Autor: sabrinasousa

02 ago

Sua Empresa Preparada para Crises Digitais: Descubra o McFile

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A recente interrupção global causada pela atualização da CrowdStrike foi um lembrete forte das vulnerabilidades do nosso mundo digital interconectado. No McFile, não apenas enfrentamos essas vulnerabilidades, mas também desenvolvemos soluções que proporcionam segurança, estabilidade e tranquilidade. Ao escolher o McFile, você está escolhendo um parceiro dedicado a proteger e otimizar as operações da sua empresa. Junte-se a nós e proteja o futuro da sua empresa hoje mesmo.

O Que Aconteceu? 🔍

Na última sexta-feira (19/07), o mundo da tecnologia foi abalado por um evento que ninguém esperava: uma atualização no software de segurança da CrowdStrike causou a temida “Tela Azul da Morte” (BSOD) em cerca de 8,5 milhões de dispositivos Windows. Esse incidente paralisou operações em setores vitais, desde companhias aéreas até grandes corporações. Foi um lembrete claro de quão crucial é ter sistemas de TI robustos e cibersegurança à prova de falhas.

Nossa Resposta e Compromisso com a Inovação

Aqui no McFile, entendemos que sua empresa precisa de mais do que promessas – ela precisa de resultados. Incidentes como esse reforçam a importância de manter sistemas atualizados e resilientes. Estamos comprometidos em fornecer soluções inovadoras que garantam segurança máxima e estabilidade inabalável para suas operações. Essa recente falha global reforça a necessidade de estar sempre um passo à frente das ameaças digitais.

Por Que Escolher o McFile para Sua Empresa?
  1. Infraestrutura: Nossa parceria com a AWS oferece a você uma base sólida e segura para armazenamento e gerenciamento de documentos. A tecnologia de ponta da AWS garante que seus dados estejam sempre protegidos e acessíveis.
  2. Segurança: No McFile, segurança não é apenas uma palavra – é nossa missão. Implementamos medidas de segurança constantemente atualizadas para estar à frente das ameaças digitais em constante evolução. Seus dados estarão sempre seguros conosco.
  3. Disponibilidade: Quando a crise bate à porta, manter o acesso aos seus documentos é essencial. Nossos sistemas são projetados para garantir que você tenha acesso ininterrupto, independentemente das circunstâncias.
  4. Recuperação Rápida e Eficiente: Sabemos que desastres podem ocorrer a qualquer momento. Nossos protocolos de recuperação de desastres garantem a restauração rápida dos seus dados, minimizando qualquer impacto e assegurando que sua empresa continue funcionando sem problemas.
Benefícios para Seu Negócio

Ao optar pelo McFile, você não está apenas escolhendo um software – você está investindo em tranquilidade, segurança e eficiência. Transforme a maneira como sua empresa gerencia documentos e veja a diferença que uma solução verdadeiramente segura pode fazer. Aqui estão alguns benefícios que o McFile oferece para seu negócio:

  • Segurança de Alto Nível: Seus dados são protegidos por medidas de segurança de última geração, evitando qualquer violação.
  • Operações Sem Interrupção: Nossos sistemas garantem que suas operações continuem ininterruptas, mesmo em tempos de crise.
  • Gestão de Documentos Eficiente: Otimize seus processos de gerenciamento de documentos, economizando tempo e recursos valiosos.
  • Rápida Recuperação de Dados: Minimize o tempo de inatividade e a perda de dados com nossos protocolos eficazes de recuperação de desastres.

Além disso, o McFile é comercializado pela Destaque, uma empresa certificada com ISO 9001, 27001 e 27018. Essas certificações garantem que você está escolhendo um parceiro que atende aos mais altos padrões de qualidade e segurança na gestão de dados.

Junte-se ao McFile hoje e descubra como uma solução verdadeiramente segura pode transformar seu negócio. Invista no futuro da sua empresa com o McFile e  transforme sua maneira de gerenciar documentos.

Escolha o McFile – segurança e eficiência para o futuro do seu negócio.

14 ago

Como Gerar um Relatório de Auditoria: Guia Completo e Descomplicado!

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Você já se perguntou como manter um controle eficaz das ações realizadas no seu sistema? Os relatórios de auditoria são a chave para essa transparência e segurança. Neste guia, vamos mostrar como você pode criar esses relatórios de forma simples e eficiente. Vamos lá?

O que é um Relatório de Auditoria?

Imagine poder monitorar todas as ações dentro do seu sistema de maneira detalhada. O Relatório de Auditoria é exatamente isso: uma ferramenta que oferece uma visão clara e filtrada das atividades, permitindo que você obtenha informações precisas conforme a sua necessidade. Com ele, você garante a transparência e segurança das operações realizadas.

