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18 ago

Assinatura Digital e Metadados

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Olá! Você está interessado em ter documentos digitalizados com a mesma validade legal que documentos físicos? Sabia que o McFile disponibiliza a opção de digitalização documental em conformidade com a regulamentação definida no decreto nº 10.278, e ainda vai além, garantindo que seus documentos ainda sejam válidos mesmo após a expiração do certificado?

Primeiramente, o que é o decreto nº 10.278? Ele foi criado em 2020, e determina que para que um documento digital possa ter a mesma validade legal que a sua cópia física, ele precisa seguir alguns parâmetros:

  • Estar no formato PDF/A
  • Conter uma assinatura digital
  • Possuir os metadados mínimos exigidos e um hash único

A digitalização feita por esse método é necessária para o descarte seguro dos documentos físicos importantes mas que não possuam valor histórico.

Quer saber como ativar essa funcionalidade no nosso sistema? Primeiro você vai precisar de um certificado ICP-Brasil, emitido por uma autoridade certificada. Só é necessário um certificado para todos os usuários da sua empresa!

Quando possuir o certificado, se dirija a área de administração do sistema McFile, que se encontra no campo superior direito do site:

Area de administracao no menu McFile

Na tela inicial da área de administração, desça a página até encontrar a seção de configuração de assinatura digital:Caixa de gerencia de assinatura no McFileSelecione seu certificado e preencha os dados. Em seguida, clique em Salvar no canto superior direito da tela.

Dados preenchidos da assinatura

Agora o certificado está configurado para todos os usuários da sua empresa. Para incluir a assinatura, garanta que a caixa “Inserir assinatura digital” esteja preenchida na hora de abrir uma nova pasta de digitalização, como na imagem a seguir:

Página da criacao de pasta de digitalizacao com a caixa de incluir assinatura digital preenchida

Com a caixa selecionada, todo PDF inserido nessa pasta será convertido para PDF/A e estará nos conformes do decreto nº 10.278. Para conferir se está tudo certo, você pode abrir o arquivo com a ferramenta Adobe Acrobat Reader e inspecionar a assinatura digital:

Detalhes da assinatura digital no Acrobat Reader

 

Além dos metadados requisitados pelo decreto, o McFile também inclui duas funcionalidades extras:

  • A tecnologia LTV (Long Term Validation), que guarda o estado de validade do certificado no momento em que a assinatura é feita. Dessa forma, mesmo que o documento fique guardado por vários anos e seu certificado esteja expirado, ele continuará sendo válido.
  • Um carimbo de tempo para mostrar a data e horário exatos em que a assinatura foi incluída no documento.

Legal, né? Ficou alguma dúvida? Pode entrar em contato com o nosso time através do email suporte@mcfile.com, estaremos felizes em ajudar! Até a próxima!

08 maio

Single Sign-On no McFile

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Olá! Nosso time sempre procura melhorar a sua experiência como usuário e para isso deixamos o login do McFile mais simples e mais seguro com a tecnologia Single Sign-On (SSO)!

Mas o que é Single Sign-On?

O Single Sign-On (SSO) é uma técnica que permite que os usuários façam login em um único provedor e tenham acesso a vários sistemas sem precisar fazer login novamente. Isso é útil porque evita que os usuários tenham que lembrar múltiplas credenciais de login para acessar diferentes aplicativos e agora você pode utilizar essa tecnologia no McFile!

 

 

Sendo assim você pode utilizar o mesmo login e senha do provedor que sua empresa usa, por exemplo:

Uma empresa utiliza o AzureAD da Microsoft ou Google Cloud Identity da Google como controle de contas de colaboradores. O login que esses colaboradores utilizam para acessar o e-mail empresarial será o mesmo login para a o sistema do McFile. Quando for entrar no nosso sistema você será redirecionado a página do seu provedor, no momento em que o login for confirmado você voltará ao sistema do McFile já logado e poderá utiliza-lo normalmente.

