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17 maio

O Poder do Gerenciamento de Documentos: Por que um DMS é Essencial para sua Empresa?

sabrinasousa Uncategorized 0 Comments

Descubra como um DMS pode revolucionar a eficiência, segurança e colaboração na sua empresa. Saiba mais sobre os principais benefícios e como escolher a solução certa para suas necessidades.

Um DMS (sigla em inglês para Document Management Systems) se tornou essencial para empresas modernas que buscam eficiência e conformidade em suas operações. Esta ferramenta não só simplifica o gerenciamento de informações, mas também garante que os dados estejam seguros e acessíveis.

 

O que é um DMS (Document Management Systems)?

Um DMS é uma solução tecnológica destinada a armazenar, gerenciar e monitorar documentos eletrônicos. Estes sistemas facilitam a organização e o acesso a grandes volumes de documentos e registros, substituindo arquivos físicos tradicionais por formatos digitais mais acessíveis e seguros.

História e Evolução do DMS

Os sistemas de gestão documental começaram como simples repositórios de arquivos, mas evoluíram para plataformas complexas que oferecem funcionalidades como controle de versão, segurança avançada e integração com outras ferramentas empresariais. No Brasil, esse tipo de sistema é conhecido como GED.

 

Benefícios Primários do Uso de um DMS

A principal vantagem de utilizar um DMS está na transformação da gestão de documentos de um processo manual, propenso a erros e demorado, para um processo automatizado, seguro e eficiente.

1- Melhoria da Eficiência Operacional

Com um DMS, as organizações podem reduzir significativamente o tempo gasto na busca e recuperação de documentos. A centralização da informação permite que documentos e registros sejam acessados rapidamente por funcionários autorizados, independentemente de sua localização física.

2- Redução do Tempo de Busca por Documentos

Estudos indicam que funcionários gastam até 20% do seu tempo procurando documentos. Um DMS reduz esse tempo drasticamente, permitindo que mais tempo seja dedicado a tarefas produtivas.

3- Centralização de Informações 

Ao centralizar documentos, um DMS elimina redundâncias e garante que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um documento, evitando confusões e erros.

4- Segurança de Dados 

Com funções como backups automáticos e recuperação de desastres, os DMS garantem que os documentos importantes estejam sempre protegidos e disponíveis a todo momento.

5- Conformidade Regulatória 

Para empresas sujeitas a regulamentações estritas, um DMS ajuda a manter os documentos em conformidade com normas legais e padrões de LGPD, reduzindo o risco de penalidades. 

6- Acesso Remoto 

Em um mundo cada vez mais móvel, ter acesso aos documentos de qualquer lugar é fundamental. Um DMS possibilita o acesso remoto, garantindo que os funcionários possam trabalhar eficientemente de qualquer local.

7- Ferramentas de Colaboração 

Ferramentas integradas como comentários, revisões e aprovações em tempo real tornam a colaboração em documentos mais dinâmica e produtiva.

 

Como Escolher o DMS Certo? 

Ao escolher um DMS, considere fatores como facilidade de uso, integração com outras ferramentas, recursos de segurança, suporte técnico e custo-benefício.

A implementação de um sistema de gestão documental pode revolucionar a maneira como sua empresa gerencia informações. 

Ao escolher a solução certa, você garante não apenas uma melhoria na eficiência operacional, mas também um aumento significativo na segurança e na capacidade de colaboração.

O McFile é um DMS completo e eficiente, ideal para negócios e empresas que desejam garantir a organização e o fácil acesso a informações importantes.

 

Pronto para Transformar sua Gestão de Documentos?

Não perca a oportunidade de modernizar sua gestão de documentos. Com nossa solução DMS, você garante mais segurança, eficiência e capacidade de colaboração. Agende uma Demonstração Gratuita.

Para conhecer mais sobre o McFile e outros serviços oferecidos pela Destaque, como digitalização e guarda de documentos físicos, entre em contato conosco. A Destaque é especializada em soluções de gestão documental e possui as certificações ISO 9001, ISO 27001 e ISO 27018, assegurando a qualidade e a segurança dos seus processos.

 

22 dez

Bloqueio de Arquivos e Registros

arthurcaccavo Uncategorized Tags:, 0 Comments

Olá, hoje temos mais uma novidade fresquinha do nosso time de desenvolvimento!

