Categoria: Artigos

A gestão documental na saúde tornou-se um desafio estratégico para hospitais, clínicas, laboratórios e centros médicos. O aumento no volume de documentos e a necessidade de cumprir normas como a LGPD exigem processos mais ágeis, seguros e padronizados.

A McFile oferece uma solução completa para digitalização de documentos médicos, automação de processos hospitalares e gestão de prontuários eletrônicos, garantindo segurança de dados, organização e produtividade. Neste artigo, mostramos como a McFile pode transformar a rotina da sua instituição de saúde.

O que é gestão documental na saúde e por que ela é essencial

A gestão de documentos na área da saúde reúne práticas, processos e tecnologias para organizar, armazenar e proteger documentos médicos e administrativos. Ela é indispensável para hospitais, clínicas, laboratórios e centros médicos que lidam com grandes volumes de informações diariamente.

Desafios na gestão documental em hospitais, clínicas e laboratórios

• Aumento constante no volume de documentos médicos

• Cumprimento da LGPD em hospitais e centros de saúde

• Falta de integração entre setores e sistemas

• Risco de perda ou extravio de informações sensíveis

• Lentidão na localização de prontuários e laudos

A McFile ajuda a superar esses desafios com automação, segurança e organização inteligente.

Digitalização e prontuário eletrônico do paciente

A digitalização de documentos médicos é o primeiro passo para melhorar a gestão. Ao converter arquivos físicos em digitais, os hospitais e clínicas ganham acesso rápido, reduzem o espaço ocupado por papel e aumentam a segurança dos registros.

O prontuário eletrônico do paciente, conhecido como PEP, vai além da digitalização simples. Ele reúne todas as informações clínicas em um só lugar, o que permite que médicos, enfermeiros e equipes administrativas trabalhem de forma mais integrada e eficiente.

Com a McFile, o PEP se torna ainda mais poderoso e, por isso, nossa solução permite:

• Acesso seguro e remoto aos documentos

• Automação de processos hospitalares

• Integração com outros sistemas já utilizados pela instituição

• Redução do tempo gasto para localizar e analisar informações clínicas

Gestão documental e segurança de dados: conformidade com a LGPD

A proteção de informações médicas é prioridade para qualquer instituição de saúde. Portanto, a gestão documental na saúde precisa garantir segurança de dados e conformidade com a LGPD e, assim, evitar riscos financeiros e danos à reputação.

Para entender mais sobre as exigências da lei, consulte o site oficial da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Como a McFile assegura segurança total

A McFile foi desenvolvida para atender aos mais altos padrões de proteção, oferecendo:

• Criptografia avançada para documentos médicos

• Controle de acesso com diferentes níveis de permissão

• Trilhas de auditoria para rastrear cada ação

• Backup automático e redundante para evitar perdas

Dessa forma, hospitais e clínicas ganham mais tranquilidade e, além disso, ainda sabem que os dados dos pacientes estão sempre protegidos.

Benefícios da automação de documentos com a McFile

Automatizar processos documentais significa ganhar mais tempo, reduzir custos e aumentar a produtividade. A McFile foi criada para facilitar a rotina de hospitais, clínicas e laboratórios que precisam lidar com grandes volumes de informações.

Vantagens práticas da nossa solução

• Organização inteligente dos documentos

• Busca rápida com filtros avançados

• Redução significativa de custos com papel e armazenamento físico

• Padronização de processos internos

• Mais eficiência na integração entre equipes

• Liberação de tempo para atividades estratégicas

Com a McFile, a gestão documental se transforma em uma aliada direta da qualidade do atendimento e da performance da instituição.

Gestão documental na prática: como a McFile atua

A implantação da McFile é feita de forma personalizada e em etapas, respeitando a realidade de cada instituição de saúde.

Passo a passo do processo:

1. Mapeamento dos fluxos e documentos existentes

2. Digitalização segura dos arquivos físicos

3. Organização inteligente com categorização automática

4. Integração com sistemas já utilizados

5. Treinamento completo para as equipes

Exemplos de uso real:

• Hospitais: controle de prontuários, contratos, exames e autorizações

• Clínicas: organização de laudos, prescrições e agendamento de consultas

• Laboratórios: gerenciamento de resultados e histórico de pacientes com mais agilidade

Comparativo entre métodos de gestão

Por que repensar seus processos documentais agora?