Passo a Passo para Gerar um Relatório de Auditoria
1. Acessando o Relatório de Auditoria

O primeiro passo é bem simples. Siga estas instruções para acessar o Relatório de Auditoria:

  1. Navegue até o menu “Relatórios”.
  2. Selecione a opção “Relatório de Auditoria”.
2. Definindo os Filtros

Agora vamos configurar os filtros para que você obtenha exatamente as informações que precisa. Pense nos filtros como um funil que ajuda a encontrar as agulhas no palheiro. Aqui estão as opções:

  • Data de Início e Data de Fim: Escolha o intervalo de tempo que deseja auditar. Isso pode ser útil para analisar períodos específicos, como o último mês ou o último trimestre.
  • Usuário: Quer saber o que um usuário específico andou fazendo? Use este filtro para focar nas ações de uma pessoa.
  • Tipo de Operação: Filtre por tipos de operações, como criação de arquivo, edição, exclusão, e muito mais. Assim, você pode ver exatamente que tipo de atividades foram realizadas.

Dica: Seja específico nos filtros para obter os resultados mais relevantes. Por exemplo, se você quer ver todas as edições feitas pela Maya no mês passado, configure os filtros assim:

  • Data de Início: 01/07/2024
  • Data de Fim: 15/07/2024
  • Usuário: Maya
  • Tipo de Operação: Edição
3. Gerando o Relatório

Com os filtros configurados, é hora de gerar o relatório. Veja como é fácil:

  1. Escolha o formato: Clique no botão PDF, HTML ou XLS para selecionar o formato que melhor atende às suas necessidades.
  2. Visualize o resultado: O sistema exibirá o relatório com todas as informações detalhadas.

O relatório incluirá informações como:

  • Data e Horário: Quando a ação foi realizada.
  • Usuário: Quem executou a ação.
  • Tipo de Operação: O que foi feito.
  • Informações Adicionais: Detalhes específicos, como dados do arquivo criado, nome do usuário alterado, pesquisa realizada, etc.

 

Viu como é simples gerar um Relatório de Auditoria? Com estas etapas, você pode monitorar e auditar as ações no seu sistema com facilidade e precisão. E o melhor de tudo, você garante a segurança e a transparência das suas operações. Experimente agora mesmo! Não é cliente ainda? Conheça nossa ferramenta de com um Teste Gratuito e veja a diferença.

18 jul

As Etapas do Gerenciamento de Documentos: Maximize a Eficiência com Nosso DMS

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No mundo corporativo de hoje, o gerenciamento eficiente de documentos é mais do que uma necessidade – é uma vantagem competitiva. As empresas que adotam um sistema robusto de gerenciamento de documentos (DMS) conseguem otimizar seus processos, garantir a segurança das informações e cumprir com requisitos legais e regulatórios. Neste artigo, vamos detalhar as etapas essenciais do gerenciamento de documentos e mostrar como nossa solução DMS pode transformar a gestão de documentos da sua empresa.

 

Classificação e Indexação

Classificar e indexar documentos de forma eficaz é fundamental para uma recuperação rápida e precisa. Nosso DMS oferece funcionalidades avançadas de indexação, permitindo a atribuição automática de palavras-chave e metadados. Isso garante que os documentos sejam organizados de maneira lógica e possam ser encontrados com facilidade através de buscas rápidas e precisas.

Armazenamento e Organização

O armazenamento seguro e organizado dos documentos é uma prioridade para qualquer empresa. Com McFile, os documentos são armazenados em um ambiente digital seguro, com backup automático e acesso controlado. Nosso software oferece uma estrutura de pastas personalizável e políticas de segurança robustas para proteger dados sensíveis e garantir a conformidade com as normas de segurança da informação.

Manutenção e Controle

Manter documentos atualizados e controlados é essencial para a integridade do seu acervo documental. Nosso DMS inclui funcionalidades de controle de versões, permitindo que você rastreie e gerencie todas as alterações feitas nos documentos. Além disso, a realização de auditorias regulares e monitoramento contínuo são simplificados, assegurando que todas as atividades estejam em conformidade com as políticas da empresa. 

Recuperação e Acesso

A eficiência na recuperação de documentos é uma das principais vantagens de usar nosso DMS. Com poderosas ferramentas de busca e uma interface intuitiva, os usuários podem localizar rapidamente os documentos necessários. O acesso pode ser configurado para diferentes níveis de autorização, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar informações sensíveis.

Sistema de Alertas

Um dos grandes diferenciais do McFile é o sistema de alertas, projetado para garantir que você nunca perca um prazo importante. Com o McFile, você pode adicionar alertas personalizados e receber notificações na data e hora que definir. Seja para lembrar de uma assinatura pendente, monitorar o vencimento de um contrato ou qualquer outra tarefa crítica, nosso sistema de alertas  assegura que nada será esquecido. Essa funcionalidade é essencial para manter sua organização em dia e evitar problemas decorrentes de prazos perdidos.