Para segurança dos seus processos é muito importante que alguns arquivos e registros disponíveis não possam ser alterados. Para isso oferecemos diversas ferramentas, como áreas de sigilo, perfil de acesso, privilégios de usuário…

Porém ás vezes uma informação tem que estar acessível a todos os colaboradores, mas sem a possibilidade que seja alterada, e sem ter que se alterar diversas permissões ou configurações de áreas de sigilo. Esse geralmente é o caso de Instruções de Trabalho, tabela de horários, documentações de normas e tenho certeza que você poderia citar diversos outros.

Para isso o McFile oferece a ferramenta de Bloqueio de Arquivos e Registros, prática, útil e eficiente.

Bloqueio de Arquivo

Você pode selecionar, em um arquivo, o menu ⋮ (três pontinhos) > Bloqueio e terá as seguintes opções:

Ao selecionar uma dessas opções os usuários estarão impedidos de:

  • Bloqueio para edição – Editar, Excluir, Mover, Renomear;
  • Bloqueio para cópia – Download, Compartilhar, Imprimir, Gerar PDF, Clonar;
  • Bloqueio para edição e cópia – Todas as opções anteriores.

Importante notar que:

  • Quem bloqueou o arquivo continuará podendo executar as ações bloqueadas e poderá desbloqueá-lo. Gestores e administradores também poderão desbloqueá-lo.
  • Só poderá bloquear o arquivo quem for seu criador, gestores ou administradores.

Bloqueio de Registro

Para registro encontramos apenas uma opção no menu “Mais …”

Uma vez aplicada não será mais possível:

  • Fazer upload, deletar ou alterar arquivos;
  • Editar quaisquer campos, incluindo área de sigilo ou função;
  • Associar registro de assunto e empresa bloqueados a novos documentos.

Lembrando que ao selecionar a opção para Assunto e Empresa você verá uma mensagem perguntando se deseja bloquear todos os registros associados e você pode decidir tomar essa ação ou não.

Por hoje é só! Até a próxima!

29 set

Criar QRCode no McFile

admin Uncategorized 0 Comments

Olá! Você já usou a funcionalidade de geração de QR Code para compartilhamento de pastas no McFile?

O QR Code pode ser usado como um link físico prático e rápido, pois funciona como um código de barras, que pode ser escaneado pela maioria dos aparelhos celulares com câmera.

Ao invés de incluir diversos documentos e anexos extensos à petições, que tal incluir um QR Code? Essa prática vem ganhando popularidade no meio jurídico nos últimos anos por conta da redução de custos para os escritórios e agilização dos processos para os juízes. Com a tecnologia, é possível até incluir vídeos relevantes para o juiz poder analisar sem a necessidade de inspeções pessoais, ou então depoimentos pessoais, reduzindo a necessidade de que indivíduos se dirijam a cartórios locais para fazer declarações.

E não acaba aí! Aqui vão algumas outras ideias de como o uso de QR Code pode melhorar o dia a dia da sua empresa:

  • Ele pode ser impresso e colado à caixas de documentos físicos que estejam digitalizados no McFile, provendo uma identificação rápida daqueles documentos;
  • Ele pode levar o novo funcionário para um vídeo de apresentação institucional armazenado no McFile.

E é bem simples de criar! Basta ir para a pasta ou documento que você deseja disponibilizar. Clicando em “Compartilhar“, seguido por “Criar QR Code de link” e então “Download“, você gera um arquivo png com o seu QR Code para ser usado onde for preciso!

Compartilhar por QR Code

qr code

 

Gostou da dica? Qualquer dúvida estamos disponíveis através do chat e e-mail.

Até a próxima!

Equipe McFile

05 jun

Importação de Planilhas

arthurcaccavo Uncategorized 0 Comments

Olá, hoje é dia de #TBT, vamos falar um pouco de uma ferramenta que está com a gente a bastante tempo 🙂

A importação de planilhas é um poderosa ferramenta do McFile, será que você conhece todas as suas possibilidades?

Bom, primeiro, como a gente chega lá?

expansão do menu de usuário com a opção "Admin" selecionada

Primeiro, Navegando para a tela de Admin ⛵

tela de administração com a opção "Rotinas" no menu selecionada

Uma vez aqui selecionamos a opção rotinas☝️, pronto! Achou que ia demorar mais, né?

print com exemplo de rotinas de importação. As listadas são: assunto/caso, caixa e clientes

Aqui podemos ter diversas opções: criações em lote, organizações, fechamentos, upload… Porém hoje os nossos protagonistas são as “Rotina de importação”, que podem ser várias mas compartilham algumas características em comum, que vamos te explicar agora 👨‍🏫

Bom, como pode observar uma rotina de importação sempre tem uma categoria de registro atrelada. As importações listadas serão movidas para lá seja Assunto, Caixa, Clientes, com listado acima ou outras opções possíveis. Cada uma dessas opções conta com uma planilha padrão que você pode encontrar clicando na opção desejada, e clicando na opção “Planilha Padrão”, como mostra a figura abaixo:

print da tela de rotina mostrando o link presente: "Planilha Padrão".

