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Olá, hoje temos mais uma novidade fresquinha do nosso time de desenvolvimento!

Para segurança dos seus processos é muito importante que alguns arquivos e registros disponíveis não possam ser alterados. Para isso oferecemos diversas ferramentas, como áreas de sigilo, perfil de acesso, privilégios de usuário…

Porém ás vezes uma informação tem que estar acessível a todos os colaboradores, mas sem a possibilidade que seja alterada, e sem ter que se alterar diversas permissões ou configurações de áreas de sigilo. Esse geralmente é o caso de Instruções de Trabalho, tabela de horários, documentações de normas e tenho certeza que você poderia citar diversos outros.

Para isso o McFile oferece a ferramenta de Bloqueio de Arquivos e Registros, prática, útil e eficiente.

Bloqueio de Arquivo

Você pode selecionar, em um arquivo, o menu ⋮ (três pontinhos) > Bloqueio e terá as seguintes opções:

Ao selecionar uma dessas opções os usuários estarão impedidos de:

• Bloqueio para edição – Editar, Excluir, Mover, Renomear;
• Bloqueio para cópia – Download, Compartilhar, Imprimir, Gerar PDF, Clonar;
• Bloqueio para edição e cópia – Todas as opções anteriores.

Importante notar que:

• Quem bloqueou o arquivo continuará podendo executar as ações bloqueadas e poderá desbloqueá-lo. Gestores e administradores também poderão desbloqueá-lo.
• Só poderá bloquear o arquivo quem for seu criador, gestores ou administradores.

Bloqueio de Registro

Para registro encontramos apenas uma opção no menu “Mais …”

Uma vez aplicada não será mais possível:

• Fazer upload, deletar ou alterar arquivos;
• Editar quaisquer campos, incluindo área de sigilo ou função;
• Associar registro de assunto e empresa bloqueados a novos documentos.

Lembrando que ao selecionar a opção para Assunto e Empresa você verá uma mensagem perguntando se deseja bloquear todos os registros associados e você pode decidir tomar essa ação ou não.

Por hoje é só! Até a próxima!

Olá! Você já usou a funcionalidade de geração de QR Code para compartilhamento de pastas no McFile?

O QR Code pode ser usado como um link físico prático e rápido, pois funciona como um código de barras, que pode ser escaneado pela maioria dos aparelhos celulares com câmera.

Ao invés de incluir diversos documentos e anexos extensos à petições, que tal incluir um QR Code? Essa prática vem ganhando popularidade no meio jurídico nos últimos anos por conta da redução de custos para os escritórios e agilização dos processos para os juízes. Com a tecnologia, é possível até incluir vídeos relevantes para o juiz poder analisar sem a necessidade de inspeções pessoais, ou então depoimentos pessoais, reduzindo a necessidade de que indivíduos se dirijam a cartórios locais para fazer declarações.

E não acaba aí! Aqui vão algumas outras ideias de como o uso de QR Code pode melhorar o dia a dia da sua empresa:

• Ele pode ser impresso e colado à caixas de documentos físicos que estejam digitalizados no McFile, provendo uma identificação rápida daqueles documentos;
• Ele pode levar o novo funcionário para um vídeo de apresentação institucional armazenado no McFile.

E é bem simples de criar! Basta ir para a pasta ou documento que você deseja disponibilizar. Clicando em “Compartilhar“, seguido por “Criar QR Code de link” e então “Download“, você gera um arquivo png com o seu QR Code para ser usado onde for preciso!

Gostou da dica? Qualquer dúvida estamos disponíveis através do chat e e-mail.

Até a próxima!

Equipe McFile

Olá, hoje é dia de #TBT, vamos falar um pouco de uma ferramenta que está com a gente a bastante tempo 🙂

A importação de planilhas é um poderosa ferramenta do McFile, será que você conhece todas as suas possibilidades?

Bom, primeiro, como a gente chega lá?

Primeiro, Navegando para a tela de Admin ⛵

Uma vez aqui selecionamos a opção rotinas☝️, pronto! Achou que ia demorar mais, né?

