No dia 1º de setembro de 2015 o navegador Google Chrome recebeu uma atualização que remove permanentemente o suporte a Applets Java e, consequentemente, à função que permite a edição de documentos do Office a partir da interface do McFile. Nossos desenvolvedores já possuem um plano de ação e a substituição da tecnologia Java Applets está prevista para o final deste ano. Durante esse período sugerimos o uso dos navegadores Firefox, Safari ou Internet Explorer. A nova interface para edição de documentos, além de permitir suporte integral ao Google Chrome, trará novidades com novas funções em nossa integração com o Microsoft Office. Agradecemos a compreensão.

O eDOC Rio de Janeiro foi um sucesso! Ficamos muito felizes com a recepção de todos os profissionais da informação que nos receberam essa semana no auditório do Ministério Público. Tivemos a oportunidade de mostrar cases de sucesso na prática, em conjunto com as equipes do Bichara Advogados e Veirano Advogados. A apresentação do nosso CEO, Mario Scheel, no primeiro dia de evento também recebeu muitos elogios. Consideramos de suma importância manter a proximidade com os profissionais da área de gestão da informação, sejam arquivistas, biblioteconomistas, bibliotecários e TI. Apenas assim podemos ouvir as demandas do mercado e adaptar nossa ferramenta para atendê-los com cada vez mais eficiência.

Além disso, como é de costume, sorteamos 3 contas vitalícias do McFile Starter. Os ganhadores dessa edição são:

• Cristiano Oliveira – Kelm Dias Advogados
• Antonio Hugo Barbosa Neto – Ministério Público do Distrito Federal
• Viviane Santos Cunha – CRQ3

Como vocês já sabem, o McFile está patrocinando e participando do eDOC 2015 no Rio de Janeiro, que está acontecendo nesse exato momento. As palestras e o público tem sido incríveis, sem igual. Ficamos muito impressionados com o calor e o interesse que o povo mineiro nos recebeu e queremos retribuir esse mesmo carinho. Por isso anunciamos aqui que todos que se cadastrarem no McFile para experimentação de 15 dias da ferramenta, durante o período de realização do eDOC (12 e 13 de agosto), participará de um sorteio. O ganhador será premiado com três contas vitalícias do McFile Starter!  Sim, uma conta sem mensalidade, para sempre. O vencedor será anunciado em nossas redes sociais, Facebook, Google + e LinkedIn. Nos siga para saber se ganhou.

No dia 31 de julho o McFile receberá algumas atualizações, tanto na interface do usuário quanto na administração do sistema.

Novidades para usuários

Inclusão de PDF gerado na ficha

Agora, ao utilizar a ferramenta “Gerar PDF” a partir de um documento no sistema, você pode salvá-lo na ficha de origem.

Essa nova função foi desenvolvida graças à sugestão de um de nossos parceiros no Banco de Ideias. Se você possui alguma sugestão, não deixe de compartilhar conosco.

Novidades para administradores

Tela de gestão de usuário

Algumas informações foram adicionadas na tela administrativa de gestão de usuários. São elas:

1. Filtro de usuários internos: Agora você pode filtrar a visualização dos usuários do sistema entre Ativos, Bloqueados e Todos.
2. Botão de reenvio de convite: Com esse novo botão fica mais fácil reenviar ao usuário o e-mail de boas-vindas, contendo as informações de login e senha, que é gerada novamente.
3. Último acesso do usuário: Abaixo do nome, é possível ver quando foi a última vez que o usuário utilizou o sistema.

Novo privilégio de usuário (Manutenção de documentos)

Foi criado um novo privilégio selecionável aos usuários, antes disponível apenas aos Gestores de Informação. Agora ao selecionar a caixa “Manutenção de documentos”, o usuário poderá editar outros documentos, além dos criados por ele mesmo, mantendo todas as outras limitações do perfil padrão de usuário.

Alertas por e-mail

A partir de agora, toda ação (criação, edição, bloqueio ou ativação) nos usuários feita por qualquer um dos gestores do sistema, gerará um envio de e-mail para o administrador, com a informação do evento.   Também foram feitas outras pequenas mudanças na usabilidade da interface de administração para melhoraria da experiência.

A partir de sexta-feira, 17 de julho, o menu principal do McFile passará uma pequena alteração. Todos os botões escuros foram mesclados em um único botão, chamado “Cadastro”.

Através deste novo menu você terá acesso a toda lista de módulos do sistema, e poderá incluir documentos, cadastrar clientes e e-mails, assim como solicitar tarefas. Além disso, alguns campos foram alterados. A principal mudança é a alteração do conceito de “Caso” para “Assunto”, pelo segundo ser mais abrangente.  Logo abaixo você confere a lista com as outras mudanças:

• Inclusão do campo Tipo de Caixa (20 Kg e Box) na ficha de Caixa;
• Alteração do nome do processo Retirada em Lote para Saída em Lote;
• Alteração do nome do processo Devolução em Lote para Entrada em Lote;
• Alteração do campo Tipo de Acervo para Acervo;
• Alteração do Relatório de Inventário para Inventário de Caixas;

Por fim, o padrão de visualização de documentos na pesquisa agora é em miniatura, ao invés de formato tabela. Você pode mudá-lo a qualquer momento usando os botões acima a direita da lista de documentos. Inclusive, dentro da tela de documento agora é possível criar cliente e assunto (caso o usuário tenha permissão no sistema). Permanecendo qualquer dúvida, basta entrar em contato conosco através de suporte@mcfile.com.br ou através do chat no canto da tela. Caso tenha sugestões de novas mudanças, por favor, compartilhe conosco em nosso Banco de Ideias.

