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Já imaginou poder pesquisar documentos em vários idiomas ao mesmo tempo? Com a nova Pesquisa Multi-Idiomas da McFile, isso agora é uma realidade! Nossa nova pesquisa multi-idiomas permite que você busque por palavras-chave e encontre documentos em diferentes línguas, tudo com um único comando. Continue lendo e descubra tudo o que ela pode fazer por você!

Utilizando a pesquisa multi-idiomas

Ao acessar a tela de pesquisa da McFile, você vai encontrar um novo filtro disponível. Ao clicar nele, são exibidas as opções para realizar a pesquisa em todos os idiomas disponíveis ou selecionar quais idiomas são desejados. Com a pesquisa multi-idiomas ativa, a McFile traduz a palavra ou termo pesquisado para todos os idiomas selecionados.

Agora, imagine que sua pesquisa é sobre “contrato de licitação”. No inglês, esse termo pode ser traduzido como “bidding contract”, enquanto em espanhol é “contrato de licitación”. Com a nova funcionalidade, ao pesquisar por “contrato de licitação”, a ferramenta realiza a tradução automática e retorna resultados em todas essas línguas, permitindo que você acesse uma gama ainda maior de documentos sem perder nenhuma informação relevante!

Essa inovação faz com que a gestão documental seja ainda mais fluida e conectada, permitindo que você acesse rapidamente a informação que você precisa, independentemente do idioma.

✔️ Mais produtividade na busca por documentos
✔️ Acesso global a conteúdos em diferentes línguas
✔️ Agilidade e precisão na recuperação de informações estratégicas

Melhore o seu negócio com a McFile

Com essa nova funcionalidade, sua pesquisa de documentos se torna muito mais ágil e eficiente, te dando o apoio que você precisa, independente de sua língua.

Quer experimentar essa novidade? A Pesquisa Multi-Idiomas é uma extensão que amplia suas buscas e facilita o acesso a documentos em diferentes línguas. Fale com nossa equipe para ativá-la na sua conta! Ainda não é um cliente? Experimente a McFile gratuitamente e descubra como ela pode otimizar seu trabalho e expandir suas possibilidades de pesquisa.

McFile. Drive your efficiency.

Chegou o momento de tirar o máximo proveito do compartilhamento de links no McFile! Com as novas funcionalidades, você agora pode compartilhar URLs de forma mais rápida e personalizada, facilitando a colaboração com sua equipe ou clientes. Saiba mais sobre as atualizações e como elas podem melhorar sua produtividade.

Como Configurar o Compartilhamento de Links no McFile

Agora, ao compartilhar um link de um registro no McFile, você pode escolher entre diversas opções de permissão, garantindo um controle completo sobre o acesso aos seus documentos. Veja as opções:

• Somente visualização: O usuário poderá apenas visualizar as informações e arquivos, bloqueando downloads e impressões;
• Visualização e download: A opção padrão de compartilhamento, permite salvar os arquivos;
• Visualização, download e upload: Entrega também a opção de adicionar novos arquivos ao registro, junto da visualização dos já existentes. Por exemplo, se um colega precisar incluir a versão final de uma apresentação ou aquele relatório crucial para a próxima reunião, ele poderá enviar o arquivo diretamente para a pasta compartilhada. Assim, todos terão acesso em tempo real e com total segurança. Isso é praticidade na colaboração!

Controle Avançado de Compartilhamento

Você pode definir que os links compartilhados expirem automaticamente após um período determinado ou permaneçam ativos indefinidamente. Além disso, há a opção de restringir o acesso somente para usuários do McFile ou para qualquer pessoa que tenha o link. Para aumentar a segurança, também é possível adicionar uma senha de proteção aos links.

Geração de QR Code para Compartilhamento Fácil

O McFile também permite que as URLs sejam convertidas em QR Codes. Esse código pode ser baixado e compartilhado facilmente, mantendo todas as permissões de segurança previamente configuradas. É uma forma prática de distribuir links em ambientes físicos, como reuniões, palestras ou eventos.