Obs: Algumas telas de importação podem apresentar o campo “Área”, preencha a área para qual deseja realizar a importação nesse casos.

Importante! Toda planilha padrão conta com duas abas: uma chamada “Dados”, onde os dados devem ser preenchidos, e uma chamada “Instruções de Preenchimento”, onde estão as explicações dos campos contido e instruções de preenchimento, sempre leia as instruções para saber quais os campos obrigatório e como preencher corretamente a planilha. Importante2! Rotinas de importação funcionam somente com as planilhas originais encontradas em suas respectivas páginas! Não tente importar uma outra planilha qualquer, a importação vai falhar e não será realizada. Caso necessário, transfira seus dados para a planilha provida.

print do excell mostrando as abas mencionadas acima

Pronto! Agora você já sabe tudo que precisa para realizar as suas importações! Alguns comentário finais:

  • Importações são agendadas e podem demorar algum tempo. Caso a informação que importou ainda não esteja presente no sistema, por favor aguarde, talvez ela ainda esteja sendo processada.
  • Não é possível parar importações! Então verifique sempre muito bem os dados antes de enviar a planilha a ser importada!
  • O usuário de cadastro dos registros criados no sistema é sempre aquele que iniciou a importação da planilha. Assim sempre é possível verificar e auditar as importações realizadas.
  • mais alguma coisa?

Duvidas ou sugestões? entre em contato com a gente em suporte@mcfile.com! Até a próxima 🙂

18 maio

Integração do McFile via Widget

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Você sabia que o McFile possui um módulo de visualização e gerência integrável em javascript? Com ele podemos trazer os benefícios da gestão eletrônica de documentos pra qualquer sistema!

No nosso Widget você pode navegar pelos documentos presentes em seu ambiente McFile através de uma estrutura de pastas, além de fazer várias das principais funcionalidades disponíveis no nosso sistema, como visualizar e compartilhar documentos importantes e fazer o upload de arquivos.

Olha como é prático:

É possível integrá-lo com diversos sistemas web, como por exemplo seu ERP, trazendo a conveniência e praticidade do nosso gestor para o seu dia a dia. Veja aqui a integração que possuímos com o Microsoft Business Central!

Quer testar? Caso queira uma integração com o sistema da sua empresa, pode checar o nosso tutorial técnico. E claro, caso queira mais informações estamos sempre dispostos a ajudar e tirar dúvidas.

Até a próxima!

Equipe McFile

19 abr

Assinatura Eletrônica integrada através do DocuSign

admin Uncategorized 0 Comments

Oi! Você possui uma conta no DocuSign, plataforma de assinaturas eletrônicas? Agora você pode solicitar a assinatura de documentos presentes no McFile diretamente de dentro da nossa aplicação. É bem simples! Vamos te ensinar como.

Primeiro, vá até o arquivo que precisa que seja assinado, clique nos três pontos no canto direito do arquivo e clique em “Solicitar assinatura(s)“, como na imagem abaixo:

Demonstração do passo 1

Ao fazer isso, você será imediatamente redirecionado para a tela de solicitação de assinatura do DocuSign, como seria caso você tivesse começado o processo diretamente por ele. Lembre-se que para isso acontecer você vai precisar de uma conta com envelopes sobrando na plataforma. Você pode pedir para qualquer pessoa assinar, mesmo que não seja usuário do McFile.

Realize o processo normalmente dentro da plataforma e aguarde as assinaturas serem realizadas.

Após todos assinarem o documento, a pasta no McFile será atualizada automaticamente com um zip contendo o documento assinado e o arquivo Summary fornecido pelo DocuSign. O zip receberá o nome “documentos_assinados(ID do envelope)”, como na imagem abaixo:

Demonstração do passo 2

E pronto! Caso ainda tenha dúvidas, não deixe de nos contatar. Estamos sempre dispostos a ajudar. Até a próxima!

Equipe McFile.