Autor: arthurcaccavo

Olá, hoje temos mais uma novidade fresquinha do nosso time de desenvolvimento!

Para segurança dos seus processos é muito importante que alguns arquivos e registros disponíveis não possam ser alterados. Para isso oferecemos diversas ferramentas, como áreas de sigilo, perfil de acesso, privilégios de usuário…

Porém ás vezes uma informação tem que estar acessível a todos os colaboradores, mas sem a possibilidade que seja alterada, e sem ter que se alterar diversas permissões ou configurações de áreas de sigilo. Esse geralmente é o caso de Instruções de Trabalho, tabela de horários, documentações de normas e tenho certeza que você poderia citar diversos outros.

Para isso o McFile oferece a ferramenta de Bloqueio de Arquivos e Registros, prática, útil e eficiente.

Bloqueio de Arquivo

Você pode selecionar, em um arquivo, o menu ⋮ (três pontinhos) > Bloqueio e terá as seguintes opções:

Ao selecionar uma dessas opções os usuários estarão impedidos de:

• Bloqueio para edição – Editar, Excluir, Mover, Renomear;
• Bloqueio para cópia – Download, Compartilhar, Imprimir, Gerar PDF, Clonar;
• Bloqueio para edição e cópia – Todas as opções anteriores.

Importante notar que:

• Quem bloqueou o arquivo continuará podendo executar as ações bloqueadas e poderá desbloqueá-lo. Gestores e administradores também poderão desbloqueá-lo.
• Só poderá bloquear o arquivo quem for seu criador, gestores ou administradores.

Bloqueio de Registro

Para registro encontramos apenas uma opção no menu “Mais …”

Uma vez aplicada não será mais possível:

• Fazer upload, deletar ou alterar arquivos;
• Editar quaisquer campos, incluindo área de sigilo ou função;
• Associar registro de assunto e empresa bloqueados a novos documentos.

Lembrando que ao selecionar a opção para Assunto e Empresa você verá uma mensagem perguntando se deseja bloquear todos os registros associados e você pode decidir tomar essa ação ou não.

Por hoje é só! Até a próxima!

Olá novamente, viemos hoje trazer mais novidades fresquinhas do nosso time de desenvolvimento!

Sabe como é chato desenhar um processo lindo e organizado para ele ser sempre feito pela metade? Como é difícil ter que entregar aquele contrato só para descobrir que tem que ir atrás do documento que ficou faltando? Aquele momento que você precisa de uma informação e esqueceram de preencher?

Seus problemas acabaram!

Agora o McFile conta com a função de Checklist de Cadastro, assim você pode garantir que a criação do registro só se dá após todos os passos serem completados e uma aprovação tenha sido emitida, garantindo que todo o processo está perfeito. Que maravilha!

Essa função é muito útil para os processos de RH como admissão de novos funcionários, demissão… Mas não se restringindo a essa área, outras atividades que podem se aproveitar da novidade são a criação de um novo projeto ou a entrada de um novo contrato.

Tudo ótimo, mas como ele funciona?

Bom, primeiro vamos no menu e selecionamos a opção de criação de assunto.

Na tela que abre temos o menu Elementos Essenciais, muito parecidos com os campos na tela normal de assunto, mas com algumas inteligências a mais. A principal delas é o campo “Tipo de Checklist”, que servirá para definir os dados e documentos que precisarão ser inseridos.

Um exemplo seria a ficha de admissão de um funcionário, selecionamos o tipo de assunto, colaborador, e os checklists de admissão e segurança do trabalho. Então, preenchemos todos os campos obrigatórios, inclusive qualquer novo que surgir depois de escolher o tipo de assunto. Na tela seguinte, a tela do fluxo, selecionamos a próxima etapa do processo: Upload de Arquivos.

Essa é a grande novidade! Nessa tela temos os documentos pertencentes ao checklist escolhidos no passo inicial (que podemos ver na coluna Tipo). Em cada uma das linhas um documento deverá ser inserido para que se possa avançar ao próximo passo.

Agora, a próxima etapa do processo: Aprovação de registros. Será necessário que um responsável pelo fluxo (geralmente um usuário com o cargo de gestor da informação) aprove ou rejeite o processo. Em caso de rejeição é obrigatório que o mesmo informe um motivo, esta será informada na tela de upload de documentos para que o operador possa realizar a correção.

Uma vez com tudo certo o fluxo é finalizado e o assunto é criado. Parabéns! Você criou um registro completo e validado, que maravilha!

E aí o que achou da novidade? Muito útil, né? Nunca mais dor de cabeça com a falta de documentos. Aqui na McFile é assim, sempre o melhor para você! Se essa ferramenta será um benefício a sua equipe contate-nos perguntando como implementá-la, nossa equipe está sempre disposta para atende-lhes!