Aumente a Produtividade com o McFile

Com essas novas funcionalidades de compartilhamento, colaborar nunca foi tão fácil e eficiente. Não perca a chance de otimizar seus processos e facilitar o trabalho em equipe! Caso ainda não seja um cliente, experimente o McFile gratuitamente e conheça na prática como a plataforma pode transformar seu negócio.

Se tiver qualquer dúvida ou precisar de suporte, nossa equipe está pronta para ajudar. Entre em contato conosco e descubra como podemos tornar sua experiência ainda melhor.

Olá novamente, viemos hoje trazer mais novidades fresquinhas do nosso time de desenvolvimento!

Sabe como é chato desenhar um processo lindo e organizado para ele ser sempre feito pela metade? Como é difícil ter que entregar aquele contrato só para descobrir que tem que ir atrás do documento que ficou faltando? Aquele momento que você precisa de uma informação e esqueceram de preencher?

Seus problemas acabaram!

Agora o McFile conta com a função de Checklist de Cadastro, assim você pode garantir que a criação do registro só se dá após todos os passos serem completados e uma aprovação tenha sido emitida, garantindo que todo o processo está perfeito. Que maravilha!

Essa função é muito útil para os processos de RH como admissão de novos funcionários, demissão… Mas não se restringindo a essa área, outras atividades que podem se aproveitar da novidade são a criação de um novo projeto ou a entrada de um novo contrato.

Tudo ótimo, mas como ele funciona?

Bom, primeiro vamos no menu e selecionamos a opção de criação de assunto.

Na tela que abre temos o menu Elementos Essenciais, muito parecidos com os campos na tela normal de assunto, mas com algumas inteligências a mais. A principal delas é o campo “Tipo de Checklist”, que servirá para definir os dados e documentos que precisarão ser inseridos.

Um exemplo seria a ficha de admissão de um funcionário, selecionamos o tipo de assunto, colaborador, e os checklists de admissão e segurança do trabalho. Então, preenchemos todos os campos obrigatórios, inclusive qualquer novo que surgir depois de escolher o tipo de assunto. Na tela seguinte, a tela do fluxo, selecionamos a próxima etapa do processo: Upload de Arquivos.

Essa é a grande novidade! Nessa tela temos os documentos pertencentes ao checklist escolhidos no passo inicial (que podemos ver na coluna Tipo). Em cada uma das linhas um documento deverá ser inserido para que se possa avançar ao próximo passo.

Agora, a próxima etapa do processo: Aprovação de registros. Será necessário que um responsável pelo fluxo (geralmente um usuário com o cargo de gestor da informação) aprove ou rejeite o processo. Em caso de rejeição é obrigatório que o mesmo informe um motivo, esta será informada na tela de upload de documentos para que o operador possa realizar a correção.

Uma vez com tudo certo o fluxo é finalizado e o assunto é criado. Parabéns! Você criou um registro completo e validado, que maravilha!

E aí o que achou da novidade? Muito útil, né? Nunca mais dor de cabeça com a falta de documentos. Aqui na McFile é assim, sempre o melhor para você! Se essa ferramenta será um benefício a sua equipe contate-nos perguntando como implementá-la, nossa equipe está sempre disposta para atende-lhes!

O Arquivo Museu de Literatura Brasileira – AMLB acaba de disponibilizar através da Fundação Casa de Rui Barbosa o e-book  “Orientações práticas para a gestão do seu arquivo pessoal digital”. Nele você encontra um conjunto de procedimentos por meio dos quais escritores, políticos, cientistas, arquivistas e pessoas físicas em geral, poderão se basear para definir os principais pontos na hora de gerenciar seus documentos. As orientações tratam desde a nomenclatura de documentos e o formato de arquivo, até o descarte de documentos que não são mais úteis. Além disso, trata da questão de backups, cuidados com sistemas de nuvem e proteção à privacidade.

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