O universo de óleo & gás vive sob pressão constante: auditorias da ANP, licenças ambientais exigentes, contratos multimilionários e equipes espalhadas entre plataformas offshore, bases logísticas e escritórios de engenharia. Quando cada falha documental pode significar multas, paradas de produção ou atraso de projetos, segurança, conformidade e agilidade deixam de ser opcionais e tornam-se fatores de sobrevivência.

A armadilha do “tudo salvo na rede”

Talvez você reconheça o cenário: drives lotados, versões com “_final_v3_OK_OK.docx”, planilhas sem controle, documentos críticos anexados em e-mails perdidos. Esse modelo não resiste às atuais demandas de gestão de risco e proteção de dados. Além disso, dificulta a troca de conhecimento entre áreas e mina a produtividade de equipes técnicas.

Transforme a bagunça: substituir redes locais e pastas caóticas por um repositório único, inteligente e auditável é o primeiro passo rumo à evolução real dos processos.

Como a McFile lidera essa transformação

Somos versáteis: atendemos desde PMEs que prestam serviço a operadoras até departamentos de engenharia de grandes majors. Em vez de oferecer “mais um software”, entregamos governança documental intuitiva, acessível e disposta a crescer junto com suas operações.

1. Conformidade sem perrengue

• Trilha de auditoria completa: cada acesso, edição ou aprovação fica gravado – pronto para ANP, ISO 9001/14001/45001 ou auditorias internas.
• Políticas de retenção configuráveis: aplique regras alinhadas à LGPD, GDPR e a requisitos corporativos.
• Controles de acesso granulares: restrinja por obra, ativo, consórcio ou função. Segurança, proteção e defesa de dados no DNA.

2. Produtividade que move plataformas

• Busca inteligente em segundos, baseada em metadados e full-text.
• Automação de fluxos: aprovações de laudos, licenças ou RFPs fluem sem e-mails manuais.
• Acesso remoto seguro: equipes onshore e offshore trabalham nos mesmos arquivos, mesmo com conexão instável.

3. Suporte

A McFile oferece atendimento próximo e especializado. Não entregamos apenas a plataforma; acompanhamos as mudanças de processo e treinamos times para extrair o máximo de eficiência.

5 sinais de que você precisa agir já

Você sabe exatamente onde os documentos da sua empresa estão armazenados?

Se a resposta imediata foi “na nuvem”, talvez essa definição ainda esteja incompleta. Afinal, a nuvem não é um espaço abstrato, invisível ou sem endereço. Os dados da sua organização, aqueles que precisam de controle, segurança, conformidade e desempenho, estão, sim, em algum lugar físico. E mais: a localização deles pode impactar diretamente o seu negócio.

Neste artigo, vamos mostrar por que a proximidade dos seus arquivos em nuvem não é apenas uma questão técnica, mas sim uma estratégia de gestão documental inteligente e alinhada à realidade das empresas, especialmente as que atuam com exigências legais, auditorias e fluxos críticos de informação.

O que significa estar “na nuvem”?

Antes de tudo, precisamos desmistificar o termo “nuvem”. Embora pareça algo etéreo, quase invisível, a computação em nuvem é sustentada por infraestruturas físicas concretas: data centers, servidores, cabos, energia e, claro, muito controle operacional.

Quando falamos que um arquivo está “na nuvem”, estamos dizendo que ele foi digitalizado e armazenado remotamente em servidores que podem estar a quilômetros, ou até a milhares de quilômetros, de distância.

A nuvem traz praticidade, escalabilidade e agilidade. Mas o lugar onde seus dados estão realmente guardados é o que determina uma série de questões essenciais: desempenho, conformidade, proteção e proximidade.

Onde ficam os arquivos em nuvem?

Arquivos armazenados em nuvem ficam em data centers distribuídos ao redor do mundo.  Esses data centers são centros de processamento de dados que hospedam e processam as informações digitais de milhares de empresas e usuários.

Os principais provedores de infraestrutura em nuvem (como AWS, Microsoft Azure, Google Cloud) mantêm zonas de disponibilidade geográfica, que são áreas físicas organizadas para manter a continuidade, a velocidade de acesso e a resiliência dos dados.

A maioria dos serviços de nuvem oferece a possibilidade de selecionar a região onde seus dados serão hospedados. No entanto, nem todas as empresas têm clareza ou controle sobre essa decisão.

