo automatizado, seguro e eficiente.

1- Melhoria da Eficiência Operacional

Com um DMS, as organizações podem reduzir significativamente o tempo gasto na busca e recuperação de documentos. A centralização da informação permite que documentos e registros sejam acessados rapidamente por funcionários autorizados, independentemente de sua localização física.

2- Redução do Tempo de Busca por Documentos

Estudos indicam que funcionários gastam até 20% do seu tempo procurando documentos. Um DMS reduz esse tempo drasticamente, permitindo que mais tempo seja dedicado a tarefas produtivas.

3- Centralização de Informações 

Ao centralizar documentos, um DMS elimina redundâncias e garante que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um documento, evitando confusões e erros.

4- Segurança de Dados 

Com funções como backups automáticos e recuperação de desastres, os DMS garantem que os documentos importantes estejam sempre protegidos e disponíveis a todo momento.

5- Conformidade Regulatória 

Para empresas sujeitas a regulamentações estritas, um DMS ajuda a manter os documentos em conformidade com normas legais e padrões de LGPD, reduzindo o risco de penalidades. 

6- Acesso Remoto 

Em um mundo cada vez mais móvel, ter acesso aos documentos de qualquer lugar é fundamental. Um DMS possibilita o acesso remoto, garantindo que os funcionários possam trabalhar eficientemente de qualquer local.

7- Ferramentas de Colaboração 

Ferramentas integradas como comentários, revisões e aprovações em tempo real tornam a colaboração em documentos mais dinâmica e produtiva.

 

Como Escolher o DMS Certo? 

Ao escolher um DMS, considere fatores como facilidade de uso, integração com outras ferramentas, recursos de segurança, suporte técnico e custo-benefício.

A implementação de um sistema de gestão documental pode revolucionar a maneira como sua empresa gerencia informações. 

Ao escolher a solução certa, você garante não apenas uma melhoria na eficiência operacional, mas também um aumento significativo na segurança e na capacidade de colaboração.

O McFile é um DMS completo e eficiente, ideal para negócios e empresas que desejam garantir a organização e o fácil acesso a informações importantes.

 

Pronto para Transformar sua Gestão de Documentos?

Não perca a oportunidade de modernizar sua gestão de documentos. Com nossa solução DMS, você garante mais segurança, eficiência e capacidade de colaboração. Agende uma Demonstração Gratuita.

Para conhecer mais sobre o McFile e outros serviços oferecidos pela Destaque, como digitalização e guarda de documentos físicos, entre em contato conosco. A Destaque é especializada em soluções de gestão documental e possui as certificações ISO 9001, ISO 27001 e ISO 27018, assegurando a qualidade e a segurança dos seus processos.

 

14 fev

Sistema de alertas

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Olá! Você sabia que agora é possível criar alertas para registros no McFile? Com esse sistema você não precisa mais ficar memorizando quando irá precisar tomar alguma ação relativa a um documento. Basta criar um alerta no próprio McFile e pronto! Você jamais irá perder um prazo novamente!

 

Criando um alerta

O processo de criar um alerta é bem simples: abra o registro que você quer receber o alerta, clique na opção “Mais…” no canto superior direito e selecione “Criar Alerta”.

Irá aparecer na página esta caixa onde você pode configurar seu alerta. Dê um nome para ele, defina uma data e horário e, se quiser, coloque também uma descrição mais detalhada pra te ajudar a lembrar o que você precisa fazer. Você também pode adicionar outros usuários ou até grupos sociais inteiros para receber esse alerta, ambos ao clicar em “Adicionar outros participantes”.

Depois de preencher os campos obrigatórios de Assunto e Data, você pode clicar na opção “+ Adicione um lembrete” para adicionar avisos periódicos acerca de seu alerta.

Esses avisos podem ser realizados uma única vez, repetidos em intervalos diários configuráveis, ou até em dias específicos da semana ou do mês. Você também pode definir os lembretes para ocorrem somente durante um intervalo de dias até a realização do alerta, e se deseja que somente você ou todos os participantes recebam o lembrete.

Por fim, clique na caixa em azul “Criar Alerta” para finalizar a criação.

É também nesse menu que você confere a lista dos alertas ativos para o registro que você está visualizando. Eles são separados em alertas ativos – os que ainda irão ocorrer, alertas criados por você e alertas expirados – os quais já foram realizados.

Quando chegar a hora definida, você receberá um e-mail com link para o registro e também uma notificação no novo calendário de alertas do McFile. Ele fica ao lado das notificações sociais e você pode usá-lo para conferir seus futuros alertas para todos os registros, além de ver quais alertas já expiraram. E é isso! Como falei no começo, não precisa mais se preocupar com prazos em seus documentos.