O Arquivo Museu de Literatura Brasileira – AMLB acaba de disponibilizar através da Fundação Casa de Rui Barbosa o e-book  “Orientações práticas para a gestão do seu arquivo pessoal digital”. Nele você encontra um conjunto de procedimentos por meio dos quais escritores, políticos, cientistas, arquivistas e pessoas físicas em geral, poderão se basear para definir os principais pontos na hora de gerenciar seus documentos. As orientações tratam desde a nomenclatura de documentos e o formato de arquivo, até o descarte de documentos que não são mais úteis. Além disso, trata da questão de backups, cuidados com sistemas de nuvem e proteção à privacidade.

Baixe aqui o e-book gratuitamente

Em razão da grande demanda de informações sobre nossos próximos lançamentos em software e relacionamento, resolvemos inaugurar esse novo boletim trimestral, “What’s Next”, o qual é direcionado a clientes chaves e parceiros. A principal novidade do momento, é o início de uma mudança no modelo de implantação de projetos. Clientes que demandem apoio no processo de implantação ou customizações, poderão contar com nossa rede de parceiros credenciados, os quais estão devidamente elencados no nosso site: http://mcfile.com/parceiros/. Esse novo formato tem como objetivo aumentar nosso ritmo de desenvolvimento do produto, assim como melhorar a qualidade do processo de implantação. Tecnologicamente, temos investido muito em infraestrutura de datacenters, servidores e segurança. Perseguimos continuamente a meta de tornar a nossa nuvem o local mais seguro que uma empresa possa ter para colocar seus documentos digitais. Outro “target” desse trimestre refere-se à função de “rede social corporativa”. Com a implementação de grupos de interesse, temas, documentos e processos poderão ser mais facilmente compartilhados, discutidos e seguidos. Devido às novas políticas do Google quanto ao Java e a previsão de que o Google Chrome deixe de suportar Applets Java, estamos sendo forçados a identificar uma alternativa para essa tecnologia. Nossa previsão é resolvermos essa questão até o final do ano, mas, no próximo boletim, já teremos uma posição mais concreta. Obrigado por lerem e curtirem nossos canais!

Chegamos à última cidade programada do eDOC 2015 com o McFile como patrocinador oficial, um evento capaz de aguçar o mercado de gestão de documentos e informações, buscando soluções para os profissionais que se dedicam à área. Após passarmos por Belo Horizonte e Porto Alegre, chegamos à Cidade Maravilhosa, o Rio de Janeiro, para trazer mais conteúdo sobre o mercado da gestão documental. O evento carioca acontece nos dias 12 e 13 de agosto, e ocorrerá na sede do Ministério Público do Rio de Janeiro, no Centro.

Mais uma vez o evento contará com um ciclo de palestras concebidas para contribuir na cadeia de valor das empresas e instituições governamentais, focadas em temas relacionados a tecnologias e tendências organizacionais para o gerenciamento de informações do ambiente físico ao digital. Nosso CEO, Mario Scheel, ministrará a palestra Softwares na nuvem: melhores práticas e mudança de paradigma. A palestra foi destaque em Belo Horizonte, recebendo citações na imprensa. Outras palestras do evento são:

• Validade jurídica do documento eletrônico
• Desapegando do papel e entrando no mundo virtual. Arquivo digital – menos papel, mais espaço e segurança dos dados
• Digitalização, microfilmagem e soluções de captura – Preservação documental em 2015
• Dedo de prosa com o autor Alan de Souza Muniz, do livro “Fatores de resistência em sistemas de informação: uma pesquisa na área de ECM/GED”

Para saber mais detalhes e fazer sua inscrição, acesse o site oficial do evento.

Para dar continuidade à missão de tornar o McFile cada vez mais acessível, implementamos um novo Tour de introdução no sistema. A partir do dia 10/06/2015 todos os usuários que acessarem o McFile pela primeira vez, serão apresentados a uma breve explicação do funcionamento geral da ferramenta.

Caso não seja sua primeira vez no sistema, e queira visualizar o Tour, você pode acessa-lo no botão de Ajuda no canto superior direito:

Como vocês já sabem, assim como ocorreu duas semanas atrás em Belo Horizonte, o McFile está patrocinando e participando do eDOC 2015 em  Porto Alegre, que está acontecendo nesse exato momento. E estamos adorando os gaúchos. Então resolvemos repetir a mesma promoção realizada em Minas, anunciando aqui e no evento que todos que se cadastrarem no McFile para experimentação de 15 dias da ferramenta, durante o período de realização do eDOC (09 e 10 de junho), participará de um sorteio. Os ganhadores serão premiados com três contas vitalícias do McFile Starter!  Sim, uma conta sem mensalidade, para sempre. O vencedor será anunciado em nossas redes sociais, Facebook, Google + e LinkedIn. Siga nossos perfis para saber quem ganhou!