Por que a localização dos dados importa tanto?

1. Conformidade legal e regulatória

Se você atua em mercados regulados ou lida com informações sensíveis (jurídicas, fiscais, pessoais ou estratégicas), a localização dos seus arquivos precisa respeitar leis como a LGPD(Lei Geral de Proteção de Dados) , que exige clareza sobre o tratamento dos dados, incluindo em que país estão armazenados.

Além disso, há setores que exigem que determinados dados não saiam do território nacional, como alguns contratos públicos, documentos jurídicos ou registros de saúde.

Com a McFile, você tem a garantia de que seus arquivos permanecem no Brasil, em conformidade com as legislações locais e com controle total sobre o ciclo de vida da informação.

2. Desempenho e latência

Quanto mais perto o data center estiver da sua operação, mais rápida será a resposta do sistema. Isso significa que abrir, editar, buscar e compartilhar documentos será uma experiência fluida, sem travamentos nem atrasos.

A latência (tempo de resposta entre o seu clique e a entrega da informação) é significativamente reduzida quando seus dados estão hospedados em território nacional, otimizando a produtividade da sua equipe.

3. Segurança e soberania de dados

A soberania dos dados é um tema cada vez mais estratégico para empresas que buscam controle e independência tecnológica.

Manter os documentos da sua organização dentro do país, em servidores confiáveis, com certificações de segurança e gestão de risco, é uma forma de garantir:

• Prevenção contra espionagem corporativa
• Acesso facilitado em auditorias e processos legais
• Rastreabilidade de acessos e atividades
• Reforço da defesa e preservação das suas informações críticas

Como a McFile garante proximidade, conformidade e segurança?

A McFile é uma solução SaaS de gestão documental que acredita que a transformação digital deve ser, antes de tudo, conectada à realidade das empresas brasileiras. E isso começa com uma premissa simples: seus arquivos precisam estar perto de você.

Atuamos com infraestrutura em nuvem localizada no Brasil, garantindo que seus documentos permaneçam sob proteção jurídica nacional, com alto desempenho e suporte dedicado.

Nossos diferenciais nesse aspecto:

• Data centers no Brasil: infraestrutura robusta e auditável.
• Alta disponibilidade e redundância: seus arquivos estão sempre acessíveis, mesmo em cenários críticos.
• Conformidade com a LGPD e outras normas: apoio total em auditorias e políticas internas.
• Gestão de permissões e trilhas de acesso: controle total sobre quem acessa o quê e quando.
• Integração com fluxos de trabalho e busca inteligente: seus dados organizados, acessíveis e produtivos.

Além disso, oferecemos acompanhamento técnico especializado, com uma equipe prestativa e capacitada, que entende a sua realidade e fala a sua língua.

O que sua empresa deve considerar ao escolher uma solução em nuvem?

Nem toda solução de armazenamento em nuvem oferece as mesmas garantias. Por isso, elaboramos um checklist estratégico para ajudar você a tomar uma decisão mais segura e inteligente:

✅ Os dados são armazenados em território nacional?
✅ A solução está em conformidade com a LGPD?
✅ Há redundância e backup automático?
✅ O fornecedor oferece suporte técnico com proximidade e agilidade?
✅ É possível integrar a plataforma a sistemas internos de gestão?
✅ Existe rastreabilidade e controle de acessos?
✅ A empresa é transparente sobre sua infraestrutura de dados?

A McFile responde “sim” a todas essas perguntas, porque evoluir a gestão documental exige muito mais que espaço na nuvem: exige estratégia, proximidade e parceria.

Transformação digital com controle e segurança: o caminho certo para PMEs e departamentos corporativos

PMEs, escritórios jurídicos, áreas financeiras, RHs e departamentos administrativos têm algo em comum: todos dependem de documentos bem organizados, acessíveis e protegidos.

Investir em uma plataforma de gestão documental não é apenas digitalizar processos, é criar um ambiente de trabalho mais inteligente, com:

• Redução de custos operacionais
• Mais fluidez na rotina
• Ganhos reais em produtividade, segurança e controle

Com a McFile, sua empresa ganha mais do que tecnologia: ganha tranquilidade e autonomia para evoluir.

Conclusão: seus documentos estão onde precisam estar?

