Autor: Gabriel Morgado

Olá! Você sabia que agora é possível criar alertas para registros no McFile? Com esse sistema você não precisa mais ficar memorizando quando irá precisar tomar alguma ação relativa a um documento. Basta criar um alerta no próprio McFile e pronto! Você jamais irá perder um prazo novamente!

Criando um alerta

O processo de criar um alerta é bem simples: abra o registro que você quer receber o alerta, clique na opção “Mais…” no canto superior direito e selecione “Criar Alerta”.

Irá aparecer na página esta caixa onde você pode configurar seu alerta. Dê um nome para ele, defina uma data e horário e, se quiser, coloque também uma descrição mais detalhada pra te ajudar a lembrar o que você precisa fazer. Você também pode adicionar outros usuários ou até grupos sociais inteiros para receber esse alerta, ambos ao clicar em “Adicionar outros participantes”.

Depois de preencher os campos obrigatórios de Assunto e Data, você pode clicar na opção “+ Adicione um lembrete” para adicionar avisos periódicos acerca de seu alerta.

Esses avisos podem ser realizados uma única vez, repetidos em intervalos diários configuráveis, ou até em dias específicos da semana ou do mês. Você também pode definir os lembretes para ocorrem somente durante um intervalo de dias até a realização do alerta, e se deseja que somente você ou todos os participantes recebam o lembrete.

Por fim, clique na caixa em azul “Criar Alerta” para finalizar a criação.

É também nesse menu que você confere a lista dos alertas ativos para o registro que você está visualizando. Eles são separados em alertas ativos – os que ainda irão ocorrer, alertas criados por você e alertas expirados – os quais já foram realizados.

Quando chegar a hora definida, você receberá um e-mail com link para o registro e também uma notificação no novo calendário de alertas do McFile. Ele fica ao lado das notificações sociais e você pode usá-lo para conferir seus futuros alertas para todos os registros, além de ver quais alertas já expiraram. E é isso! Como falei no começo, não precisa mais se preocupar com prazos em seus documentos.

Se quiser dicas de quando usar os alertas, experimente criar alguns para: documentos que precisão de alterações no futuro, contratos que irão expirar, prazos para realizar atendimentos, ou apenas para registros que você quer lembrar de visitar.

Caso tenha alguma dúvida sobre os alertas, estamos disponíveis através do suporte por chat e também via e-mail, onde te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

Oi! O blog de hoje é sobre uma dica que pode lhe ser muito útil.

Você sabia que é possível configurar quais e-mails recebe do McFile? Indo das notificações sociais às áreas de sigilo, você pode ter total conhecimento sobre tudo que acontece em seu ambiente.  Vamos entender como funciona?

Configuração dos e-mails

Para ver quais e-mails você irá receber, basta acessar a opção “Minha conta” nos menus de usuário e então selecionar “Preferências de Email” no menu lateral.

O McFile envia e-mails nos seguintes casos:

• Quando há cadastro de um novo usuário ou alteração em algum já existente;
• Um novo usuário é adicionado em uma área de sigilo que você tem acesso;
• Houver pendências do módulo de arquivo, como solicitação de digitalização e entrada de documentos;
• Forem gerados relatórios de importação;
• Quando você receberia notificações do módulo social do McFile, como comentários em registros e grupos sociais;
• Houver pendências do módulo de bibliotecas, como empréstimos e devoluções.

Por padrão, o envio de e-mails para notificações sociais já vem desabilitado, mas você pode recebe-las caso deseje.

Escolher quais e-mails quer receber é simples, apenas marque ou desmarque as caixas de seleção ao lado dos tipos de e-mail e clique em “Salvar”. Você não é obrigado a receber nenhum e-mail, assim como pode ficar à vontade para marcar todas as caixas e receber avisos sobre diversas ações no sistema!

Ah! Lembrando que alguns tipos de e-mail são restritos para certos níveis de usuário. Apenas administradores são alertados sobre alterações e cadastros de usuários, por exemplo. Então, se alguma dessas opções não aparecer pra você, não precisa se preocupar.

Por fim, é importante saber que os e-mails não substituem as notificações internas da plataforma! Você continua recebendo elas e pode acessá-las clicando no ícone da bandeira, no menu superior, próximo do menu de usuário.

Se tiver ficado alguma dúvida sobre as preferências de e-mail, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

Você já conhece o aplicativo mobile do McFile? Disponível para dispositivos Android e iOS, ele é a nossa solução para usuários que desejam um acesso rápido e eficiente às funções do McFile.

De pesquisa a upload de documentos, do compartilhamento ao acesso offline, o app traz uma gama de funcionalidades para desfruto do usuário. Vamos ver como ele funciona?

A primeira tela do sistema apresenta uma lista com todos os registros que o usuário tem acesso, separados por categorias. Aqui, é possível pesquisar registros utilizando a lupa no canto superior direito. O ícone a esquerda da lupa é uma nova funcionalidade do aplicativo: pesquisa por código de barras. Clicar nele abre a tela para escanear um código de barras que fora gerado pelo McFile, levando o usuário direto ao registro daquele código.

Por fim, clicar em um tipo documental leva o usuário para a tela com todos os registros daquele tipo, enquanto clicar na barra amarela na parte superior permite alterar a área de sigilo que está sendo visualizada.