Caso sua equipe tenha interesse em utilizar este novo recurso, contate nossa equipe de TI e ficaremos felizes em atendê-los.

26 maio

Sorteio eDOC Belo Horizonte – Contas vitalícias do McFile

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Como vocês já sabem, o McFile está patrocinando e participando do eDOC 2015 em Belo Horizonte, que está acontecendo nesse exato momento. As palestras e o público tem sido incríveis, sem igual. Ficamos muito impressionados com o calor e o interesse que o povo mineiro nos recebeu e queremos retribuir esse mesmo carinho. Por isso anunciamos aqui que todos que se cadastrarem no McFile para experimentação de 15 dias da ferramenta, durante o período de realização do eDOC (26 e 27 de fevereiro), participará de um sorteio. O ganhador será premiado com três contas vitalícias do McFile Starter!  Sim, uma conta sem mensalidade, para sempre. O vencedor será anunciado em nossas redes sociais, FacebookGoogle + LinkedIn. Nos siga para saber se ganhou.

 

09 abr

Nova atualização McFile Social

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O McFile está cada vez mais social! Amanhã, dia 10/04, todos os nossos usuários na nuvem terão acesso à diversas novas funcionalidades. As mudanças acontecem em todos os níveis do sistema, desde a Home, com um novo feed de informações, até o desempenho e segurança do sistema. As novidades dessa nova versão são: Feed de Notícias

  • Objetivo: Manter o usuário atualizado com informações de seu interesse.
  • Acesso: Painel esquerdo da tela de início

  • Segurança: Público
  • Características
    • Conectado: Compartilhe seu trabalho com outras pessoas
    • Dinâmico: Crie tópicos de discussão e responda a comentários em publicações
    • Eficiente: A rolagem possui a técnica de”infinite scroll” para a carga de publicações sob demanda que otimiza o tempo de carregamento

Comunicador

  • Objetivo: Notificar aos usuários novidades relacionadas ao sistema
  • Acesso: Parte esquerda da tela de início

  • Segurança: Público
  • Características
    • Aberto: Todos os clientes visualizam as novidades
    • Fácil manutenção: As notícias são mantidas pelo HelpScout em um canal próprio via integração.

Ajuda e sugestões

  • Objetivo: Oferecer um canal de ajuda e sugestões para os usuários
  • Acesso: Parte superior direita das telas principais de navegação

  • Segurança: Público
  • Características
    • Aberto: Todos os clientes podem sugerir idéias e consultar a central de ajuda

E por último mas não menos importante…

  • Outras tantas melhorias no sistema de notificações e comentários.
12 mar

Novidades do McFile Social hoje

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Hoje liberamos mais algumas novidades no McFile social. Feed de Notícias

  • Objetivo: Manter o usuário atualizado com informações de seu interesse.
  • Acesso: Painel esquerdo da tela de início

  • Segurança: Público
  • Características
    • Conectado: Compartilhe seu trabalho com outras pessoas
    • Dinâmico: Crie tópicos de discussão e responda a comentários em publicações
    • Eficiente: A rolagem possui a técnica de”infinite scroll” para a carga de publicações sob demanda que otimiza o tempo de carregamento

Comunicador

  • Objetivo: Notificar aos usuários novidades relacionadas ao sistema
  • Acesso: Parte esquerda da tela de início

  • Segurança: Público
  • Características
    • Aberto: Todos os clientes visualizam as novidades
    • Fácil manutenção: As notícias são mantidas pelo HelpScout em um canal próprio via integração.

Ajuda e sugestões

  • Objetivo: Oferecer um canal de ajuda e sugestões para os usuários
  • Acesso: Parte superior direita das telas principais de navegação

  • Segurança: Público
  • Características
    • Aberto: Todos os clientes podem sugerir idéias e consultar a central de ajuda

E por último mas não menos importante…

  • Outras tantas melhorias no sistema de notificações e comentários

Continuaremos liberando novidades nas próximas semanas. Fique ligado!