 

Se quiser dicas de quando usar os alertas, experimente criar alguns para: documentos que precisão de alterações no futuro, contratos que irão expirar, prazos para realizar atendimentos, ou apenas para registros que você quer lembrar de visitar.

Caso tenha alguma dúvida sobre os alertas, estamos disponíveis através do suporte por chat e também via e-mail, onde te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

18 jan

Preferências de e-mail

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Oi! O blog de hoje é sobre uma dica que pode lhe ser muito útil.

Você sabia que é possível configurar quais e-mails recebe do McFile? Indo das notificações sociais às áreas de sigilo, você pode ter total conhecimento sobre tudo que acontece em seu ambiente.  Vamos entender como funciona?

 

Configuração dos e-mails

Para ver quais e-mails você irá receber, basta acessar a opção “Minha conta” nos menus de usuário e então selecionar “Preferências de Email” no menu lateral.

Acessar Minha conta

 

O McFile envia e-mails nos seguintes casos:

  • Quando há cadastro de um novo usuário ou alteração em algum já existente;
  • Um novo usuário é adicionado em uma área de sigilo que você tem acesso;
  • Houver pendências do módulo de arquivo, como solicitação de digitalização e entrada de documentos;
  • Forem gerados relatórios de importação;
  • Quando você receberia notificações do módulo social do McFile, como comentários em registros e grupos sociais;
  • Houver pendências do módulo de bibliotecas, como empréstimos e devoluções.

Por padrão, o envio de e-mails para notificações sociais já vem desabilitado, mas você pode recebe-las caso deseje.

Escolher quais e-mails quer receber é simples, apenas marque ou desmarque as caixas de seleção ao lado dos tipos de e-mail e clique em “Salvar”. Você não é obrigado a receber nenhum e-mail, assim como pode ficar à vontade para marcar todas as caixas e receber avisos sobre diversas ações no sistema!

Ah! Lembrando que alguns tipos de e-mail são restritos para certos níveis de usuário. Apenas administradores são alertados sobre alterações e cadastros de usuários, por exemplo. Então, se alguma dessas opções não aparecer pra você, não precisa se preocupar.

Por fim, é importante saber que os e-mails não substituem as notificações internas da plataforma! Você continua recebendo elas e pode acessá-las clicando no ícone da bandeira, no menu superior, próximo do menu de usuário.

Se tiver ficado alguma dúvida sobre as preferências de e-mail, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

22 dez

Bloqueio de Arquivos e Registros

arthurcaccavo Uncategorized Tags:, 0 Comments

Olá, hoje temos mais uma novidade fresquinha do nosso time de desenvolvimento!

Para segurança dos seus processos é muito importante que alguns arquivos e registros disponíveis não possam ser alterados. Para isso oferecemos diversas ferramentas, como áreas de sigilo, perfil de acesso, privilégios de usuário…

Porém ás vezes uma informação tem que estar acessível a todos os colaboradores, mas sem a possibilidade que seja alterada, e sem ter que se alterar diversas permissões ou configurações de áreas de sigilo. Esse geralmente é o caso de Instruções de Trabalho, tabela de horários, documentações de normas e tenho certeza que você poderia citar diversos outros.

Para isso o McFile oferece a ferramenta de Bloqueio de Arquivos e Registros, prática, útil e eficiente.

Bloqueio de Arquivo

Você pode selecionar, em um arquivo, o menu ⋮ (três pontinhos) > Bloqueio e terá as seguintes opções:

Ao selecionar uma dessas opções os usuários estarão impedidos de:

  • Bloqueio para edição – Editar, Excluir, Mover, Renomear;
  • Bloqueio para cópia – Download, Compartilhar, Imprimir, Gerar PDF, Clonar;
  • Bloqueio para edição e cópia – Todas as opções anteriores.

Importante notar que:

  • Quem bloqueou o arquivo continuará podendo executar as ações bloqueadas e poderá desbloqueá-lo. Gestores e administradores também poderão desbloqueá-lo.
  • Só poderá bloquear o arquivo quem for seu criador, gestores ou administradores.

Bloqueio de Registro

Para registro encontramos apenas uma opção no menu “Mais …”

Uma vez aplicada não será mais possível:

  • Fazer upload, deletar ou alterar arquivos;
  • Editar quaisquer campos, incluindo área de sigilo ou função;
  • Associar registro de assunto e empresa bloqueados a novos documentos.

Lembrando que ao selecionar a opção para Assunto e Empresa você verá uma mensagem perguntando se deseja bloquear todos os registros associados e você pode decidir tomar essa ação ou não.