Implementar um sistema de gerenciamento de documentos eficiente é crucial para qualquer organização que busca otimizar seus processos, garantir a segurança das informações e manter a conformidade. O McFile é a solução ideal para atender todas essas necessidades, proporcionando uma gestão de documentos completa e integrada.

Pronto para transformar a gestão de documentos da sua empresa? Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como nosso sistema de gerenciamento de documentos pode trazer eficiência e segurança para o seu negócio. Clique aqui para agendar uma demonstração gratuita e veja nossa solução em ação!

Aposte em um gerenciamento de documentos inteligente e leve sua empresa para o próximo nível com o McFile.

17 maio

O Poder do Gerenciamento de Documentos: Por que um DMS é Essencial para sua Empresa?

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Descubra como um DMS pode revolucionar a eficiência, segurança e colaboração na sua empresa. Saiba mais sobre os principais benefícios e como escolher a solução certa para suas necessidades.

Um DMS (sigla em inglês para Document Management Systems) se tornou essencial para empresas modernas que buscam eficiência e conformidade em suas operações. Esta ferramenta não só simplifica o gerenciamento de informações, mas também garante que os dados estejam seguros e acessíveis.

 

O que é um DMS (Document Management Systems)?

Um DMS é uma solução tecnológica destinada a armazenar, gerenciar e monitorar documentos eletrônicos. Estes sistemas facilitam a organização e o acesso a grandes volumes de documentos e registros, substituindo arquivos físicos tradicionais por formatos digitais mais acessíveis e seguros.

História e Evolução do DMS

Os sistemas de gestão documental começaram como simples repositórios de arquivos, mas evoluíram para plataformas complexas que oferecem funcionalidades como controle de versão, segurança avançada e integração com outras ferramentas empresariais. No Brasil, esse tipo de sistema é conhecido como GED.

 

Benefícios Primários do Uso de um DMS

A principal vantagem de utilizar um DMS está na transformação da gestão de documentos de um processo manual, propenso a erros e demorado, para um processo automatizado, seguro e eficiente.

1- Melhoria da Eficiência Operacional

Com um DMS, as organizações podem reduzir significativamente o tempo gasto na busca e recuperação de documentos. A centralização da informação permite que documentos e registros sejam acessados rapidamente por funcionários autorizados, independentemente de sua localização física.

2- Redução do Tempo de Busca por Documentos

Estudos indicam que funcionários gastam até 20% do seu tempo procurando documentos. Um DMS reduz esse tempo drasticamente, permitindo que mais tempo seja dedicado a tarefas produtivas.

3- Centralização de Informações 

Ao centralizar documentos, um DMS elimina redundâncias e garante que todos os usuários tenham acesso à versão mais atualizada de um documento, evitando confusões e erros.

4- Segurança de Dados 

Com funções como backups automáticos e recuperação de desastres, os DMS garantem que os documentos importantes estejam sempre protegidos e disponíveis a todo momento.

5- Conformidade Regulatória 

Para empresas sujeitas a regulamentações estritas, um DMS ajuda a manter os documentos em conformidade com normas legais e padrões de LGPD, reduzindo o risco de penalidades. 

6- Acesso Remoto 

Em um mundo cada vez mais móvel, ter acesso aos documentos de qualquer lugar é fundamental. Um DMS possibilita o acesso remoto, garantindo que os funcionários possam trabalhar eficientemente de qualquer local.

7- Ferramentas de Colaboração 

Ferramentas integradas como comentários, revisões e aprovações em tempo real tornam a colaboração em documentos mais dinâmica e produtiva.

 

Como Escolher o DMS Certo? 

Ao escolher um DMS, considere fatores como facilidade de uso, integração com outras ferramentas, recursos de segurança, suporte técnico e custo-benefício.

A implementação de um sistema de gestão documental pode revolucionar a maneira como sua empresa gerencia informações. 

Ao escolher a solução certa, você garante não apenas uma melhoria na eficiência operacional, mas também um aumento significativo na segurança e na capacidade de colaboração.

O McFile é um DMS completo e eficiente, ideal para negócios e empresas que desejam garantir a organização e o fácil acesso a informações importantes.

 

Pronto para Transformar sua Gestão de Documentos?

Não perca a oportunidade de modernizar sua gestão de documentos. Com nossa solução DMS, você garante mais segurança, eficiência e capacidade de colaboração. Agende uma Demonstração Gratuita.

Para conhecer mais sobre o McFile e outros serviços oferecidos pela Destaque, como digitalização e guarda de documentos físicos, entre em contato conosco. A Destaque é especializada em soluções de gestão documental e possui as certificações ISO 9001, ISO 27001 e ISO 27018, assegurando a qualidade e a segurança dos seus processos.