Mês: agosto 2023

25 ago

Aplicativo McFile

Gabriel Morgado McFile 0 Comments

Você já conhece o aplicativo mobile do McFile? Disponível para dispositivos Android e iOS, ele é a nossa solução para usuários que desejam um acesso rápido e eficiente às funções do McFile.

De pesquisa a upload de documentos, do compartilhamento ao acesso offline, o app traz uma gama de funcionalidades para desfruto do usuário. Vamos ver como ele funciona?

 

App - Tela inicial

A primeira tela do sistema apresenta uma lista com todos os registros que o usuário tem acesso, separados por categorias. Aqui, é possível pesquisar registros utilizando a lupa no canto superior direito. O ícone a esquerda da lupa é uma nova funcionalidade do aplicativo: pesquisa por código de barras. Clicar nele abre a tela para escanear um código de barras que fora gerado pelo McFile, levando o usuário direto ao registro daquele código.

Por fim, clicar em um tipo documental leva o usuário para a tela com todos os registros daquele tipo, enquanto clicar na barra amarela na parte superior permite alterar a área de sigilo que está sendo visualizada.

 

App - Tela de documentos

Agora, na lista com os registros, o usuário pode clicar em um deles para ver os dados e arquivos cadastrados, além de adicionar novos arquivos, assim como no McFile convencional. Para comodidade, cada documento tem um botão de compartilhamento que pode ser usado para gerar links direto para aquele registro ou arquivo. É possível também baixar arquivos, permitindo que estes sejam acessados no dispositivo, mesmo sem internet. Os arquivos assim disponíveis podem ser encontrados clicando no ícone de “pasta”, na parte inferior da primeira tela do sistema.

 

App - Tela de upload

De volta à tela inicial, caso o usuário queira rapidamente fazer upload de um arquivo de seu dispositivo para o McFile, basta clicar no símbolo “+” no canto inferior direito. O usuário pode, então, carregar uma imagem ou arquivo para colocar no sistema, ou até mesmo tirar uma foto do que quiser salvar,  precisando apenas definir em que registro colocar os arquivos carregados.

Ah! Cabe dizer que usuário também pode enviar arquivos para o sistema sem precisar abrir o aplicativo antes! Basta utilizar a função do próprio dispositivo móvel de compartilhar arquivos e selecionar o McFile como destino.

 

App - Tela de notificações

Já o ícone de “sino” abre a tela de alertas que o usuário recebeu. Aqui se encontram tanto as notificações enviadas para o usuário quanto a situação de tarefas e serviços que o usuário tem para realizar.

 

App - Tela com serviços

No mais, toda a parte de solicitação de serviços disponível no McFile Web também está presente no app. O usuário pode solicitar serviços de digitalização, retirada e empréstimo de documentos.

 

E não é só isso! O aplicativo está em constante evolução, recebendo melhorias e funcionalidades, tanto que, recentemente, disponibilizamos a pesquisa por voz e a solicitação de empréstimos de livros, por exemplo. Por isso recomendo que você fique sempre de olho aqui no blog pra conhecer em primeira mão as novidades sobre o aplicativo e o McFile como um todo. Se tiver ficado alguma dúvida sobre o aplicativo, entre em contato com nosso suporte e te ajudaremos com o que precisar.

Até a próxima!

18 ago

Assinatura Digital e Metadados

admin McFile Tags:, , 0 Comments

Olá! Você está interessado em ter documentos digitalizados com a mesma validade legal que documentos físicos? Sabia que o McFile disponibiliza a opção de digitalização documental em conformidade com a regulamentação definida no decreto nº 10.278, e ainda vai além, garantindo que seus documentos ainda sejam válidos mesmo após a expiração do certificado?

Primeiramente, o que é o decreto nº 10.278? Ele foi criado em 2020, e determina que para que um documento digital possa ter a mesma validade legal que a sua cópia física, ele precisa seguir alguns parâmetros:

  • Estar no formato PDF/A
  • Conter uma assinatura digital
  • Possuir os metadados mínimos exigidos e um hash único

A digitalização feita por esse método é necessária para o descarte seguro dos documentos físicos importantes mas que não possuam valor histórico.

Quer saber como ativar essa funcionalidade no nosso sistema? Primeiro você vai precisar de um certificado ICP-Brasil, emitido por uma autoridade certificada. Só é necessário um certificado para todos os usuários da sua empresa!

Quando possuir o certificado, se dirija a área de administração do sistema McFile, que se encontra no campo superior direito do site:

Area de administracao no menu McFile

Na tela inicial da área de administração, desça a página até encontrar a seção de configuração de assinatura digital:Caixa de gerencia de assinatura no McFileSelecione seu certificado e preencha os dados. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Dados preenchidos da assinatura

Agora o certificado está configurado para todos os usuários da sua empresa. Para incluir a assinatura, garanta que a caixa “Inserir assinatura digital” esteja preenchida na hora de abrir uma nova pasta de digitalização, como na imagem a seguir:

Página da criacao de pasta de digitalizacao com a caixa de incluir assinatura digital preenchida

Com a caixa selecionada, todo PDF inserido nessa pasta será convertido para PDF/A e estará nos conformes do decreto nº 10.278. Para conferir se está tudo certo, você pode abrir o arquivo com a ferramenta Adobe Acrobat Reader e inspecionar a assinatura digital:

Detalhes da assinatura digital no Acrobat Reader

 

Além dos metadados requisitados pelo decreto, o McFile também inclui duas funcionalidades extras:

  • A tecnologia LTV (Long Term Validation), que guarda o estado de validade do certificado no momento em que a assinatura é feita. Dessa forma, mesmo que o documento fique guardado por vários anos e seu certificado esteja expirado, ele continuará sendo válido.
  • Um carimbo de tempo para mostrar a data e horário exatos em que a assinatura foi incluída no documento.

Legal, né? Ficou alguma dúvida? Pode entrar em contato com o nosso time através do email suporte@mcfile.com, estaremos felizes em ajudar! Até a próxima!