Agora, na lista com os registros, o usuário pode clicar em um deles para ver os dados e arquivos cadastrados, além de adicionar novos arquivos, assim como no McFile convencional. Para comodidade, cada documento tem um botão de compartilhamento que pode ser usado para gerar links direto para aquele registro ou arquivo. É possível também baixar arquivos, permitindo que estes sejam acessados no dispositivo, mesmo sem internet. Os arquivos assim disponíveis podem ser encontrados clicando no ícone de “pasta”, na parte inferior da primeira tela do sistema.

De volta à tela inicial, caso o usuário queira rapidamente fazer upload de um arquivo de seu dispositivo para o McFile, basta clicar no símbolo “+” no canto inferior direito. O usuário pode, então, carregar uma imagem ou arquivo para colocar no sistema, ou até mesmo tirar uma foto do que quiser salvar,  precisando apenas definir em que registro colocar os arquivos carregados.

Ah! Cabe dizer que usuário também pode enviar arquivos para o sistema sem precisar abrir o aplicativo antes! Basta utilizar a função do próprio dispositivo móvel de compartilhar arquivos e selecionar o McFile como destino.

Já o ícone de “sino” abre a tela de alertas que o usuário recebeu. Aqui se encontram tanto as notificações enviadas para o usuário quanto a situação de tarefas e serviços que o usuário tem para realizar.

No mais, toda a parte de solicitação de serviços disponível no McFile Web também está presente no app. O usuário pode solicitar serviços de digitalização, retirada e empréstimo de documentos.

E não é só isso! O aplicativo está em constante evolução, recebendo melhorias e funcionalidades, tanto que, recentemente, disponibilizamos a pesquisa por voz e a solicitação de empréstimos de livros, por exemplo. Por isso recomendo que você fique sempre de olho aqui no blog pra conhecer em primeira mão as novidades sobre o aplicativo e o McFile como um todo. Se tiver ficado alguma dúvida sobre o aplicativo, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

Oi! A postagem de hoje é uma dica de uso do McFile.

A separação de documentos em diferentes áreas de sigilo é uma das características mais importantes do McFile. É possível utilizar as áreas de sigilo para agrupar seus documentos de forma que apenas usuários selecionados tenham acesso a um dado grupo.

E é baseado nisso que eu lhe apresento a ideia de herança de área: ao alterar a área de sigilo de um registro, você pode atualizar de forma conjunta a área de todos os documentos associados a ele!

Imagina só: Você tem um projeto grande registrado no McFile. Diversos departamentos da sua empresa utilizam ele diariamente então, pra que todos os usuários tenham acesso, a área de sigilo dele (e dos documentos que compõem esse projeto!) é pública. Agora, esse projeto foi finalizado e você quer transferir ele para uma área onde somente seu time de arquivistas tenha acesso. Não faz sentido transferir o projeto e deixar os arquivos dele públicos, certo? É aí que entra a herança!

Esse processo de alteração geral da área de sigilo é bem simples. Basta ir em um registro que tenha documentos ou outros registros associados a ele (ou seja, Empresa e Assunto), alterar a área de sigilo desse registro e salvar. Irá aparecer na tela uma mensagem perguntando qual ação você quer realizar: alterar todos os registros relacionados ou só o principal.

E é isso! Com poucos cliques você pode gerenciar todo um conjunto de registros sem se preocupar com ter deixado algum deles passar despercebido.

Se tiver alguma dúvida sobre a funcionalidade, não deixe de usar o sistema de suporte para entrar em contato conosco.

Até a próxima!

Olá! É hora de mais uma atualização do McFile!

Você já sabe que a nossa equipe está sempre trabalhando para aprimorar a plataforma, e é por isso que eu venho te contar que o McFile agora conta com um novo e mais robusto chat de suporte! Através dele é possível não só sanar suas dúvidas sobre questões mais comuns da plataforma como também entrar em contato direto com nossa equipe de suporte. Vamos ver como funciona?

Você pode acessar o chat clicando neste ícone, localizado no canto inferior direito da tela:

Na aba “Perguntar” você pode entrar em contato com a nossa equipe de suporte para lidarmos diretamente com sua situação. É possível nos mandar suas solicitações por e-mail ou falar conosco via chat. Ah! Aqui você também pode ler chats antigos, te dando um jeito fácil de rever suas dúvidas e respostas anteriores.

Já na aba “Respostas” você tem acesso a nossa página de suporte, recheada com diversas respostas para as dúvidas mais comuns de uso do McFile. Basta usar a barra de pesquisa na parte inferior do chat para procurar um artigo com a solução para o seu problema. Se não encontrar, basta falar conosco pela aba “Perguntar”.

Curtiu as mudanças? Se ficou com alguma dúvida, experimente usar o novo chat para entrar em contato conosco! Estamos sempre dispostos a ajudar. Até a próxima!

Olá! Temos uma novidade no McFile!

Agora é possível realizar o download em lote — inclusive nos agrupadores — dos seus arquivos no sistema! Para isso, basta utilizar o botão “Baixar todos” em uma aba de Documentos.

Também é possível baixar apenas alguns arquivos específicos. Basta selecionar os arquivos desejados através das caixas à esquerda e clicar no botão de download — que agora mudou para “Baixar selecionados“.

O download em lote está disponível na tela Documento e nas telas de Assunto e Empresa. Desta forma, você pode baixar todos os arquivos disponíveis em um agrupador de uma só vez!

Gerenciar seus arquivos com o McFile se tornou ainda mais fácil. Se tiver alguma dúvida, não deixe de entrar em contato conosco. Estamos disponíveis para sanar qualquer incerteza. Um forte abraço e até a próxima!

Equipe McFile.