A nuvem é poderosa. Mas, quando mal gerida, pode se tornar um ponto cego na estratégia documental da sua empresa. Saber onde estão os seus arquivos é saber quem tem acesso a eles, com que proteção e sob quais regras jurídicas.

Na McFile, nós acreditamos em proximidade, conformidade e parceria. Oferecemos uma solução que acompanha o seu negócio e entrega mais do que espaço de armazenamento: entregamos conhecimento, desempenho e confiança.

Potencialize a sua gestão documental agora

Se você quer mais do que uma nuvem: quer uma solução sob controle, com suporte local, segurança jurídica e alta performance, fale com a McFile.

Evolua a sua gestão de documentos com quem entende do assunto.

Entre em contato com a nossa equipe e descubra como manter seus arquivos exatamente onde eles precisam estar: perto de você.

Já imaginou poder pesquisar documentos em vários idiomas ao mesmo tempo? Com a nova Pesquisa Multi-Idiomas da McFile, isso agora é uma realidade! Nossa nova pesquisa multi-idiomas permite que você busque por palavras-chave e encontre documentos em diferentes línguas, tudo com um único comando. Continue lendo e descubra tudo o que ela pode fazer por você!

Utilizando a pesquisa multi-idiomas

Ao acessar a tela de pesquisa da McFile, você vai encontrar um novo filtro disponível. Ao clicar nele, são exibidas as opções para realizar a pesquisa em todos os idiomas disponíveis ou selecionar quais idiomas são desejados. Com a pesquisa multi-idiomas ativa, a McFile traduz a palavra ou termo pesquisado para todos os idiomas selecionados.

Agora, imagine que sua pesquisa é sobre “contrato de licitação”. No inglês, esse termo pode ser traduzido como “bidding contract”, enquanto em espanhol é “contrato de licitación”. Com a nova funcionalidade, ao pesquisar por “contrato de licitação”, a ferramenta realiza a tradução automática e retorna resultados em todas essas línguas, permitindo que você acesse uma gama ainda maior de documentos sem perder nenhuma informação relevante!

Essa inovação faz com que a gestão documental seja ainda mais fluida e conectada, permitindo que você acesse rapidamente a informação que você precisa, independentemente do idioma.

✔️ Mais produtividade na busca por documentos
✔️ Acesso global a conteúdos em diferentes línguas
✔️ Agilidade e precisão na recuperação de informações estratégicas

Melhore o seu negócio com a McFile

Com essa nova funcionalidade, sua pesquisa de documentos se torna muito mais ágil e eficiente, te dando o apoio que você precisa, independente de sua língua.

Quer experimentar essa novidade? A Pesquisa Multi-Idiomas é uma extensão que amplia suas buscas e facilita o acesso a documentos em diferentes línguas. Fale com nossa equipe para ativá-la na sua conta! Ainda não é um cliente? Experimente a McFile gratuitamente e descubra como ela pode otimizar seu trabalho e expandir suas possibilidades de pesquisa.

McFile. Drive your efficiency.

Chegou o momento de tirar o máximo proveito do compartilhamento de links no McFile! Com as novas funcionalidades, você agora pode compartilhar URLs de forma mais rápida e personalizada, facilitando a colaboração com sua equipe ou clientes. Saiba mais sobre as atualizações e como elas podem melhorar sua produtividade.

Como Configurar o Compartilhamento de Links no McFile

Agora, ao compartilhar um link de um registro no McFile, você pode escolher entre diversas opções de permissão, garantindo um controle completo sobre o acesso aos seus documentos. Veja as opções:

• Somente visualização: O usuário poderá apenas visualizar as informações e arquivos, bloqueando downloads e impressões;
• Visualização e download: A opção padrão de compartilhamento, permite salvar os arquivos;
• Visualização, download e upload: Entrega também a opção de adicionar novos arquivos ao registro, junto da visualização dos já existentes. Por exemplo, se um colega precisar incluir a versão final de uma apresentação ou aquele relatório crucial para a próxima reunião, ele poderá enviar o arquivo diretamente para a pasta compartilhada. Assim, todos terão acesso em tempo real e com total segurança. Isso é praticidade na colaboração!

Controle Avançado de Compartilhamento

Você pode definir que os links compartilhados expirem automaticamente após um período determinado ou permaneçam ativos indefinidamente. Além disso, há a opção de restringir o acesso somente para usuários do McFile ou para qualquer pessoa que tenha o link. Para aumentar a segurança, também é possível adicionar uma senha de proteção aos links.

