Mês: junho 2023

Oi! A postagem de hoje é uma dica de uso do McFile.

A separação de documentos em diferentes áreas de sigilo é uma das características mais importantes do McFile. É possível utilizar as áreas de sigilo para agrupar seus documentos de forma que apenas usuários selecionados tenham acesso a um dado grupo.

E é baseado nisso que eu lhe apresento a ideia de herança de área: ao alterar a área de sigilo de um registro, você pode atualizar de forma conjunta a área de todos os documentos associados a ele!

Imagina só: Você tem um projeto grande registrado no McFile. Diversos departamentos da sua empresa utilizam ele diariamente então, pra que todos os usuários tenham acesso, a área de sigilo dele (e dos documentos que compõem esse projeto!) é pública. Agora, esse projeto foi finalizado e você quer transferir ele para uma área onde somente seu time de arquivistas tenha acesso. Não faz sentido transferir o projeto e deixar os arquivos dele públicos, certo? É aí que entra a herança!

Esse processo de alteração geral da área de sigilo é bem simples. Basta ir em um registro que tenha documentos ou outros registros associados a ele (ou seja, Empresa e Assunto), alterar a área de sigilo desse registro e salvar. Irá aparecer na tela uma mensagem perguntando qual ação você quer realizar: alterar todos os registros relacionados ou só o principal.

E é isso! Com poucos cliques você pode gerenciar todo um conjunto de registros sem se preocupar com ter deixado algum deles passar despercebido.

Se tiver alguma dúvida sobre a funcionalidade, não deixe de usar o sistema de suporte para entrar em contato conosco.

Até a próxima!

Olá, hoje é dia de #TBT, vamos falar um pouco de uma ferramenta que está com a gente a bastante tempo 🙂

A importação de planilhas é um poderosa ferramenta do McFile, será que você conhece todas as suas possibilidades?

Bom, primeiro, como a gente chega lá?

Primeiro, Navegando para a tela de Admin ⛵

Uma vez aqui selecionamos a opção rotinas☝️, pronto! Achou que ia demorar mais, né?

Aqui podemos ter diversas opções: criações em lote, organizações, fechamentos, upload… Porém hoje os nossos protagonistas são as “Rotina de importação”, que podem ser várias mas compartilham algumas características em comum, que vamos te explicar agora 👨‍🏫

Bom, como pode observar uma rotina de importação sempre tem uma categoria de registro atrelada. As importações listadas serão movidas para lá seja Assunto, Caixa, Clientes, com listado acima ou outras opções possíveis. Cada uma dessas opções conta com uma planilha padrão que você pode encontrar clicando na opção desejada, e clicando na opção “Planilha Padrão”, como mostra a figura abaixo:

Obs: Algumas telas de importação podem apresentar o campo “Área”, preencha a área para qual deseja realizar a importação nesse casos.

Importante! Toda planilha padrão conta com duas abas: uma chamada “Dados”, onde os dados devem ser preenchidos, e uma chamada “Instruções de Preenchimento”, onde estão as explicações dos campos contido e instruções de preenchimento, sempre leia as instruções para saber quais os campos obrigatório e como preencher corretamente a planilha. Importante2! Rotinas de importação funcionam somente com as planilhas originais encontradas em suas respectivas páginas! Não tente importar uma outra planilha qualquer, a importação vai falhar e não será realizada. Caso necessário, transfira seus dados para a planilha provida.

Pronto! Agora você já sabe tudo que precisa para realizar as suas importações! Alguns comentário finais:

• Importações são agendadas e podem demorar algum tempo. Caso a informação que importou ainda não esteja presente no sistema, por favor aguarde, talvez ela ainda esteja sendo processada.
• Não é possível parar importações! Então verifique sempre muito bem os dados antes de enviar a planilha a ser importada!
• O usuário de cadastro dos registros criados no sistema é sempre aquele que iniciou a importação da planilha. Assim sempre é possível verificar e auditar as importações realizadas.
• mais alguma coisa?

Duvidas ou sugestões? entre em contato com a gente em suporte@mcfile.com! Até a próxima 🙂