Por hoje é só! Até a próxima!

29 set

Criar QRCode no McFile

admin Uncategorized 0 Comments

Olá! Você já usou a funcionalidade de geração de QR Code para compartilhamento de pastas no McFile?

O QR Code pode ser usado como um link físico prático e rápido, pois funciona como um código de barras, que pode ser escaneado pela maioria dos aparelhos celulares com câmera.

Ao invés de incluir diversos documentos e anexos extensos à petições, que tal incluir um QR Code? Essa prática vem ganhando popularidade no meio jurídico nos últimos anos por conta da redução de custos para os escritórios e agilização dos processos para os juízes. Com a tecnologia, é possível até incluir vídeos relevantes para o juiz poder analisar sem a necessidade de inspeções pessoais, ou então depoimentos pessoais, reduzindo a necessidade de que indivíduos se dirijam a cartórios locais para fazer declarações.

E não acaba aí! Aqui vão algumas outras ideias de como o uso de QR Code pode melhorar o dia a dia da sua empresa:

  • Ele pode ser impresso e colado à caixas de documentos físicos que estejam digitalizados no McFile, provendo uma identificação rápida daqueles documentos;
  • Ele pode levar o novo funcionário para um vídeo de apresentação institucional armazenado no McFile.

E é bem simples de criar! Basta ir para a pasta ou documento que você deseja disponibilizar. Clicando em “Compartilhar“, seguido por “Criar QR Code de link” e então “Download“, você gera um arquivo png com o seu QR Code para ser usado onde for preciso!

Compartilhar por QR Code

qr code

 

Gostou da dica? Qualquer dúvida estamos disponíveis através do chat e e-mail.

Até a próxima!

Equipe McFile

25 ago

Aplicativo McFile

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Você já conhece o aplicativo mobile do McFile? Disponível para dispositivos Android e iOS, ele é a nossa solução para usuários que desejam um acesso rápido e eficiente às funções do McFile.

De pesquisa a upload de documentos, do compartilhamento ao acesso offline, o app traz uma gama de funcionalidades para desfruto do usuário. Vamos ver como ele funciona?

 

App - Tela inicial

A primeira tela do sistema apresenta uma lista com todos os registros que o usuário tem acesso, separados por categorias. Aqui, é possível pesquisar registros utilizando a lupa no canto superior direito. O ícone a esquerda da lupa é uma nova funcionalidade do aplicativo: pesquisa por código de barras. Clicar nele abre a tela para escanear um código de barras que fora gerado pelo McFile, levando o usuário direto ao registro daquele código.

Por fim, clicar em um tipo documental leva o usuário para a tela com todos os registros daquele tipo, enquanto clicar na barra amarela na parte superior permite alterar a área de sigilo que está sendo visualizada.

 

App - Tela de documentos

Agora, na lista com os registros, o usuário pode clicar em um deles para ver os dados e arquivos cadastrados, além de adicionar novos arquivos, assim como no McFile convencional. Para comodidade, cada documento tem um botão de compartilhamento que pode ser usado para gerar links direto para aquele registro ou arquivo. É possível também baixar arquivos, permitindo que estes sejam acessados no dispositivo, mesmo sem internet. Os arquivos assim disponíveis podem ser encontrados clicando no ícone de “pasta”, na parte inferior da primeira tela do sistema.

 

App - Tela de upload

De volta à tela inicial, caso o usuário queira rapidamente fazer upload de um arquivo de seu dispositivo para o McFile, basta clicar no símbolo “+” no canto inferior direito. O usuário pode, então, carregar uma imagem ou arquivo para colocar no sistema, ou até mesmo tirar uma foto do que quiser salvar,  precisando apenas definir em que registro colocar os arquivos carregados.

Ah! Cabe dizer que usuário também pode enviar arquivos para o sistema sem precisar abrir o aplicativo antes! Basta utilizar a função do próprio dispositivo móvel de compartilhar arquivos e selecionar o McFile como destino.

 

App - Tela de notificações

Já o ícone de “sino” abre a tela de alertas que o usuário recebeu. Aqui se encontram tanto as notificações enviadas para o usuário quanto a situação de tarefas e serviços que o usuário tem para realizar.

 

App - Tela com serviços

No mais, toda a parte de solicitação de serviços disponível no McFile Web também está presente no app. O usuário pode solicitar serviços de digitalização, retirada e empréstimo de documentos.