Geração de QR Code para Compartilhamento Fácil

O McFile também permite que as URLs sejam convertidas em QR Codes. Esse código pode ser baixado e compartilhado facilmente, mantendo todas as permissões de segurança previamente configuradas. É uma forma prática de distribuir links em ambientes físicos, como reuniões, palestras ou eventos.

Aumente a Produtividade com o McFile

Com essas novas funcionalidades de compartilhamento, colaborar nunca foi tão fácil e eficiente. Não perca a chance de otimizar seus processos e facilitar o trabalho em equipe! Caso ainda não seja um cliente, experimente o McFile gratuitamente e conheça na prática como a plataforma pode transformar seu negócio.

Se tiver qualquer dúvida ou precisar de suporte, nossa equipe está pronta para ajudar. Entre em contato conosco e descubra como podemos tornar sua experiência ainda melhor.

Olá novamente, viemos hoje trazer mais novidades fresquinhas do nosso time de desenvolvimento!

Sabe como é chato desenhar um processo lindo e organizado para ele ser sempre feito pela metade? Como é difícil ter que entregar aquele contrato só para descobrir que tem que ir atrás do documento que ficou faltando? Aquele momento que você precisa de uma informação e esqueceram de preencher?

Seus problemas acabaram!

Agora o McFile conta com a função de Checklist de Cadastro, assim você pode garantir que a criação do registro só se dá após todos os passos serem completados e uma aprovação tenha sido emitida, garantindo que todo o processo está perfeito. Que maravilha!

Essa função é muito útil para os processos de RH como admissão de novos funcionários, demissão… Mas não se restringindo a essa área, outras atividades que podem se aproveitar da novidade são a criação de um novo projeto ou a entrada de um novo contrato.

Tudo ótimo, mas como ele funciona?

Bom, primeiro vamos no menu e selecionamos a opção de criação de assunto.

Na tela que abre temos o menu Elementos Essenciais, muito parecidos com os campos na tela normal de assunto, mas com algumas inteligências a mais. A principal delas é o campo “Tipo de Checklist”, que servirá para definir os dados e documentos que precisarão ser inseridos.

Um exemplo seria a ficha de admissão de um funcionário, selecionamos o tipo de assunto, colaborador, e os checklists de admissão e segurança do trabalho. Então, preenchemos todos os campos obrigatórios, inclusive qualquer novo que surgir depois de escolher o tipo de assunto. Na tela seguinte, a tela do fluxo, selecionamos a próxima etapa do processo: Upload de Arquivos.

Essa é a grande novidade! Nessa tela temos os documentos pertencentes ao checklist escolhidos no passo inicial (que podemos ver na coluna Tipo). Em cada uma das linhas um documento deverá ser inserido para que se possa avançar ao próximo passo.

Agora, a próxima etapa do processo: Aprovação de registros. Será necessário que um responsável pelo fluxo (geralmente um usuário com o cargo de gestor da informação) aprove ou rejeite o processo. Em caso de rejeição é obrigatório que o mesmo informe um motivo, esta será informada na tela de upload de documentos para que o operador possa realizar a correção.

Uma vez com tudo certo o fluxo é finalizado e o assunto é criado. Parabéns! Você criou um registro completo e validado, que maravilha!

E aí o que achou da novidade? Muito útil, né? Nunca mais dor de cabeça com a falta de documentos. Aqui na McFile é assim, sempre o melhor para você! Se essa ferramenta será um benefício a sua equipe contate-nos perguntando como implementá-la, nossa equipe está sempre disposta para atende-lhes!

O Arquivo Museu de Literatura Brasileira – AMLB acaba de disponibilizar através da Fundação Casa de Rui Barbosa o e-book  “Orientações práticas para a gestão do seu arquivo pessoal digital”. Nele você encontra um conjunto de procedimentos por meio dos quais escritores, políticos, cientistas, arquivistas e pessoas físicas em geral, poderão se basear para definir os principais pontos na hora de gerenciar seus documentos. As orientações tratam desde a nomenclatura de documentos e o formato de arquivo, até o descarte de documentos que não são mais úteis. Além disso, trata da questão de backups, cuidados com sistemas de nuvem e proteção à privacidade.

Baixe aqui o e-book gratuitamente