Aqui podemos ter diversas opções: criações em lote, organizações, fechamentos, upload… Porém hoje os nossos protagonistas são as “Rotina de importação”, que podem ser várias mas compartilham algumas características em comum, que vamos te explicar agora 👨‍🏫

Bom, como pode observar uma rotina de importação sempre tem uma categoria de registro atrelada. As importações listadas serão movidas para lá seja Assunto, Caixa, Clientes, com listado acima ou outras opções possíveis. Cada uma dessas opções conta com uma planilha padrão que você pode encontrar clicando na opção desejada, e clicando na opção “Planilha Padrão”, como mostra a figura abaixo:

Obs: Algumas telas de importação podem apresentar o campo “Área”, preencha a área para qual deseja realizar a importação nesse casos.

Importante! Toda planilha padrão conta com duas abas: uma chamada “Dados”, onde os dados devem ser preenchidos, e uma chamada “Instruções de Preenchimento”, onde estão as explicações dos campos contido e instruções de preenchimento, sempre leia as instruções para saber quais os campos obrigatório e como preencher corretamente a planilha. Importante2! Rotinas de importação funcionam somente com as planilhas originais encontradas em suas respectivas páginas! Não tente importar uma outra planilha qualquer, a importação vai falhar e não será realizada. Caso necessário, transfira seus dados para a planilha provida.

Pronto! Agora você já sabe tudo que precisa para realizar as suas importações! Alguns comentário finais:

• Importações são agendadas e podem demorar algum tempo. Caso a informação que importou ainda não esteja presente no sistema, por favor aguarde, talvez ela ainda esteja sendo processada.
• Não é possível parar importações! Então verifique sempre muito bem os dados antes de enviar a planilha a ser importada!
• O usuário de cadastro dos registros criados no sistema é sempre aquele que iniciou a importação da planilha. Assim sempre é possível verificar e auditar as importações realizadas.
• mais alguma coisa?

Duvidas ou sugestões? entre em contato com a gente em suporte@mcfile.com! Até a próxima 🙂

Você sabia que o McFile possui um módulo de visualização e gerência integrável em javascript? Com ele podemos trazer os benefícios da gestão eletrônica de documentos pra qualquer sistema!

No nosso Widget você pode navegar pelos documentos presentes em seu ambiente McFile através de uma estrutura de pastas, além de fazer várias das principais funcionalidades disponíveis no nosso sistema, como visualizar e compartilhar documentos importantes e fazer o upload de arquivos.

Olha como é prático:

É possível integrá-lo com diversos sistemas web, como por exemplo seu ERP, trazendo a conveniência e praticidade do nosso gestor para o seu dia a dia. Veja aqui a integração que possuímos com o Microsoft Business Central!

Quer testar? Caso queira uma integração com o sistema da sua empresa, pode checar o nosso tutorial técnico. E claro, caso queira mais informações estamos sempre dispostos a ajudar e tirar dúvidas.

Até a próxima!

Equipe McFile

Oi! Você possui uma conta no DocuSign, plataforma de assinaturas eletrônicas? Agora você pode solicitar a assinatura de documentos presentes no McFile diretamente de dentro da nossa aplicação. É bem simples! Vamos te ensinar como.

Primeiro, vá até o arquivo que precisa que seja assinado, clique nos três pontos no canto direito do arquivo e clique em “Solicitar assinatura(s)“, como na imagem abaixo:

Ao fazer isso, você será imediatamente redirecionado para a tela de solicitação de assinatura do DocuSign, como seria caso você tivesse começado o processo diretamente por ele. Lembre-se que para isso acontecer você vai precisar de uma conta com envelopes sobrando na plataforma. Você pode pedir para qualquer pessoa assinar, mesmo que não seja usuário do McFile.

Realize o processo normalmente dentro da plataforma e aguarde as assinaturas serem realizadas.

Após todos assinarem o documento, a pasta no McFile será atualizada automaticamente com um zip contendo o documento assinado e o arquivo Summary fornecido pelo DocuSign. O zip receberá o nome “documentos_assinados(ID do envelope)”, como na imagem abaixo:

E pronto! Caso ainda tenha dúvidas, não deixe de nos contatar. Estamos sempre dispostos a ajudar. Até a próxima!

Equipe McFile.