 

E não é só isso! O aplicativo está em constante evolução, recebendo melhorias e funcionalidades, tanto que, recentemente, disponibilizamos a pesquisa por voz e a solicitação de empréstimos de livros, por exemplo. Por isso recomendo que você fique sempre de olho aqui no blog pra conhecer em primeira mão as novidades sobre o aplicativo e o McFile como um todo. Se tiver ficado alguma dúvida sobre o aplicativo, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

18 ago

Assinatura Digital e Metadados

admin McFile Tags:, , 0 Comments

Olá! Você está interessado em ter documentos digitalizados com a mesma validade legal que documentos físicos? Sabia que o McFile disponibiliza a opção de digitalização documental em conformidade com a regulamentação definida no decreto nº 10.278, e ainda vai além, garantindo que seus documentos ainda sejam válidos mesmo após a expiração do certificado?

Primeiramente, o que é o decreto nº 10.278? Ele foi criado em 2020, e determina que para que um documento digital possa ter a mesma validade legal que a sua cópia física, ele precisa seguir alguns parâmetros:

  • Estar no formato PDF/A
  • Conter uma assinatura digital
  • Possuir os metadados mínimos exigidos e um hash único

A digitalização feita por esse método é necessária para o descarte seguro dos documentos físicos importantes mas que não possuam valor histórico.

Quer saber como ativar essa funcionalidade no nosso sistema? Primeiro você vai precisar de um certificado ICP-Brasil, emitido por uma autoridade certificada. Só é necessário um certificado para todos os usuários da sua empresa!

Quando possuir o certificado, se dirija a área de administração do sistema McFile, que se encontra no campo superior direito do site:

Area de administracao no menu McFile

Na tela inicial da área de administração, desça a página até encontrar a seção de configuração de assinatura digital:Caixa de gerencia de assinatura no McFileSelecione seu certificado e preencha os dados. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Dados preenchidos da assinatura

Agora o certificado está configurado para todos os usuários da sua empresa. Para incluir a assinatura, garanta que a caixa “Inserir assinatura digital” esteja preenchida na hora de abrir uma nova pasta de digitalização, como na imagem a seguir:

Página da criacao de pasta de digitalizacao com a caixa de incluir assinatura digital preenchida

Com a caixa selecionada, todo PDF inserido nessa pasta será convertido para PDF/A e estará nos conformes do decreto nº 10.278. Para conferir se está tudo certo, você pode abrir o arquivo com a ferramenta Adobe Acrobat Reader e inspecionar a assinatura digital:

Detalhes da assinatura digital no Acrobat Reader

 

Além dos metadados requisitados pelo decreto, o McFile também inclui duas funcionalidades extras:

  • A tecnologia LTV (Long Term Validation), que guarda o estado de validade do certificado no momento em que a assinatura é feita. Dessa forma, mesmo que o documento fique guardado por vários anos e seu certificado esteja expirado, ele continuará sendo válido.
  • Um carimbo de tempo para mostrar a data e horário exatos em que a assinatura foi incluída no documento.

Legal, né? Ficou alguma dúvida? Pode entrar em contato com o nosso time através do email suporte@mcfile.com, estaremos felizes em ajudar! Até a próxima!

27 jul

Checklist de Cadastro

arthurcaccavo Artigos, McFile, novidades 0 Comments

Olá novamente, viemos hoje trazer mais novidades fresquinhas do nosso time de desenvolvimento!

Sabe como é chato desenhar um processo lindo e organizado para ele ser sempre feito pela metade? Como é difícil ter que entregar aquele contrato só para descobrir que tem que ir atrás do documento que ficou faltando? Aquele momento que você precisa de uma informação e esqueceram de preencher?

Seus problemas acabaram!

Agora o McFile conta com a função de Checklist de Cadastro, assim você pode garantir que a criação do registro só se dá após todos os passos serem completados e uma aprovação tenha sido emitida, garantindo que todo o processo está perfeito. Que maravilha!

Essa função é muito útil para os processos de RH como admissão de novos funcionários, demissão… Mas não se restringindo a essa área, outras atividades que podem se aproveitar da novidade são a criação de um novo projeto ou a entrada de um novo contrato.

Tudo ótimo, mas como ele funciona?