Olá, hoje é dia de #TBT, vamos falar um pouco de uma ferramenta que está com a gente a bastante tempo 🙂

A importação de planilhas é um poderosa ferramenta do McFile, será que você conhece todas as suas possibilidades?

Bom, primeiro, como a gente chega lá?

Primeiro, Navegando para a tela de Admin ⛵

Uma vez aqui selecionamos a opção rotinas☝️, pronto! Achou que ia demorar mais, né?

Aqui podemos ter diversas opções: criações em lote, organizações, fechamentos, upload… Porém hoje os nossos protagonistas são as “Rotina de importação”, que podem ser várias mas compartilham algumas características em comum, que vamos te explicar agora 👨‍🏫

Bom, como pode observar uma rotina de importação sempre tem uma categoria de registro atrelada. As importações listadas serão movidas para lá seja Assunto, Caixa, Clientes, com listado acima ou outras opções possíveis. Cada uma dessas opções conta com uma planilha padrão que você pode encontrar clicando na opção desejada, e clicando na opção “Planilha Padrão”, como mostra a figura abaixo:

Obs: Algumas telas de importação podem apresentar o campo “Área”, preencha a área para qual deseja realizar a importação nesse casos.

Importante! Toda planilha padrão conta com duas abas: uma chamada “Dados”, onde os dados devem ser preenchidos, e uma chamada “Instruções de Preenchimento”, onde estão as explicações dos campos contido e instruções de preenchimento, sempre leia as instruções para saber quais os campos obrigatório e como preencher corretamente a planilha. Importante2! Rotinas de importação funcionam somente com as planilhas originais encontradas em suas respectivas páginas! Não tente importar uma outra planilha qualquer, a importação vai falhar e não será realizada. Caso necessário, transfira seus dados para a planilha provida.

Pronto! Agora você já sabe tudo que precisa para realizar as suas importações! Alguns comentário finais:

• Importações são agendadas e podem demorar algum tempo. Caso a informação que importou ainda não esteja presente no sistema, por favor aguarde, talvez ela ainda esteja sendo processada.
• Não é possível parar importações! Então verifique sempre muito bem os dados antes de enviar a planilha a ser importada!
• O usuário de cadastro dos registros criados no sistema é sempre aquele que iniciou a importação da planilha. Assim sempre é possível verificar e auditar as importações realizadas.
• mais alguma coisa?

Duvidas ou sugestões? entre em contato com a gente em suporte@mcfile.com! Até a próxima 🙂

Nós da McFile temos um compromisso com nossos clientes pela melhora de uso constante de nossos produto. Por isso, gostaríamos de apresentar aos desenvolvedores e outros interessados a nossa nova tela para gerência de chaves de API .

Mas antes disso, você já conhece a API McFile? Talvez você conheça a versão antiga, porém há algum tempo trabalhamos na versão API REST, construída com os padrões mais atuais do mercado em arquitetura e segurança e, temos orgulho de anunciar, hoje ela ganha a função que dará a possibilidade de você ter o total controle em construir novas integrações para sua empresa. Para saber mais siga o link: https://apidocs.mcfile.com/

Agora na tela de edição de usuário temos uma secção nova chamada “Gestão de Chaves”, note que cada chave criada estará ligada a um usuário, que será a usuário com ação notada no sistema.

Clicando no botão de adicionar nova chave temos o campo de nome, as opções de escopo e permissões, aqui você tem total liberdade de configurar sua chave como quiser!

Perfeito. Agora, com sua chave criada, você tem acesso a algumas informações rápidas direto da tela de usuário,  sendo essas: o nome, os escopos a qual ela tem acesso, quando a chave foi usada pela última vez e se ela está ativa ou não – inclusive ela pode ser desativada aqui, sem precisar abrir a tela de edição! Você também pode selecionar qualquer numero delas para exclusão ou clicar no botão de edição para alterar seus escopos.

Atenção! Agora vem um detalhe importante! Importante Mesmo! As alterações na tela de gestão de usuários não são salvas até que seja clicado no botão de salvar, no canto superior direito, isso inclui criação, edição e deleção de chaves (inclusive para definição de quais chaves estão ou não ativas). Então nada de ir embora antes de salvar seu trabalho, em? Além disso, é só ao clicar no botão que você recebe a sua chave de fato! Lembre-se também de copiar a chave e armazená-la em um lugar seguro, você não conseguirá acessa-la novamente após sair dessa dela. Para sua segurança e privacidade nós não guardamos sua chave.

E aí? O que achou? Está preparado para construir o futuro da sua empresa junto à McFile? Nós estamos ansiosos para ver o que irão desenvolver! Até logo!