Bom, primeiro vamos no menu e selecionamos a opção de criação de assunto.

foto mostrando as opções do menu

Na tela que abre temos o menu Elementos Essenciais, muito parecidos com os campos na tela normal de assunto, mas com algumas inteligências a mais. A principal delas é o campo “Tipo de Checklist”, que servirá para definir os dados e documentos que precisarão ser inseridos.

menu de elemento essenciais

Um exemplo seria a ficha de admissão de um funcionário, selecionamos o tipo de assunto, colaborador, e os checklists de admissão e segurança do trabalho. Então, preenchemos todos os campos obrigatórios, inclusive qualquer novo que surgir depois de escolher o tipo de assunto. Na tela seguinte, a tela do fluxo, selecionamos a próxima etapa do processo: Upload de Arquivos.

tela de fluxo

Essa é a grande novidade! Nessa tela temos os documentos pertencentes ao checklist escolhidos no passo inicial (que podemos ver na coluna Tipo). Em cada uma das linhas um documento deverá ser inserido para que se possa avançar ao próximo passo.

tela para upload de documentos

Agora, a próxima etapa do processo: Aprovação de registros. Será necessário que um responsável pelo fluxo (geralmente um usuário com o cargo de gestor da informação) aprove ou rejeite o processo. Em caso de rejeição é obrigatório que o mesmo informe um motivo, esta será informada na tela de upload de documentos para que o operador possa realizar a correção.

aba de comentário

Uma vez com tudo certo o fluxo é finalizado e o assunto é criado. Parabéns! Você criou um registro completo e validado, que maravilha!

mensagem de sucesso

E aí o que achou da novidade? Muito útil, né? Nunca mais dor de cabeça com a falta de documentos. Aqui na McFile é assim, sempre o melhor para você! Se essa ferramenta será um benefício a sua equipe contate-nos perguntando como implementá-la, nossa equipe está sempre disposta para atende-lhes!

13 jul

Pesquisa McFile – Filtros

Lucca McFile 0 Comments

Opa e ai! A dica de hoje é sobre a pesquisa do McFile. Você pode ter um controle fino dos resultados da pesquisa usando filtros – e nós temos vários tipos diferentes de filtros para te ajudar a achar o registro certo!

Por Arquivos

Você pode realizar sua busca pelos campos do registro ou, até mesmo, pelo conteúdo dos arquivos anexados ao registro.

Nossos poderosos algoritmos indexam o texto dos seus arquivos* para que você possa acha-los num piscar de olhos!

Você também pode escolher filtrar apenas pelo nome do arquivo, basta selecionar a opção “Não pesquisar em conteúdo de arquivos”

* Importante dizer que apenas arquivos do pacote Office, EML (e-mails), RTF, PDFs (com OCR) e TXTs são compatíveis com a busca por conteúdo em arquivo

Por Módulo

Logo na página de pesquisa você pode filtrar sua busca dentre os diferentes módulos do McFile direto pela barra lateral ou também usando o botão de filtragem por módulo logo abaixo da caixa de busca.

Por Autor do Cadastro

Você também pode filtrar por registros cadastrados por pessoas ou grupos específicos.

Por Data

Nosso filtro por data foi turbinado e agora você pode escolher de qual data estamos falando: “Data de cadastro” ou “Última alteração” de um registro ou até pelo campo “Data” que está no registro.

Você pode escolher um dos períodos pré-definidos ou inserir seu próprio Intervalo Personalizado

Com todos esses filtros vai ficar fácil e rápido achar o que procura na pesquisa do McFile! Alguma dúvida? Fala com a gente pelo chat ou manda um email para suporte@mcfile.com

16 jun

Herança de área de sigilo

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Oi! A postagem de hoje é uma dica de uso do McFile.

A separação de documentos em diferentes áreas de sigilo é uma das características mais importantes do McFile. É possível utilizar as áreas de sigilo para agrupar seus documentos de forma que apenas usuários selecionados tenham acesso a um dado grupo.

E é baseado nisso que eu lhe apresento a ideia de herança de área: ao alterar a área de sigilo de um registro, você pode atualizar de forma conjunta a área de todos os documentos associados a ele!

 

Imagina só: Você tem um projeto grande registrado no McFile. Diversos departamentos da sua empresa utilizam ele diariamente então, pra que todos os usuários tenham acesso, a área de sigilo dele (e dos documentos que compõem esse projeto!) é pública. Agora, esse projeto foi finalizado e você quer transferir ele para uma área onde somente seu time de arquivistas tenha acesso. Não faz sentido transferir o projeto e deixar os arquivos dele públicos, certo? É aí que entra a herança!

 

Esse processo de alteração geral da área de sigilo é bem simples. Basta ir em um registro que tenha documentos ou outros registros associados a ele (ou seja, Empresa e Assunto), alterar a área de sigilo desse registro e salvar. Irá aparecer na tela uma mensagem perguntando qual ação você quer realizar: alterar todos os registros relacionados ou só o principal.

 

E é isso! Com poucos cliques você pode gerenciar todo um conjunto de registros sem se preocupar com ter deixado algum deles passar despercebido.

Se tiver alguma dúvida sobre a funcionalidade, não deixe de usar o sistema de suporte para entrar em contato conosco.

Até a próxima!